1) Approntare le misure specifiche dei luoghi di lavoro nei condominii con personale dipendente (portieri, addetti alle pulizie, giardinieri, …): tali misure si affiancheranno, provvisoriamente per il tempo dichiarato di emergenza (ad oggi stabilito fino al 31 luglio 2020), a quelle ordinarie, conservando la propria distinta natura e funzione.

Nel DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) di cui al D.lgs. 81/2008, il datore di lavoro analizza tutti i rischi cui sono soggetti i lavoratori. Senza entrare nel dibattito sulla necessità di aggiornare o meno detto documento, concretamente, si può dare la seguente indicazione: l’amministratore di condominio dovrà adattare il luogo di lavoro alle misure di prevenzione dettate dalla pubblica autorità, valide finché perdura lo stato di emergenza; trattandosi di un obbligo per l’amministratore, si consiglia vivamente di valutare le varie situazioni; è rischioso considerarsi a posto e non fare nulla; è quantomeno opportuno redigere una nota di aggiornamento in cui certificare l’adeguatezza dell’esistente organizzazione alle disposizioni normative emergenziali ed alle raccomandazioni.

Le “raccomandazioni” (Dpcm dell’11 marzo, poi riprese dal Dpcm del 10 aprile 2020, art.1 lett ii) a cui attenersi sono:

a) l’attuazione del massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza;

b) l’incentivazione delle ferie e dei congedi retribuiti per i dipendenti nonché degli altri strumenti previsti dalla contrattazione collettiva;

c) l’assunzione di Protocolli di sicurezza anti-contagio (Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro”, firmato il 14 marzo a Palazzo Chigi dalle parti sociali) e l’adozione di strumenti di protezione individuale laddove non fosse possibile rispettare la distanza interpersonale di un metro come principale misura di contenimento.

d) l’incentivazione delle operazioni di sanificazione dei luoghi di lavoro, anche utilizzando a tal fine forme di ammortizzatori sociali.

Un ulteriore Protocollo condiviso con le parti sociali è stato firmato il 24 aprile e costituisce uno degli allegati al DPCM del 26 aprile. Con queste recenti norme viene dato avvio alla “fase 2”, di riapertura delle attività e di allentamento dei vincoli di spostamento delle persone fisiche; si tenga presente che questa fase avrà una durata di parecchi mesi. 

Per questi aspetti è consigliabile che l’amministratore si coordini con il proprio consulente del lavoro e/o centro servizio paghe.

Ricordo infine che il contagio da Covid-19 è considerato a tutti gli effetti infortunio sul lavoro e quindi ne segue la specifica disciplina.

C) Attenzione particolare alla privacy: in questo periodo è naturale venir a conoscenza di dati sensibili sanitari e degli spostamenti delle persone fisiche; si noti che, oltre ai condomini, i dati possono riguardare i familiari dei condomini, i conduttori, i visitatori abituali, i fornitori del condominio.

L’amministratore avrà cura di attenersi, nelle comunicazioni (scritte e verbali), a quanto strettamente necessario alla propria attività di gestione (rif. GDPR, già oggetto di lezioni nei corsi di aggiornamento).

D) Riguardo la contabilità condominiale, non si potrà che operare con “acconti” e con “riserva di conguaglio”, sia per le entrate che per le uscite.

Per le entrate (versamenti delle rate condominiali): allo stato dei fatti non si possono fare assemblee (in presenza fisica) e non si possono approvare i bilanci. L’amministratore può chiedere la libera contribuzione dei condomini sulla base dell’ultimo bilancio approvato.

A mio avviso, sarebbe praticabile anche un altro approccio. Si consideri che l’amministratore, in forza del mandato ricevuto, è tenuto a garantire ai condomini la fruibilità dei servizi essenziali; e per fare questo deve redigere quantomeno un bilancio preventivo e relativo piano di riparto; su tale base ha titolo per pretendere le provviste necessarie.

I condomini diligenti, disponibili a versare la propria quota, si aspettano questo input dall’amministratore, non spettando a loro stabilire il “quantum” di propria competenza.

La mancata approvazione del bilancio condominiale, a mio avviso, non esime l’amministratore dal redigere e chiedere a tutti i condomini le provviste che ritiene necessarie per l’anno corrente (indipendentemente da come queste vengano calcolate, sul preventivo dell’anno precedente o su altre stime).

Solo successivamente, nei confronti dei condomini morosi, scatterà l’obbligo per l’amministratore di recupero forzoso delle somme, il cui termine è prorogato dai Decreti emergenziali. 

Per le uscite (pagamenti ai fornitori del condominio): le persone fisiche che eseguono manutenzioni e lavori a servizio del condominio, dovranno essere adeguatamente protetti.

L’amministratore in quanto rappresentante dell’ente appaltante ha l’obbligo di accertarsi che l’appaltatore sia tecnicamente attrezzato e che le persone siano dotate dei relativi presidi obbligatori. Per approfondimenti, anche per questo argomento, si richiamano alcune lezioni dei corsi di aggiornamento degli scorsi anni.

Contabilmente si tenga nota di tutto quanto deciso ed eseguito durante il periodo di emergenza, per poter poi presentare all’assemblea un resoconto puntuale ai fini dell’approvazione.

A margine, si segnala che la polizza globale fabbricati, normalmente stipulata dai condominii, non interviene nel caso di una emergenza sanitaria, salvo la presenza di specifiche estensioni di garanzia.

E) Approntare le misure per l’ufficio dell’amministratore: riguardo il ricevimento di clienti, fornitori e tecnici, ci si deve attenere alle norme attuali (distanziamento sociale, utilizzo di dispositivi per limitare il più possibile il contagio, ecc.).

In linea di massima, per il personale dipendente dello Studio vale quanto detto sopra per i dipendenti del condominio; con l’integrazione delle disposizioni specifiche per gli “studi professionali e i lavoratori autonomi”, contenute nei DPCM in vigore.

Il caso dell’amministratore sottoposto a quarantena o contagiato.

L’amministratore previdente ha approntato (o ha in mente) un piano emergenziale che preveda di:

-   - garantire la prosecuzione dell’attività dell’ufficio; igienizzazione degli uffici, dpi per i dipendenti, delega di firme a collaboratori, avvisi ai fornitori;

-    - comunicare ai condomini la propria assenza (il motivo, seppur in modo generico per rispetto della propria privacy, ma quanto basta per informare della serietà del momento);

-     - nominare dei sostituti di fiducia (presentandoli ai condomini/terzi);

-     - modificare o confermare i canali di comunicazione.

Se è stato instaurato un rapporto di collaborazione e di fiducia tra i soggetti che operano attorno al condominio, solitamente nasce una coesione, una comprensione reciproca ed una riduzione di eventuali “ostilità”.

Verso la graduale ripresa di una normalità di vita e di lavoro.

In condominio ci sarà da riprendere ed avviare quanto rimasto in sospeso o programmato.

L’amministratore sarà il primo a potersi spostare liberamente e potrebbe sfruttare l’occasione per far sentire la propria vicinanza ai condomini, chiedere se vi sono criticità, assicurare circa la ripresa della quotidianità di vita e di gestione condominiale (va bene anche un semplice e veloce sopralluogo).

Perciò, l’amministratore dovrà essere aggiornato sulla “road map” stabilita dalle Autorità (nazionali, regionali e comunali) e di conseguenza costruirsi un proprio percorso, meglio se specifico per ogni condominio.

È evidente a tutti che:

- i prossimi interventi pubblici, sempre con l’obiettivo di tutelare il bene primario della salute, saranno improntati a criteri di prudenza, gradualità e territorialità;

-    - al verificarsi di futuri focolai di contagio, ritorneranno le restrizioni, con tutte le conseguenze note;

-   - passata la fase di emergenza, non si tornerà alla vita di prima perché, dovendo convivere con il coronavirus (o con altri agenti patogeni che si presenteranno in futuro), dovremo adattarci a nuove modalità di vita e di lavoro.

I cambiamenti nelle attività lavorative saranno, quantomeno, i seguenti:

-     - il ricorso sempre più frequente allo smart working, perché dà maggiore sicurezza;

-     - l’utilizzo prioritario dell’informatizzazione per quanto tecnicamente possibile;

-     - la formazione e l’aggiornamento saranno fondamentali e costituiranno i caratteri distintivi per tutti gli operatori del mercato; a maggior ragione per i professionisti, tra cui ovviamente gli amministratori condominiali.

La fiducia e la collaborazione tra amministratore e condòmini sono importantissime in questi frangenti.

L’amministratore non è un semplice esecutore contabile, bensì rappresenta un riferimento indispensabile per i condòmini ed anche per il tessuto sociale ed economico del territorio in cui è situato il condominio.

Nei periodi di felice tranquillità e di ordinaria gestione, un amministratore si distingue per la competenza, l’efficienza e la “personalità”.

Nei periodi di emergenza, l’amministratore mette alla prova la propria capacità di destreggiarsi e di affrontare i problemi. È proprio quando i condòmini non sanno o non possono agire, che si rivolgeranno all’amministratore, che avrà modo di giocarsi le carte migliori.

I motivi per un associazionismo.

C’è un luogo dove l’amministratore può far palestra della propria professionalità: in una associazione di colleghi e di esperti. Un punto di riferimento costituito principalmente da persone, che non sia un semplice distributore di circolari informative.

L’Associazione Sesamo Amministratori intende caratterizzarsi nei seguenti aspetti:  

-     - condivisione di esperienze tra colleghi;

-     - consulenze da specialisti in singoli settori (legali, fiscali, tecnici);

-   - poter affrontare questioni inedite che necessitano di risorse straordinarie, non facilmente reperibili dal singolo professionista.

In una associazione così intesa, il denaro ed il tempo investiti dal socio sono più che ripagati dai vantaggi ottenuti insieme.

Come Associazione di categoria siamo presenti ed attrezzati per dare agli Associati tutta l’assistenza e la consulenza necessaria per lo sviluppo e la valorizzazione della professione.

Pietro Bonis - Sesamo Treviso

Le assemblee in videoconferenza o "teleassemblee" sono davvero possibili?

L'incontro tra molte associazioni di categoria degli amministratori di condominio e della piccola proprietà immobiliare che si è tenuto on line in forma di web conference lo scorso 28 aprile promosso dal Sole 24 Ore è stato utile a ragionare sui dubbi - tutti abbastanza condivisi pur con qualche sfumatura di differenza - ma anche ad esplorare le possibilità di questa possibile e forse imminente innovazione.Il workshop si rivolgeva agli amministratori professionisti portando il punto di vista dei referenti delle diverse associazioni in una sorta di confronto, proposte e ipotesi futuribili ma nenche troppo.

Al termine di questo workshop online si sono evidenziate delle linee di pensiero molto variegate. 

Propongo ai lettori di questo sito, agli associati Sesamo e ai colleghi di Sesamo ciò che ho maturato dalla mia partecipazione al workshop e il mio pensiero al riguardo attraverso 20 punti di riflessione.

"La teleassemblea in venti punti molto concreti. 

Caro collega per quanto riguarda le assemblee in videoconferenza, ad oggi 30 aprile 2020, in piena emergenza sanitaria nel nostro Paese:

1. è preferibile non indirle: in effetti, allo stato attuale della normativa (oggi 30 aprile 2020), le delibere assunte nelle teleassemblee sono annullabili, inutile negarlo! Il riferimento all'art 2370 comma 4 Cod Civ in materia di società, che si ritrova bene o male in tutti i commenti, non va sopravvalutato, perchè riguarda essenzialmente casi di partecipazione da remoto di uno o più aventi diritto ma nell'ambito di assemblee proprie delle "società" che come enti non sono affini al condominio;
2. non rinunciare: l'esperienza di smartworking ha lasciato il segno. Negare disponibilità a valutare la convocazione di teleassemblee non è un buon biglietto da visita e in alcuni casi può risolvere molti problemi di partecipazione come nel caso delle seconde case nelle località turistiche;
3. non imporle: i condomini si devono sentire a proprio agio per partecipare con convinzione a quello che di fatto è una prima sperimentazione;
4. prepara il terreno: comincia dai consiglieri e trova l'occasione per convocare brevi incontri informali, che siano appunto brevi. Poi coinvolgi tutti i condomini: ad esempio, convoca un incontro informale on line breve (breve!) per affrontare argomenti collaterali che non riguardano strettamente il condominio amministrato, ed esempio per informare di come la raccolta rifiuti viene gestita nel Comune. Argomenti interessanti per i condomini, ma che non creano l'"ansia da partecipazione". A questi incontri fai in modo che chi vuole possa prendere la parola, incoraggia il dialogo, ma cerca di essere cortesemente severo con i tempi in cui ciascuno può dire la sua;
5. indici un'assemblea in videoconferenza solo se il condominio è relativamente piccolo: gestire un'assemblea on line non è facile, occorre una certa abitudine ed altrettanto vale per la partecipazione dei condomini, per non parlare dei problemi tecnici di collegamento. Piccoli numeri quindi pochi condomini da gestire aiutano da questo punto di vista;
6. indici un'assemblea in videoconferenza solo se non c'è conflittualità: le teleassemblee sono annullabili, inutile negarlo! Quindi la convocazione con questo mezzo è un comodo pretesto per l'impugnazione. Però è anche vero che se nessuno dei condomini impugna la delibera nei trenta giorni, allora l'assemblea si è svolta correttamente;
7. non strafare: anche se la teleassemblea fosse gradita, se devi fare approvare investimenti impegnativi o innovazioni importanti, convocare una teleassemblea può non essere una buona idea: in alcuni casi serve proprio un confronto diretto vis a vis tra i partecipanti per decidere con più consapevolezza;
8. non pensare solo da avvocato, ricordati che sei un manager: ridurre la questione ad aspetti regolamentari ("disclaimer", improbabili rinunce all'impugnazione o simili "fabbriche di carta") non serve, quasi certamente non risolvono il problema della potenziale invalidità della delibera e rischi di generare solo sospetti e diffidenze;
9. non incentivare la partecipazione per delega: la partecipazione all'assemblea è una cosa seria, ridurla ad un consesso di soggetti esperti (il consulente informatico di turno) non è una buona idea!
10. fai molta, molta, molta attenzione alla scelta della piattaforma di videoconferenza: questo aspetto è sottovalutato da tutti, ma, come insegna il mondo della scuola passato frettolosamente a piattaforme non adeguate, gli errori si pagano cari. Potresti compromettere gravemente la stessa fiducia che i condomini hanno nella tua competenza e, soprattutto.... la responsabilità della scelta della piattaforma è solo tua. Quindi: non scegliere una piattaforma di videoconferenza a caso: leggi con pazienza termini e condizioni e anche l'informativa privacy. Se non garantisce che i dati restano nell'UE e se non spiega quali cautele il fornitore di servizi ha adottato per evitare accessi illeciti non va bene. Spesso (molto spesso) la differenza tra i piani a pagamento e quelli gratuiti è rilevante e i costi in genere sono piuttosto bassi: meglio scegliere un piano a pagamento se è il caso!
11. ricorda che le impostazioni della piattaforma non sono un gadget: verifica di poter controllare l'accesso dei partecipanti, di poter estromettere chi non ha diritto alla partecipazione, di poter togliere audio e video ai partecipanti se qualcosa andasse storto;
12. se non riesci a gestire la piattaforma durante l'assemblea, perchè sei assorbito dagli argomenti all'ODG, lasciati aiutare, ma deve essere qualcuno del tuo staff (NON UN CONDOMINO che si dichiara esperto): AL TIMONE DEVI ESSERCI TU!;
13. ricorda sempre che la privacy è una cosa seria: se la partecipazione avviene con userid e password informa i partecipanti che se diffondono questi dati compromettono la privacy di tutti e si espongono alle sanzioni specifiche previste dalla Legge. E' certamente una buona idea registrare l'assemblea, ma ricorda che questo è possibile solo con il CONSENSO INFORMATO di tutti i partecipanti;
14. la valida partecipazione del condomino (o meglio dell'"avente diritto") è solo con il video, l'audio non basta perchè non si può avere certezza che sia proprio solo lui in collegamento;
15. solo ed unicamente gli aventi diritto partecipano all'assemblea: estrometti con severità e determinazione chi non ha diritto a partecipare, anche fosse un amico del condomino;
16. nella convocazione va specificato che l'assemblea si svolgerà on line, ma la convocazione va fatta in un luogo fisico (lo studio dell'amministratore che sarà il segretario verbalizzante): anche in diritto societario la tesi prevalente è quella considerare il luogo di convocazione sempre e comunque unico, anche se evidentemente è una finzione giuridica, perchè i luoghi in realtà sono tanti quanti sono i partecipanti. Nella convocazione va dettagliata la modalità di collegamento in modo che sia a prova di inesperto;
17. durante tutto il collegamento va monitorato il collegamento degli aventi diritto: se viene meno sospendi temporaneamente lo svolgimento dell'assemblea; se taluno non fosse più in grado di ricollegarsi, la sua "assenza" va verbalizzata esattamente come accade quando, in condizioni normali, taluno uscisse dal luogo dove si sta svolgendo l'assemblea;
18. fatti dare un numero di telefono e raccomanda di averlo a portata di mano per ogni problema durante il collegamento, ma il collegamento solo telefonico non è adeguato (preparati alle obiezioni);
19. non sopravvalutare la competenza tecnica dei condomini (e sappiamo tutti che non è una questione di età anagrafica): molte persone ancora non vanno al di là di messaggi o al più di video inviati tramite Whatsapp;
20. Oggi non è possibile, ma appena sarà possibile convocare un'assemblea tradizionale, sarebbe importante introdurre una modifica al regolamento di condominio che autorizzi le teleassemblee: attenzione però che senza una regolazione seria, che potrebbe arrivare solo per decreto, il rischio di un fallimento può essere dietro l'angolo e può giungere inaspettato. Attendiamo dunque ove e se possibile gli sviluppi di legge. Buon lavoro a tutti.

Dott. Antonio Romano - Presidente Centro Studi Associazione SESAMO

SESAMO scrive al Governo

SESAMO in relazione a questo particolare e drammatico momento di natura sociale, ma anche economico ha portato all’ attenzione del Governo due questioni, peraltro strettamente legate tra loro, che interessano chi vive in condominio.

La prima è inerente la richiesta di una proroga dei tempi attualmente indicati in giorni 180 per la redazione del consuntivo e la convocazione dell’Assemblea (rif art. 1130 del c.c).

La seconda: poiché ai sensi dell’articolo 1129 comma IX l’Amministratore, se non dispensato dall’Assemblea, ”è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio, nel quale il credito esigibile è compreso”, la mancata approvazione dei rendiconti preventivi comporta, ai sensi dell’art. 63 comma I delle disposizioni di attuazione del C.C., che non si possa procedere con la riscossione coattiva delle somme, perché prive dell’approvazione causata dalla mancata tenuta dell’Assemblea.

Peraltro la mancata convocazione dell’Assemblea da parte dell’Amministratore, costituisce grave inadempimento contrattuale. E’ opportuno, quindi, che l’Amministratore sia posto oggi, in fase emergenziale, nella condizione di poter almeno esigere il pagamento di rate in acconto di importo commisurato all’ultimo preventivo approvato e che in caso di mancato pagamento, sia autorizzato a procedere giudiziariamente ai sensi dell’art. 63 comma I delle disposizioni di attuazione del C.C.. Tutto questo ha il fine di evitare che sia  paralizzata la gestione condominiale, con effetti a catena che, certamente,   finirebbero per coinvolgere terzi o di far venir meno l’offerta di servizi essenziali.

Si è inoltre richiesta una proroga dei termini previsti per poter beneficiare del c.d. “bonus facciate”.

A cura del Presidente di SESAMO nazionale - Dott. Luigi Ferdinando Giannini

Carissimi,

In questo drammatica circostanza mi rivolgo a Voi come momento di vicinanza e di condivisione per quanto di imprevedibile sta avvenendo.

Un particolare pensiero va a Voi Amministratori che, pur rientrando tra le categorie per le quali non è prevista la sospensione dell’attività, nel rispetto di quanto prevede il DPCM dell’11 Marzo u.s., certamente vedete stravolti i processi di lavoro così come sono state sconvolte le nostre abitudini e quindi dovete far fronte a problemi organizzativi inusuali accompagnati da una conseguente tensione emotiva. Encomiabile è quanto state facendo nel garantire i servizi a coloro che, vivendo nei condomini, mai come ora hanno l’occasione di  riscoprirsi comunità coesa e solidale.

Un mio pensiero di gratitudine va ai componenti la nostra Giunta Nazionale, all’Amministratore Nazionale e al Centro Studi, con i quali continuano proficui confronti e contatti che vedono al centro dei nostri pensieri l’Associazione e il suo sviluppo e ai quali va la mia  riconoscenza per la collaborazione prestata.

A breve, verrà pubblicato sul nostro sito, e  ne verrà data comunicazione agli iscritti, il calendario dei corsi di aggiornamento 2020 che sono ricompresi nell’iscrizione a SESAMO  mentre è sempre possibile iscriversi ai corsi di formazione iniziale per accedere alla professione di Amministratore di Condominio: a tal proposito l’invito rivolto a tutti  è quello di consigliarne l’opportunità.

Lungimirante è stata la nostra scelta di offrire, già da molti anni, la formazione e l’aggiornamento professionale in modalità di e-learning.

Si renderanno necessariamente opportuni anche dei provvedimenti normativi, come quelli di consentire di allungare i tempi per lo svolgimento delle Assemblee di condominio e una proroga delle disposizioni previste nella Legge di Bilancio 2020 (ad esempio il c.d. bonus facciate).

Concludo questa mia nell’auspicio che si possa, a breve, tornare alla normalità facendo tesoro di quanto accaduto.

Dott. Luigi Ferdinando Giannini  - Presidente di SESAMO Amministratori Immobiliari

Gentili Iscritti a SESAMO

L'emergenza sanitaria in corso attualmente in Italia ha creato non pochi problemi a tutti noi, costringendoci a modificare molte delle abitudini di vita e di lavoro. I cambiamenti e le restrizioni sono arrivati improvvisamente e valgono per tutti, anche per coloro che non hanno contratto alcuna patologia: in questa situazione non è facile trovare un equilibrio tra impegni personali e professionali. Il susseguirsi di decreti urgenti e sempre più restrittivi della libertà di movimento ha ulteriormente complicato la situazione, rendendo difficile a tutti ma in particolare ai liberi professionisti, come gli amministratori di condominio, raggiungere i propri uffici operativi. Lavorare in modalità "smart" è diventata una necessità: archiviazione in cloud, teleconferenze, uso di sistemi "moderni" di messaggistica (mail, pec, messaggi istantanei e altro) sono diventati d'improvviso un'esigenza concreta.

http://www.sesamoamministratori.it/corsi-formazione-amministratori-di-condominio-sesamo.php

(Questa scheda contiene la dichiarazione dei requisiti necessari per potersi iscrivere al corso, in conformità alle indicazioni del DM 140/14 e in riferimento all'art. 71bis Disp. Att. Cod. Civ.)

Cordiali saluti  a Voi tutti.

SESAMO - Centro Studi