NUOVI AGGIORNAMENTI SULLE ASSEMBLEE IN VIDEOCONFERENZA

(note a cura di Dott. Antonio Romano e Dott.ssa Fiorella Cima Centro Studi Sesamo - aggiornate al 28.11.2020) 

A distanza di un mese circa, il Governo e il Parlamento ritornano su un tema estremamente delicato per il condominio, cambiando idea in modo sostanziale.  

La conversione in legge del D.L. 7 ottobre 2020 n. 125, che, peraltro nulla ha a che fare con la materia condominiale (tratta infatti di misure urgenti connesse con la proroga della dichiarazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19 e la continuità operativa del sistema di allerta COVID), modifica per la seconda volta il testo dell'art.66 delle Disposizioni di Attuazione al Codice Civile. 

In pratica, non occorre più l'unanimità per la convocazione di assemblee in videoconferenza ove non previsto dal Regolamento di condominio: basta la maggioranza. 

E' vero che molti commentatori avevano già rilevato che, imponendo l'unanimità, era praticamente inutile aver modificato l'art.66 Disp. Att. Cod. Civ. con la legge di conversione  

(L 126/20 del 13.10.20) del DL 104/20 ammettendo le assemblee in videoconferenza: essendo complicato convocare un'assemblea "tradizionale" per modificare il regolamento di condominio, di fatto l'unanimità impediva in moltissimi casi l’impiego di questo sistema. 

Resta il fatto però che cambiare idea in continuazione, in questo caso a un solo mese di distanza dal precedente Decreto, rende molto difficile organizzarsi. 

Quale maggioranza? 

L'Avv. Luigi Salciarini sul Sole 24 Ore pone giustamente proprio questo problema e altrettanto fa il Giudice Antonio Scarpa nel Quotidiano Giuridico di Wolters Kluwer: entrambi nei loro commenti rendono evidente come materie importanti siano trattate sia dal Governo che dallo stesso Parlamento con grande approssimazione. 

In linea di massima, si ritiene che per "consenso della maggioranza dei condomini" (così nel testo della nuova norma) significhi, alla lettera, la maggioranza dei partecipanti al condominio (non soltanto la maggioranza degli intervenuti alla singola riunione), calcolata con riguardo al solo elemento personale, indipendentemente dal valore proprietario che essi rappresentano. 

Si tratta di una interpretazione tutt'altro che certa, perché in ambito condominiale proprio la "doppia maggioranza" è un elemento qualificante della regolazione della manifestazione di volontà dell'assemblea. 

Tuttavia, prendiamo in prestito le parole proprio del Giudice Antonio Scarpa ricordando la sua considerazione che: "Sembra inutile che i pratici pretendano dalla legge le risposte a tanti interrogativi. Ciò che i pratici devono risolvere, lo risolveranno facendolo." 

In conclusione, restano quindi sempre valide le considerazioni e gli strumenti che consigliamo di adottare nelle nostre Linee Guida (che abbiamo pubblicato nel sito internet della nostra Associazione e nei canali social il 10 novembre 2020) perché lo strumento della videoconferenza venga accettato consapevolmente e non diventi uno strumento di inutile contenzioso. 

A cura di Dott. Antonio Romano - presidente e coordinatore Centro Studi Sesamo in collaborazione con Dott.ssa Fiorella Cima - membro Centro Studi Sesamo 

Assemblee in presenza - Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20 - a cura del Centro Studi Sesamo (note coordinate ed elaborate dal Dott. A. Romano e dalla Dott.ssa F. Cima)

Premessa

Come già il DPCM 18.10.20 e il successivo DPCM 24.10.20 anche il DPCM 03.11.20 art 1 comma 9 lettera o) ribadisce che “è fortemente raccomandato svolgere anche le riunioni private in modalità a distanza”.

Occorre considerare anche le regole previste dalle altre norme, che sono le seguenti. Innanzitutto, l'art 1 comma 10 del DL 33/20 (pubblicato in GU il 16.05.20 – convertito in Legge 74/20 il 15.07.20) a norma del quale “Le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro”.

Occorre inoltre fare riferimento, oltre a quanto dispone l’allegato 19 al DPCM 03.11.20 “Misure igienico – sanitarie”, a quanto dispone l’allegato 9 al DPCM 03.11.20: “Linee guida per la riapertura delle attività economiche, produttive e ricreative” con particolare riferimento alla scheda tecnica “Uffici aperti al pubblico”, (dove si legge tra l'altro che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) vengono prioritariamente favorite le modalità a distanza; in alternativa, dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l'uso della mascherina)" nonché a quanto dispone l’allegato 12 al DPCM 03.11.20 “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020”.

Detto questo, le assemblee di condominio in presenza SI POSSONO CONVOCARE, ma necessariamente nel rispetto di tutta la regolazione che il Centro Studi ha sintetizzato nelle Regole operative.

A conferma si veda la FAQ Ministeriale pubblicata dopo il DPCM 03.11.20 in cui si legge espressamente quanto segue (anche con specifico riferimento alle zone “rosse”): “È consentito svolgere assemblee condominiali in presenza?

Sì. È fortemente consigliato svolgere la riunione dell’assemblea in modalità a distanza. Laddove ciò non sia possibile, per lo svolgimento in presenza occorre rispettare le disposizioni in materia di distanziamento sociale e uso dei dispositivi di protezione individuale.”

Regole operative:

Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20

1.Va garantito il rispetto della distanza interpersonale di un metro: considerando l’organizzazione della sala, la distanza deve essere verificata in relazione alle sedute. Ulteriormente, ai presenti è opportuno sia raccomandato, sia prima che durante la riunione, il mantenimento della distanza interpersonale tra i partecipanti all’assemblea durante tutto lo svolgimento dell’incontro.

2. Se la riunione si svolge al chiuso, non possono partecipare più di 200 persone (DPCM 03.11.20 allegato 9 scheda tecnica “Cinema e spettacoli dal vivo”). Eventuali ulteriori limitazioni possono legittimamente essere contenute in atti di competenza governativa (i successivi DPCM) o delle Regioni. In ogni caso è raccomandata la continua aerazione dei locali. Negli edifici dotati di specifici impianti di ventilazione con apporto di aria esterna, tramite ventilazione meccanica controllata, si raccomanda di eliminare totalmente la funzione di ricircolo dell’aria;

3. Ai sensi dell'art 5 comma 1 lettera c) del DPCM 03.11.20 è raccomandata l'applicazione delle misure di prevenzione igienico sanitaria di cui all'allegato 19 del DPCM 03.11.20 (essenzialmente disponibilità di soluzioni idroalcoliche per la disinfezione delle mani e pulizia delle superfici con disinfettanti a base di cloro o alcol). L’amministratore deve sia garantire la disponibilità delle soluzioni disinfettanti all’ingresso che l’avvenuta pulizia della sala riunioni prima dell’incontro. Gli eventuali maggiori oneri, che devono essere documentati, possono essere posti a carico dei condomini.

4. Ai sensi dell'art 1 comma 7 del DPCM 03.11.20 occorre usare protezioni delle vie respiratorie nei luoghi al chiuso accessibili al pubblico (mascherine anche autoprodotte). L'allegato 9 del DPCM 03.11.20 nella sezione "Uffici aperti al pubblico" conferma che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) … dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l’uso della mascherina". Quindi, a meno che l'assemblea sia di breve durata, i presenti devono comunque indossare la mascherina anche se la distanza interpersonale è superiore al metro: l’accesso alla sala dove si svolge l’assemblea sarà consentito solo a coloro che indossano tali dispositivi di protezione;

5. Sono previsti protocolli o linee guida adottati sia a livello nazionale che dalle Regioni idonei a prevenire o ridurre il rischio di contagio nel settore di riferimento o in ambiti analoghi: se anche non fossero specifici per il settore del condominio, valgono quindi quelli eventualmente elaborati per settori analoghi: le norme eventualmente più restrittive contenute in provvedimenti normativi regionali vanno ritenuti prevalenti.

6. All'assemblea di condominio non possono partecipare i soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) perchè questi devono rimanere presso il proprio domicilio: non è previsto un obbligo di verifica della temperatura con termoscanner o simili, per cui, considerate le complicazioni legate alla privacy, se ne sconsiglia l'utilizzo.

7. In ogni caso, anche i soggetti di cui si abbia notizia che siano stati contagiati dal virus o siano comunque sottoposti alle misure di quarantena domiciliare vanno convocati (e parteciperanno solo per delega).

8. Nel caso in cui taluno rifiuti di sottoporsi alle misure di protezione indicate nel corso dell’incontro assembleare, il Presidente dovrà interromperne lo svolgimento.

9. La convocazione dell'assemblea all'aperto è esplicitamente indicata come possibile dalla FAQ governativa del 23.10.20. L’indicazione non è stata ripresa dalle FAQ del 03.11.20, in quanto ritenuta non di interesse nel periodo invernale. In ogni caso, occorre fare attenzione al rispetto della normativa sulla privacy. Le assemblee all'aperto vanno quindi considerate come effettivamente possibili solo se si possono svolgere in un cortile privato in cui, per la struttura dell'abitato, sia consentito l'ascolto della discussione solo agli aventi diritto alla partecipazione all'assemblea.

Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione e da affiggere o distribuire all’ingresso del luogo in cui l’assemblea è convocata.

L’amministratore si impegna perché l’incontro assembleare possa avvenire in sicurezza nel rispetto del DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e del DPCM 03.11.20. Le riunioni che implicano la presenza di più persone possono svolgersi solo nel rispetto di alcune cautele imposte dalla legge.

Pertanto vi invitiamo a considerare quanto segue:

1. L'accesso è consentito esclusivamente nel rispetto del distanziamento interpersonale di un metro che va osservato in ogni momento dell’assemblea: si invitano quindi i partecipanti all’assemblea a prendere posto nelle sedute messe a disposizione nel rispetto nelle norme di cui sopra e di evitare contatti fisici (ad esempio strette di mano).

2. Si ricorda che, ove vi siano comproprietari, il comma 2 dell’art. 67 Disp Att Cod Civ dispone che a partecipare all’assemblea possa essere un solo rappresentante della comunione.

3. La permanenza nel luogo in cui l’assemblea è convocata è consentito solo per il tempo strettamente necessario per lo svolgimento dell’assemblea.

4. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata non sarà consentito ai soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) e in tutti i casi in cui l’interessato sia sottoposto alle misure di quarantena domiciliare obbligatoria: si invitano tutti gli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea a verificare tali condizioni il giorno fissato per l’assemblea.

5. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato all’uso di dispositivi di protezione delle vie respiratorie conformi al disposto dell’art 1 comma 7 del DPCM 03.11.20 quindi mascherine monouso o mascherine lavabili, anche autoprodotte, in materiali multistrato idonei a fornire una adeguata barriera e, al contempo, che garantiscano comfort e respirabilità, forma e aderenza adeguate che permettano di coprire dal mento al di sopra del naso. Tali dispositivi non saranno forniti e quindi ogni interessato è invitato ad attrezzarsi.

6. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato inoltre alla disinfezione delle mani con soluzione disinfettante messa a disposizione all’ingresso.

Allegato 2 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy in caso di impiego di cautele relative alla verifica delle condizioni di salute dei partecipanti all’assemblea

Note redatte sulla base della nota contenuta nel Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020

La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente.

Non essendovi alcun obbligo al riguardo, si sconsiglia l’impiego di termoscanner o simili dispositivi.

In alcuni ambiti, come è il caso degli uffici aperti al pubblico, la rilevazione è solo raccomandata ma non è comunque mai imposta.

Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di:

1. rilevare la temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso al locale in cui si svolge l’assemblea. Non va quindi riportato a verbale che è stata verificata con esito negativo la temperatura corporea di tutti i partecipanti;

2. fornire sempre e comunque l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente: in questo caso il verbale riporterà la circostanza che l’informativa è stata data oralmente e ne riporterà il contenuto. Quanto ai contenuti dell’informativa, con riferimento alla finalità del trattamento potrà essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19 e con riferimento alla base giuridica può essere indicata l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi del DPCM 03.11.20 e con riferimento alla durata dell’eventuale conservazione dei dati si può far riferimento al termine dello stato d’emergenza;

3. definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi ingiustificati e dalla diffusione. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali contatti stretti di un soggetto risultato positivo al COVID-19);

4. in caso di superamento della soglia di temperatura, all’interessato vanno dati i chiarimenti necessari con modalità tali da garantirne la riservatezza e la dignità. 

Anche il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID19, è sconsigliata perché non richiesta dalla normativa vigente e implicante un trattamento di dati personali soggetti a protezione speciale.

Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di prestare attenzione alla disciplina sul trattamento dei dati personali, poiché anche l’acquisizione della dichiarazione costituisce un trattamento dati. A tal fine, si applicano le indicazioni di cui sopra e, nello specifico, si suggerisce di raccogliere solo i dati necessari, adeguati e pertinenti rispetto alla prevenzione del contagio da COVID-19. Ad esempio, se si richiede una dichiarazione sui contatti con persone risultate positive al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.

A cura di Centro Studi Sesamo (note coordinate ed elaborate da Dott. A. Romano presidente Centro Studi Sesamo e da Dott.ssa F. Cima membro Centro Studi Sesamo)

CORSO AGGIORNAMENTO

• Afferenti Sede Sesamo Centro Emilia: martedì 29 settembre - ore 10,30 presso LEGACOOP, via Fabriani 120 - Modena.

• Residenti Regione Lombardia afferenti a Milano: mercoledì 30 settembre - ore 18.30 presso Associazione ASPPI MILANO,  Via Archimede 22 - Milano

• Residenti Regione Lazio afferenti a Latina: giovedì 1 ottobre - ore 15 presso Sede Associazione ASPPI LATINA, Corso della Repubblica 297 - Latina.

• Afferenti Sede Sesamo Treviso: venerdì 2 ottobre - ore 10.45 presso sala Oratorio Parrocchia di Selvana, via Zanella 7 - Treviso

CORSO FORMAZIONE INIZIALE

• giovedì 12 novembre  - ore 15 presso Sede Sesamo Centro Emilia - via F. Selmi 54 - Modena

1. Va garantito il rispetto della distanza interpersonale di un metro: considerando l’organizzazione della sala, la distanza deve essere verificata in relazione alle sedute. Ulteriormente, ai presenti è opportuno sia raccomandato, sia prima che durante la riunione, il mantenimento della distanza interpersonale tra i partecipanti all’assemblea durante tutto lo svolgimento dell’incontro.
2. Se la riunione si svolge al chiuso, non possono partecipare più di 200 persone (DPCM 14.07.20 allegato 1 scheda tecnica “Cinema e spettacoli dal vivo”). Eventuali ulteriori limitazioni possono legittimamente essere contenute in atti di competenza governativa (i successivi DPCM) o delle Regioni. In ogni caso è raccomandata la continua aerazione dei locali. Negli edifici dotati di specifici impianti di ventilazione con apporto di aria esterna, tramite ventilazione meccanica controllata, si raccomanda di eliminare totalmente la funzione di ricircolo dell’aria;
3. Ai sensi dell'art 3 comma 1 del DPCM 11.06.20 è raccomandata l'applicazione delle misure di prevenzione igienico sanitaria di cui all'allegato 16 del DPCM 11.06.20 (essenzialmente disponibilità di soluzioni idroalcoliche per la disinfezione delle mani e pulizia delle superfici con disinfettanti a base di cloro o alcol). L’amministratore deve sia garantire la disponibilità delle soluzioni disinfettanti all’ingresso che l’avvenuta pulizia della sala riunioni prima dell’incontro. Gli eventuali maggiori oneri, che devono essere documentati, possono essere posti a carico dei condomini.
4. Ai sensi dell'art 3 comma 2 del DPCM 11.06.20 occorre usare protezioni delle vie respiratorie nei luoghi al chiuso accessibili al pubblico (mascherine anche autoprodotte). L'allegato 1 del DPCM 14.07.20 nella sezione "Uffici aperti al pubblico" conferma che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) … dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l’uso della mascherina". Quindi, a meno che l'assemblea sia di breve durata, i presenti devono comunque indossare la mascherina anche se la distanza interpersonale è superiore al metro: l’accesso alla sala dove si svolge l’assemblea sarà consentito solo a coloro che indossano tali dispositivi di protezione;
5. Sono previsti protocolli o linee guida adottati sia a livello nazionale che dalle Regioni idonei a prevenire o ridurre il rischio di contagio nel settore di riferimento o in ambiti analoghi: se anche non fossero specifici per il settore del condominio, valgono quindi quelli eventualmente elaborati per settori analoghi: le norme eventualmente più restrittive contenute in provvedimenti normativi regionali vanno ritenuti prevalenti.
6. All'assemblea di condominio non possono partecipare i soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) perchè questi devono rimanere presso il proprio domicilio: non è previsto un obbligo di verifica della temperatura con termoscanner o simili, per cui, considerate le complicazioni legate alla privacy, se ne sconsiglia l'utilizzo.
7. In ogni caso, anche i soggetti di cui si abbia notizia che siano stati contagiati dal virus o siano comunque sottoposti alle misure di quarantena domiciliare vanno convocati (e parteciperanno solo per delega).
8. Nel caso in cui taluno rifiuti di sottoporsi alle misure di protezione indicate nel corso dell’incontro assembleare, il Presidente dovrà interromperne lo svolgimento.
9. La convocazione dell'assemblea all'aperto è esplicitamente indicata come possibile dalla FAQ governativa del 01.06.20. Occorre però fare attenzione al rispetto della normativa sulla privacy. Le assemblee all'aperto vanno quindi considerate come effettivamente possibili solo se si possono svolgere in un cortile privato in cui, per la struttura dell'abitato, sia consentito l'ascolto della discussione solo agli aventi diritto alla partecipazione all'assemblea.

1. L'accesso è consentito esclusivamente nel rispetto del distanziamento interpersonale di un metro che va osservato in ogni momento dell’assemblea: si invitano quindi i partecipanti all’assemblea a prendere posto nelle sedute messe a disposizione nel rispetto nelle norme di cui sopra e di evitare contatti fisici (ad esempio strette di mano).
2. Si ricorda che, ove vi siano comproprietari, il comma 2 dell’art. 67 Disp Att Cod Civ dispone che a partecipare all’assemblea possa essere un solo rappresentante della comunione.
3. La permanenza nel luogo in cui l’assemblea è convocata è consentito solo per il tempo strettamente necessario per lo svolgimento dell’assemblea.
4. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata non sarà consentito ai soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) e in tutti i casi in cui l’interessato sia sottoposto alle misure di quarantena domiciliare obbligatoria: si invitano tutti gli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea a verificare tali condizioni il giorno fissato per l’assemblea.
5. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato all’uso di dispositivi di protezione delle vie respiratorie conformi al disposto dell’art 3 comma 3 del DPCM 11.06.20 quindi mascherine monouso o mascherine lavabili, anche autoprodotte, in materiali multistrato idonei a fornire una adeguata barriera e, al contempo, che garantiscano comfort e respirabilità, forma e aderenza adeguate che permettano di coprire dal mento al di sopra del naso. Tali dispositivi non saranno forniti e quindi ogni interessato è invitato ad attrezzarsi.
6. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato inoltre alla disinfezione delle mani con soluzione disinfettante messa a disposizione all’ingresso.

1. rilevare la temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso al locale in cui si svolge l’assemblea. Non va quindi riportato a verbale che è stata verificata con esito negativo la temperatura corporea di tutti i partecipanti;
2. fornire sempre e comunque l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente: in questo caso il verbale riporterà la circostanza che l’informativa è stata data oralmente e ne riporterà il contenuto. Quanto ai contenuti dell’informativa, con riferimento alla finalità del trattamento potrà essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19 e con riferimento alla base giuridica può essere indicata l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi del DPCM 11.06.20 e DPCM 14.07.20 e con riferimento alla durata dell’eventuale conservazione dei dati si può far riferimento al termine dello stato d’emergenza;
3. definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi ingiustificati e dalla diffusione. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali contatti stretti di un soggetto risultato positivo al COVID-19);
4. in caso di superamento della soglia di temperatura, all’interessato vanno dati i chiarimenti necessari con modalità tali da garantirne la riservatezza e la dignità.

A cura di Dott. Antonio Romano - presidente e coordinatore Centro Studi Sesamo in collaborazione con Dott.ssa Fiorella Cima - membro Centro Studi Sesamo (linee guida elaborate e concordate a seguito di riunione decisionale, luglio 2020, con i membri del Centro Studi Sesamo)

Premessa: con questi appunti si cerca di fornire agli amministratori associati una analisi organizzata, seppur non esaustiva e neppure definitiva, di situazioni di criticità in cui ci si può trovare, prendendo come spunto l’attuale emergenza sanitaria.

Diversamente, le indicazioni operative, per l’applicazione dei Decreti e delle Ordinanze, sono state date ai soci, di volta in volta, tramite apposite e-mail.

L’obiettivo di queste note è quindi di fornire uno strumento utile per strutturare efficacemente l’ufficio e l’attività, così da affrontare e superare, nel modo migliore, criticità future.

L’amministratore condominiale svolge la propria attività nell’interesse del condominio mandante e deve gestire, amministrare e valorizzare il patrimonio (il valore del fabbricato) e le relazioni tra i proprietari, i conduttori ed altri soggetti (ospiti, visitatori, clienti).

Nella gestione dell’ORDINARIETA’: l’amministratore dovrà, annualmente e alla fine del proprio incarico, rendere conto dell’attività svolta.

Nella gestione della STRAORDINARIETA’: l’amministratore assume ruolo attivo con obblighi di comportamento (di fare o non fare). Rientra nella straordinarietà quanto eccede l’ordinaria amministrazione.

La straordinarietà potrebbe essere “interna”, cioè nei confronti:

- dei condòmini: l’amministratore ha titolo per obbligare al rispetto del Regolamento, ai trasgressori può imputare il pagamento di multe/sanzioni, ha compiti/obblighi di denuncia alle Autorità;

- dei fornitori: l’amministratore può contestare i lavori non rispondenti agli appalti o non eseguiti a regola d’arte, può imporre il rispetto delle condizioni contrattuali, può respingere pagamenti non dovuti.

La situazione di straordinarietà può anche essere “esterna”, derivare cioè da eventi che coinvolgono una pluralità di soggetti, esterni alla compagine condominiale; come calamità naturali (terremoti, inondazioni) o emergenze di tipo sanitario (pandemie) come l’emergenza COVID-19.

La caratteristica primaria dei provvedimenti emanati per contrastare il diffondersi di questo virus è costituita dall’obbligo di dimora per le persone fisiche; fatto questo che ha stravolto la vita, il lavoro e tutte le relazioni sociali.

In questo frangente, qual è il ruolo dell’amministratore condominiale?

Innanzitutto, deve continuare a garantire l’abitabilità/agibilità dello stabile e dei locali condominiali.

Poi, dovrà avere una maggiore attenzione affinché siano garantiti i servizi essenziali (utenze, energia elettrica, gas, riscaldamento, manutenzioni); in detta situazione è possibile un aumento di costi a fronte di un aumento di domanda dei servizi condominiali.

Inoltre, considerando l’aspetto sociale, è inevitabile un aumento della conflittualità relazionale tra le persone; e questo mette alla prova l’adeguatezza del Regolamento condominiale.

A questo proposito, si richiamano alcune lezioni dei corsi di aggiornamento in cui viene analizzata la figura dell’amministratore come punto di convergenza delle relazioni: possiamo così individuare alcuni concetti strategici che possono diventare una chiave di lettura ed una fonte di ispirazione per l’amministratore Sesamo. Tra questi concetti citiamo: ”condominio felice”, “condivisione di intenti”, “amministratore come facilitatore”, “amministratore facility manager“, “coinvolgimento dei condomini nella gestione delle parti comuni”.

ALCUNI ACCORGIMENTI E SOLUZIONI

A) Approntare adeguati canali di comunicazione alternativi a quelli tradizionali (e-mail, sms, cellulare) per risultare reperibile e far sentire la propria presenza e vicinanza, sia che si tratti di partecipare alla sofferenza dei condòmini (ad esempio in eventuali lutti), sia per portare aiuto per specifiche difficoltà. Inoltre, l’amministratore dovrebbe poter fornire indicazioni sulle disposizioni sanitarie e, se del caso, fare da tramite con le Autorità.

B) Approntare le misure necessarie (obbligatorie) ed opportune (consigliate) aumentando il livello di attenzione e potenziando determinati servizi, come quelli di pulizia; a maggior ragione se in condominio sono presenti casi di contagio.

Potrebbe esserci la presenza di operatori sanitari in condominio, che dovranno essere agevolati nell’esecuzione degli interventi e nell’apprestamento delle cure agli interessati.

L’amministratore dovrà tenere i contatti con le autorità sanitarie (Ulss), con le autorità di ordine pubblico (Protezione Civile, Prefettura, Polizia locale); in altri contesti emergenziali le autorità potrebbero essere anche: Arpav, Nas, Spisal, Vigili del fuoco.

Alcuni esempi pratici: sanificazione del condominio, allestimento particolare (temporaneo) di zone condominiali, diversa gestione della raccolta dei rifiuti.

È bene che l’amministratore conosca le agevolazioni e le provvidenze destinate alle persone fisiche (ad esempio distribuzione di mascherine porta a porta, spesa a domicilio, indennizzi economici pubblici).

Un cenno sulla presenza in condominio di unità immobiliari commerciali o direzionali: i negozi sono soggetti a specifiche norme che riguardano l’afflusso della clientela; dovranno essere adeguati i locali, le aree di lavoro e gli spazi all’aperto (parcheggi) con appositi presidi a disciplinare l’afflusso per ridurre il più possibile il rischio di contagio. Per gli uffici, ambulatori o studi professionali, sarà più semplice organizzare la clientela. Inoltre, le realtà imprenditoriali con presenza di personale dipendente, assumendo la veste di datori di lavoro, dovranno conformarsi alle specifiche disposizioni di sicurezza nei luoghi di lavoro

1) Approntare le misure specifiche dei luoghi di lavoro nei condominii con personale dipendente (portieri, addetti alle pulizie, giardinieri, …): tali misure si affiancheranno, provvisoriamente per il tempo dichiarato di emergenza (ad oggi stabilito fino al 31 luglio 2020), a quelle ordinarie, conservando la propria distinta natura e funzione.

Nel DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) di cui al D.lgs. 81/2008, il datore di lavoro analizza tutti i rischi cui sono soggetti i lavoratori. Senza entrare nel dibattito sulla necessità di aggiornare o meno detto documento, concretamente, si può dare la seguente indicazione: l’amministratore di condominio dovrà adattare il luogo di lavoro alle misure di prevenzione dettate dalla pubblica autorità, valide finché perdura lo stato di emergenza; trattandosi di un obbligo per l’amministratore, si consiglia vivamente di valutare le varie situazioni; è rischioso considerarsi a posto e non fare nulla; è quantomeno opportuno redigere una nota di aggiornamento in cui certificare l’adeguatezza dell’esistente organizzazione alle disposizioni normative emergenziali ed alle raccomandazioni.

Le “raccomandazioni” (Dpcm dell’11 marzo, poi riprese dal Dpcm del 10 aprile 2020, art.1 lett ii) a cui attenersi sono:

a) l’attuazione del massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza;

b) l’incentivazione delle ferie e dei congedi retribuiti per i dipendenti nonché degli altri strumenti previsti dalla contrattazione collettiva;

c) l’assunzione di Protocolli di sicurezza anti-contagio (Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro”, firmato il 14 marzo a Palazzo Chigi dalle parti sociali) e l’adozione di strumenti di protezione individuale laddove non fosse possibile rispettare la distanza interpersonale di un metro come principale misura di contenimento.

d) l’incentivazione delle operazioni di sanificazione dei luoghi di lavoro, anche utilizzando a tal fine forme di ammortizzatori sociali.

Un ulteriore Protocollo condiviso con le parti sociali è stato firmato il 24 aprile e costituisce uno degli allegati al DPCM del 26 aprile. Con queste recenti norme viene dato avvio alla “fase 2”, di riapertura delle attività e di allentamento dei vincoli di spostamento delle persone fisiche; si tenga presente che questa fase avrà una durata di parecchi mesi. 

Per questi aspetti è consigliabile che l’amministratore si coordini con il proprio consulente del lavoro e/o centro servizio paghe.

Ricordo infine che il contagio da Covid-19 è considerato a tutti gli effetti infortunio sul lavoro e quindi ne segue la specifica disciplina.

C) Attenzione particolare alla privacy: in questo periodo è naturale venir a conoscenza di dati sensibili sanitari e degli spostamenti delle persone fisiche; si noti che, oltre ai condomini, i dati possono riguardare i familiari dei condomini, i conduttori, i visitatori abituali, i fornitori del condominio.

L’amministratore avrà cura di attenersi, nelle comunicazioni (scritte e verbali), a quanto strettamente necessario alla propria attività di gestione (rif. GDPR, già oggetto di lezioni nei corsi di aggiornamento).

D) Riguardo la contabilità condominiale, non si potrà che operare con “acconti” e con “riserva di conguaglio”, sia per le entrate che per le uscite.

Per le entrate (versamenti delle rate condominiali): allo stato dei fatti non si possono fare assemblee (in presenza fisica) e non si possono approvare i bilanci. L’amministratore può chiedere la libera contribuzione dei condomini sulla base dell’ultimo bilancio approvato.

A mio avviso, sarebbe praticabile anche un altro approccio. Si consideri che l’amministratore, in forza del mandato ricevuto, è tenuto a garantire ai condomini la fruibilità dei servizi essenziali; e per fare questo deve redigere quantomeno un bilancio preventivo e relativo piano di riparto; su tale base ha titolo per pretendere le provviste necessarie.

I condomini diligenti, disponibili a versare la propria quota, si aspettano questo input dall’amministratore, non spettando a loro stabilire il “quantum” di propria competenza.

La mancata approvazione del bilancio condominiale, a mio avviso, non esime l’amministratore dal redigere e chiedere a tutti i condomini le provviste che ritiene necessarie per l’anno corrente (indipendentemente da come queste vengano calcolate, sul preventivo dell’anno precedente o su altre stime).

Solo successivamente, nei confronti dei condomini morosi, scatterà l’obbligo per l’amministratore di recupero forzoso delle somme, il cui termine è prorogato dai Decreti emergenziali. 

Per le uscite (pagamenti ai fornitori del condominio): le persone fisiche che eseguono manutenzioni e lavori a servizio del condominio, dovranno essere adeguatamente protetti.

L’amministratore in quanto rappresentante dell’ente appaltante ha l’obbligo di accertarsi che l’appaltatore sia tecnicamente attrezzato e che le persone siano dotate dei relativi presidi obbligatori. Per approfondimenti, anche per questo argomento, si richiamano alcune lezioni dei corsi di aggiornamento degli scorsi anni.

Contabilmente si tenga nota di tutto quanto deciso ed eseguito durante il periodo di emergenza, per poter poi presentare all’assemblea un resoconto puntuale ai fini dell’approvazione.

A margine, si segnala che la polizza globale fabbricati, normalmente stipulata dai condominii, non interviene nel caso di una emergenza sanitaria, salvo la presenza di specifiche estensioni di garanzia.

E) Approntare le misure per l’ufficio dell’amministratore: riguardo il ricevimento di clienti, fornitori e tecnici, ci si deve attenere alle norme attuali (distanziamento sociale, utilizzo di dispositivi per limitare il più possibile il contagio, ecc.).

In linea di massima, per il personale dipendente dello Studio vale quanto detto sopra per i dipendenti del condominio; con l’integrazione delle disposizioni specifiche per gli “studi professionali e i lavoratori autonomi”, contenute nei DPCM in vigore.

Il caso dell’amministratore sottoposto a quarantena o contagiato.

L’amministratore previdente ha approntato (o ha in mente) un piano emergenziale che preveda di:

-   - garantire la prosecuzione dell’attività dell’ufficio; igienizzazione degli uffici, dpi per i dipendenti, delega di firme a collaboratori, avvisi ai fornitori;

-    - comunicare ai condomini la propria assenza (il motivo, seppur in modo generico per rispetto della propria privacy, ma quanto basta per informare della serietà del momento);

-     - nominare dei sostituti di fiducia (presentandoli ai condomini/terzi);

-     - modificare o confermare i canali di comunicazione.

Se è stato instaurato un rapporto di collaborazione e di fiducia tra i soggetti che operano attorno al condominio, solitamente nasce una coesione, una comprensione reciproca ed una riduzione di eventuali “ostilità”.

Verso la graduale ripresa di una normalità di vita e di lavoro.

In condominio ci sarà da riprendere ed avviare quanto rimasto in sospeso o programmato.

L’amministratore sarà il primo a potersi spostare liberamente e potrebbe sfruttare l’occasione per far sentire la propria vicinanza ai condomini, chiedere se vi sono criticità, assicurare circa la ripresa della quotidianità di vita e di gestione condominiale (va bene anche un semplice e veloce sopralluogo).

Perciò, l’amministratore dovrà essere aggiornato sulla “road map” stabilita dalle Autorità (nazionali, regionali e comunali) e di conseguenza costruirsi un proprio percorso, meglio se specifico per ogni condominio.

È evidente a tutti che:

- i prossimi interventi pubblici, sempre con l’obiettivo di tutelare il bene primario della salute, saranno improntati a criteri di prudenza, gradualità e territorialità;

-    - al verificarsi di futuri focolai di contagio, ritorneranno le restrizioni, con tutte le conseguenze note;

-   - passata la fase di emergenza, non si tornerà alla vita di prima perché, dovendo convivere con il coronavirus (o con altri agenti patogeni che si presenteranno in futuro), dovremo adattarci a nuove modalità di vita e di lavoro.

I cambiamenti nelle attività lavorative saranno, quantomeno, i seguenti:

-     - il ricorso sempre più frequente allo smart working, perché dà maggiore sicurezza;

-     - l’utilizzo prioritario dell’informatizzazione per quanto tecnicamente possibile;

-     - la formazione e l’aggiornamento saranno fondamentali e costituiranno i caratteri distintivi per tutti gli operatori del mercato; a maggior ragione per i professionisti, tra cui ovviamente gli amministratori condominiali.

La fiducia e la collaborazione tra amministratore e condòmini sono importantissime in questi frangenti.

L’amministratore non è un semplice esecutore contabile, bensì rappresenta un riferimento indispensabile per i condòmini ed anche per il tessuto sociale ed economico del territorio in cui è situato il condominio.

Nei periodi di felice tranquillità e di ordinaria gestione, un amministratore si distingue per la competenza, l’efficienza e la “personalità”.

Nei periodi di emergenza, l’amministratore mette alla prova la propria capacità di destreggiarsi e di affrontare i problemi. È proprio quando i condòmini non sanno o non possono agire, che si rivolgeranno all’amministratore, che avrà modo di giocarsi le carte migliori.

I motivi per un associazionismo.

C’è un luogo dove l’amministratore può far palestra della propria professionalità: in una associazione di colleghi e di esperti. Un punto di riferimento costituito principalmente da persone, che non sia un semplice distributore di circolari informative.

L’Associazione Sesamo Amministratori intende caratterizzarsi nei seguenti aspetti:  

-     - condivisione di esperienze tra colleghi;

-     - consulenze da specialisti in singoli settori (legali, fiscali, tecnici);

-   - poter affrontare questioni inedite che necessitano di risorse straordinarie, non facilmente reperibili dal singolo professionista.

In una associazione così intesa, il denaro ed il tempo investiti dal socio sono più che ripagati dai vantaggi ottenuti insieme.

Come Associazione di categoria siamo presenti ed attrezzati per dare agli Associati tutta l’assistenza e la consulenza necessaria per lo sviluppo e la valorizzazione della professione.

Pietro Bonis - Sesamo Treviso

Le assemblee in videoconferenza o "teleassemblee" sono davvero possibili?

L'incontro tra molte associazioni di categoria degli amministratori di condominio e della piccola proprietà immobiliare che si è tenuto on line in forma di web conference lo scorso 28 aprile promosso dal Sole 24 Ore è stato utile a ragionare sui dubbi - tutti abbastanza condivisi pur con qualche sfumatura di differenza - ma anche ad esplorare le possibilità di questa possibile e forse imminente innovazione.Il workshop si rivolgeva agli amministratori professionisti portando il punto di vista dei referenti delle diverse associazioni in una sorta di confronto, proposte e ipotesi futuribili ma nenche troppo.

Al termine di questo workshop online si sono evidenziate delle linee di pensiero molto variegate. 

Propongo ai lettori di questo sito, agli associati Sesamo e ai colleghi di Sesamo ciò che ho maturato dalla mia partecipazione al workshop e il mio pensiero al riguardo attraverso 20 punti di riflessione.

"La teleassemblea in venti punti molto concreti. 

Caro collega per quanto riguarda le assemblee in videoconferenza, ad oggi 30 aprile 2020, in piena emergenza sanitaria nel nostro Paese:

1. è preferibile non indirle: in effetti, allo stato attuale della normativa (oggi 30 aprile 2020), le delibere assunte nelle teleassemblee sono annullabili, inutile negarlo! Il riferimento all'art 2370 comma 4 Cod Civ in materia di società, che si ritrova bene o male in tutti i commenti, non va sopravvalutato, perchè riguarda essenzialmente casi di partecipazione da remoto di uno o più aventi diritto ma nell'ambito di assemblee proprie delle "società" che come enti non sono affini al condominio;
2. non rinunciare: l'esperienza di smartworking ha lasciato il segno. Negare disponibilità a valutare la convocazione di teleassemblee non è un buon biglietto da visita e in alcuni casi può risolvere molti problemi di partecipazione come nel caso delle seconde case nelle località turistiche;
3. non imporle: i condomini si devono sentire a proprio agio per partecipare con convinzione a quello che di fatto è una prima sperimentazione;
4. prepara il terreno: comincia dai consiglieri e trova l'occasione per convocare brevi incontri informali, che siano appunto brevi. Poi coinvolgi tutti i condomini: ad esempio, convoca un incontro informale on line breve (breve!) per affrontare argomenti collaterali che non riguardano strettamente il condominio amministrato, ed esempio per informare di come la raccolta rifiuti viene gestita nel Comune. Argomenti interessanti per i condomini, ma che non creano l'"ansia da partecipazione". A questi incontri fai in modo che chi vuole possa prendere la parola, incoraggia il dialogo, ma cerca di essere cortesemente severo con i tempi in cui ciascuno può dire la sua;
5. indici un'assemblea in videoconferenza solo se il condominio è relativamente piccolo: gestire un'assemblea on line non è facile, occorre una certa abitudine ed altrettanto vale per la partecipazione dei condomini, per non parlare dei problemi tecnici di collegamento. Piccoli numeri quindi pochi condomini da gestire aiutano da questo punto di vista;
6. indici un'assemblea in videoconferenza solo se non c'è conflittualità: le teleassemblee sono annullabili, inutile negarlo! Quindi la convocazione con questo mezzo è un comodo pretesto per l'impugnazione. Però è anche vero che se nessuno dei condomini impugna la delibera nei trenta giorni, allora l'assemblea si è svolta correttamente;
7. non strafare: anche se la teleassemblea fosse gradita, se devi fare approvare investimenti impegnativi o innovazioni importanti, convocare una teleassemblea può non essere una buona idea: in alcuni casi serve proprio un confronto diretto vis a vis tra i partecipanti per decidere con più consapevolezza;
8. non pensare solo da avvocato, ricordati che sei un manager: ridurre la questione ad aspetti regolamentari ("disclaimer", improbabili rinunce all'impugnazione o simili "fabbriche di carta") non serve, quasi certamente non risolvono il problema della potenziale invalidità della delibera e rischi di generare solo sospetti e diffidenze;
9. non incentivare la partecipazione per delega: la partecipazione all'assemblea è una cosa seria, ridurla ad un consesso di soggetti esperti (il consulente informatico di turno) non è una buona idea!
10. fai molta, molta, molta attenzione alla scelta della piattaforma di videoconferenza: questo aspetto è sottovalutato da tutti, ma, come insegna il mondo della scuola passato frettolosamente a piattaforme non adeguate, gli errori si pagano cari. Potresti compromettere gravemente la stessa fiducia che i condomini hanno nella tua competenza e, soprattutto.... la responsabilità della scelta della piattaforma è solo tua. Quindi: non scegliere una piattaforma di videoconferenza a caso: leggi con pazienza termini e condizioni e anche l'informativa privacy. Se non garantisce che i dati restano nell'UE e se non spiega quali cautele il fornitore di servizi ha adottato per evitare accessi illeciti non va bene. Spesso (molto spesso) la differenza tra i piani a pagamento e quelli gratuiti è rilevante e i costi in genere sono piuttosto bassi: meglio scegliere un piano a pagamento se è il caso!
11. ricorda che le impostazioni della piattaforma non sono un gadget: verifica di poter controllare l'accesso dei partecipanti, di poter estromettere chi non ha diritto alla partecipazione, di poter togliere audio e video ai partecipanti se qualcosa andasse storto;
12. se non riesci a gestire la piattaforma durante l'assemblea, perchè sei assorbito dagli argomenti all'ODG, lasciati aiutare, ma deve essere qualcuno del tuo staff (NON UN CONDOMINO che si dichiara esperto): AL TIMONE DEVI ESSERCI TU!;
13. ricorda sempre che la privacy è una cosa seria: se la partecipazione avviene con userid e password informa i partecipanti che se diffondono questi dati compromettono la privacy di tutti e si espongono alle sanzioni specifiche previste dalla Legge. E' certamente una buona idea registrare l'assemblea, ma ricorda che questo è possibile solo con il CONSENSO INFORMATO di tutti i partecipanti;
14. la valida partecipazione del condomino (o meglio dell'"avente diritto") è solo con il video, l'audio non basta perchè non si può avere certezza che sia proprio solo lui in collegamento;
15. solo ed unicamente gli aventi diritto partecipano all'assemblea: estrometti con severità e determinazione chi non ha diritto a partecipare, anche fosse un amico del condomino;
16. nella convocazione va specificato che l'assemblea si svolgerà on line, ma la convocazione va fatta in un luogo fisico (lo studio dell'amministratore che sarà il segretario verbalizzante): anche in diritto societario la tesi prevalente è quella considerare il luogo di convocazione sempre e comunque unico, anche se evidentemente è una finzione giuridica, perchè i luoghi in realtà sono tanti quanti sono i partecipanti. Nella convocazione va dettagliata la modalità di collegamento in modo che sia a prova di inesperto;
17. durante tutto il collegamento va monitorato il collegamento degli aventi diritto: se viene meno sospendi temporaneamente lo svolgimento dell'assemblea; se taluno non fosse più in grado di ricollegarsi, la sua "assenza" va verbalizzata esattamente come accade quando, in condizioni normali, taluno uscisse dal luogo dove si sta svolgendo l'assemblea;
18. fatti dare un numero di telefono e raccomanda di averlo a portata di mano per ogni problema durante il collegamento, ma il collegamento solo telefonico non è adeguato (preparati alle obiezioni);
19. non sopravvalutare la competenza tecnica dei condomini (e sappiamo tutti che non è una questione di età anagrafica): molte persone ancora non vanno al di là di messaggi o al più di video inviati tramite Whatsapp;
20. Oggi non è possibile, ma appena sarà possibile convocare un'assemblea tradizionale, sarebbe importante introdurre una modifica al regolamento di condominio che autorizzi le teleassemblee: attenzione però che senza una regolazione seria, che potrebbe arrivare solo per decreto, il rischio di un fallimento può essere dietro l'angolo e può giungere inaspettato. Attendiamo dunque ove e se possibile gli sviluppi di legge. Buon lavoro a tutti.

Dott. Antonio Romano - Presidente Centro Studi Associazione SESAMO