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• ESAMI FINALI CORSI DI AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE E FORMAZIONE INIZIALE 2021: DATA E LUOGO
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22 • Settembre • 2021

ESAMI FINALI CORSI DI AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE E

FORMAZIONE INIZIALE 2021: DATA E LUOGO

CORSO AGGIORNAMENTO

  • Residenti in Emilia Romagna afferenti a SESAMO CENTRO EMILIA: esame lunedì 04 ottobre 2021 ore 9:00 (1° sessione) e ore 10:30 ( 2° sessione) presso Studio Logica 2 - via Monviso n. 47, Modena.
  • Residenti in Veneto afferenti a SESAMO TREVISO: esame venerdì 08 ottobre 2021 ore 15:00 presso le sale dell'Oratorio della Parrocchia di Selvana - via Zanella n. 7, Treviso.
  • Residenti in Lombardia: esame martedì 5 ottobre 2021 ore 18:30 presso Associazione ASPPI MILANO - Via Archimede 22, Milano.
  • Residenti in Lazio e Campania: esame 6 ottobre ore 15:30  presso Associazione ASPPI LATINA - Corso della Repubblica 297, Latina.

 

 CORSO DI FORMAZIONE INIZIALE

  • Iscritti residenti in Emilia Romagna: esame lunedì 4 ottobre 2021 ore 15 presso sede SESAMO CENTROEMILIA - via F. Selmi 54, Modena.
  • Iscritti residenti in Lombardia: esame venerdì 15 ottobre 2021 ore 14 presso Associazione ASPPI CREMA - Via Matteotti 42, Crema.
• “E' possibile registrare un’assemblea di condominio?” a cura di Antonio Romano e Fiorella Cima
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27 • Maggio • 2021

“E' possibile registrare un’assemblea di condominio?” 

a cura di Antonio Romano e Fiorella Cima

E' possibile (legalmente) registrare un'assemblea di condominio?

Il problema si è posto con particolare intensità in occasione delle assemblee condominiali in videoconferenza che si sono svolte in questi mesi di emergenza sanitaria.

Si tratta però di un tema che da molto tempo è diffusamente sentito, per effetto, tra l'altro, dell'evoluzione tecnologica che ha trasformato i nostri device, in particolare gli smartphone, in veri e propri studi di registrazione audio e video tascabili e quindi anche, per certi aspetti, agevolmente occultabili.

Nella Guida del Garante Privacy "Il condominio e la privacy" il tema viene trattato in modo specifico ma parziale: in essa si legge che "L'assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti".

Il Garante si esprime solo sulla registrazione video e non fornisce indicazioni sulla registrazione solamente audio.

Sembra quindi doversi dedurre che la registrazione con video non può prescindere dal consenso unanime, mentre la registrazione solo audio sembrerebbe lecita, a prescindere dal consenso dei partecipanti.

In ambito specificamente condominiale, i principi che sono stati affermati in giurisprudenza riguardano essenzialmente la registrazione effettuata come strumento di integrazione del verbale: "ogni condomino ha diritto di chiedere all'amministratore che la riunione condominiale sia registrata. Tale richiesta non può essere rigettata senza giustificato motivo" (Trib. Bologna sentenza n. 596/1999).

Ancora il Tribunale di Bologna (sentenza n. 596/1999) ha affermato che ”per analogia fra la normativa condominiale e quella societaria, deve ritenersi applicabile l’articolo 2371 Cod Civ, secondo cui l’assemblea è presieduta dalla persona indicata nell’atto costitutivo o in mancanza da quella designata dai convenuti; pertanto, l’autorizzazione alla registrazione fonografica dell’assemblea deve essere data dal presidente, sia pure alla condizione, per esempio, che la registrazione su nastro o compact disc venga allegata alverbale e trascritta al termine dell’assemblea”.

E se il Presidente dell’assemblea negasse la registrazione fonografica?

Secondo il Tribunale di Foggia (sentenza del 11.06.09) "tenuto conto del diritto del singolo condomino di controllare il procedimento di formazione della volontà assembleare, il rifiuto del presidente potrebbe essere impugnato ai sensi dell’articolo 1137 Cod Civ, per vizio del procedimento assembleare".

Il Tribunale di Roma, nella sentenza del 3 luglio 2018, n. 13692 ha considerato più specificamente la questione, ossia se è possibile registrare autonomamente l'assemblea per tutelarsi nel caso in cui la verbalizzazione non si riveli corretta: la sentenza non è un modello di chiarezza, ma, in ultimo sembrerebbe affermare che la registrazione dell'assemblea non sia consentita in assenza del consenso di tutti gli aventi diritto (ovvero dei partecipanti).

Nel caso deciso, una condomina ha impugnato un deliberato assembleare, lamentando numerose irregolarità e per fondare le proprie affermazioni produce in giudizio la registrazione della riunione. Il Tribunale osserva che  “Al riguardo si osserva che ogni condomino ha diritto di chiedere all’amministratore che la riunione condominiale sia registrata.

La Corte di Cassazione ha anche chiarito che, ciascun partecipante ad una conversazione, sia essa una riunione di condominio o un colloquio tra amici, accetta il rischio di essere registrato (Cass. Pen. 18908/2011).

Inoltre, non si verifica la lesione alla privacy dei partecipanti, in quanto la registrazione non dà luogo alla «compromissione del diritto alla segretezza della comunicazione, il cui contenuto viene legittimamente appreso solo da chi palesemente vi partecipa o assiste» (Cass. S.U. 36747/2003).

È importante sottolineare però che nonostante ogni partecipante all’assemblea abbia il diritto di registrare durante l’assemblea, egli è tenuto a non divulgare il contenuto a terzi non presenti durante l’assemblea.

In questo caso si verificherebbe un reato (art. 167 D. Lgs. 196/2003), salvo il caso in cui si sia ottenuto il consenso alla divulgazione da parte di tutti i partecipanti all’adunanza o che la diffusione si renda necessaria per tutelare un proprio diritto.

Le norme giuridiche in merito a ciò sanciscono che la registrazione su nastro magnetico di una conversazione telefonica può costituire fonte di prova, a norma dell’art. 2712  Cod Civ, a condizione che colui contro il quale la registrazione è prodotta non contesti che la conversazione sia realmente avvenuta e che abbia avuto il tenore risultante dal nastro, sempre che non si tratti di conversazione svoltasi tra soggetti estranei alla lite (Cass. 8219/1996; Cass. 122016/1993).

Ed infine va sottolineato che l‘autorità garante per la protezione dei dati personali nel vademecum “il condominio e la privacy”, a tal proposito, ha chiarito che l’assemblea condominiale può essere registrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti.

Ipotesi diversa dal caso che ci occupa, ove la proponente non è stata autorizzata.

Ciò premesso e considerato non sembra raggiunto l’onere della prova che compete a parte attrice.”

La sentenza non è appunto un modello di chiarezza, perché introduce delle premesse favorevoli, richiamando anche la giurisprudenza della Corte di Cassazione, ma alla fine conclude la sua decisione in modo sfavorevole.

Va rilevato che la pronuncia appare travisare i principi fissati dal Garante Privacy, che, come evidenziato all'inizio, vieta esplicitamente la sola registrazione video in assenza del consenso e si discosta dalle altre pronunce del Tribunale di Bologna e di Foggia che hanno invece ritenuto possibile la registrazione, senza consenso ma in ogni caso con un avviso ai presenti, previa richiesta al Presidente dell'assemblea.

Certo che la posizione della Corte di Cassazione del 2011 nella sentenza richiamata dal Tribunale di Roma resta piuttosto favorevole. In sostanza, chiunque può registrare un colloquio in corso tra altre persone, anche a loro insaputa, a condizione però che chi registra sia presente e che la registrazione non avvenga nel luogo di privata dimora del soggetto “registrato”, sempreché questi non abbia fornito il consenso.

Quindi, se la riunione di condominio non si svolge a casa di uno dei condomini, si può affermare che sia comunque lecito registrare l’assemblea senza che ciò costituisca una lesione della privacy dei partecipanti.

D'altro canto, l'utilizzo della registrazione in giudizio non costituisce una pubblicazione vietata, in quanto finalizzata alla difesa dei propri diritti (Cass. sentenza n. 12528/2004).

Va fatta però una precisazione.

I contenuti dell'assembla registrati dal condomino non possono essere in alcun modo diffusi: la diffusione è sempre e comunque vietata salvo esplicito (e documentabile) consenso.

Le registrazioni possono però essere utilizzate nell'ambito di procedimenti giudiziari o mediativi. Nel caso di procedimenti giudiziari però è bene essere consapevoli che l'ammissione dei mezzi di prova richiesti dalle parti è compito che il legislatore riserva al giudice che vi provvede con ordinanza dopo averne accertato l'ammissibilità e la rilevanza.

Le prove, per poter essere ammesse dal giudice, devono essere conformi alla legge, idonee a dimostrare il fatto che ne costituiscono l'oggetto e rilevanti ai fini della decisione.

Non si può quindi dare per scontato che la registrazione venga considerata ammissibile.

Per l'amministratore restano valide due raccomandazioni.

Innanzitutto la verbalizzazione deve essere svolta nel corso della riunione con lettura immediata, come prescrive anche l'art 7 delle Regole di Buone Prassi dell'Associazione Sesamo Amministratori, lasciando quindi all'eventuale registrazione la sola funzione di conferma di un verbale già redatto in modo adeguato.

Inoltre, come indicato per le video-assemblee, nel caso in cui si ritenga di procedere alla registrazione dell'incontro, è opportuno procedere all'acquisizione del consenso esplicito per la realizzazione di riprese audio e video, con la predisposizione di una Informativa privacy adeguata.

Nel caso in cui qualcuno dei condomini intenda procedere alla registrazione dell'incontro, è opportuno che l'amministratore informi il Presidente (che, ricordiamo essere il soggetto a cui compete ogni decisione sulla gestione dell'incontro assembleare), dell'opportunità di esprimersi in senso positivo o negativo motivando la posizione assunta con argomenti specifici e non riferendosi genericamente alla normativa sulla privacy, che, di per sé, non introduce limitazioni esplicite al riguardo.

Peraltro è importante che il condomino venga avvertito delle conseguenze in caso di diffusione a terzi della registrazione al di fuori degli stretti limiti in cui tale diffusione può avvenire legittimamente.

In conclusione, in questo nostro articolo, tenendo presente la posizione del Garante Privacy, abbiamo considerato la distinzione tra registrazione di una assemblea in modalità solo audio o con video e abbiamo analizzato una serie di pronunce giurisprudenziali che offrono principi e fondamenti utili per poterci muovere con sicurezza, senza incorrere in sanzioni quando desideriamo effettuare la registrazione di una assemblea condominiale.

• Dal titolo ”diventa con l’Associazione SESAMO Amministratore di Condominio, una opportunità per una professione in evoluzione” ha preso il via una campagna pubblicitaria radiofonica per promuovere i Corsi di formazione iniziale per Amministratori di Condominio.
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27 • Aprile • 2021

Dal titolo ”diventa con l’Associazione SESAMO Amministratore di Condominio, una opportunità per una professione in evoluzione” ha preso il via una campagna pubblicitaria radiofonica per promuovere i Corsi di formazione iniziale per Amministratori di Condominio.

 SESAMO dal 15 Aprile ha dato seguito ad una efficace campagna pubblicitaria radiofonica attraverso una serie di spot sulle emittenti provinciali di Latina, tra le più seguite, che sono Radio Immagine, Radio Latina e Radio Luna. Ha fatto da supporto all’iniziativa anche un pubbliredazionale sul sito lunanotizie.it 

• Sul nuovo numero on line di Aprile “FMI Facility Management Italia“ la Rivista scientifica trimestrale dei servizi integrati per i patrimoni immobiliari e urbani” è stato pubblicato un articolo di SESAMO.
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27 • Aprile • 2021

Sul nuovo numero on line di Aprile “ FMI Facility Management Italia“ la Rivista scientifica trimestrale dei servizi integrati per i patrimoni immobiliari e urbani” è stato pubblicato un articolo di SESAMO.

Alle pagine 21-29 della Rivista FMI gli articoli a firma Fiorella Cima, Antonio Romano e Luigi Ferdinando Giannini per SESAMO su “ Smart Management per i condomini” e un particolare focus sul quartiere “Chiesa Rossa”: un condominio-laboratorio di servizi.

Clicca qui per vedere la rivista

• WEBINAR 22 E 29 APRILE 2021 SUGLI INCENTIVI FISCALI PER LA RIQUALIFICAZIONE DEGLI IMMOBILI A CURA DEL CENTRO STUDI DI SESAMO
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14 • Aprile • 2021

 

 

Siamo lieti di segnalare ai nostri associati che il Centro Studi di SESAMO organizza due webinar sugli incentivi fiscali relativi a Superbonus e Bonus facciate, argomenti di interesse pratico per gli amministratori di condominio, sui quali c'è ancora molta incertezza, causata spesso dalla circolazione di informazioni contrastanti. I due webinar saranno validi come Modulo formativo del corso di aggiornamento professionale per amministratori di condominio 2021

  • Webinar Giovedì 22 aprile 2021 ore 15.00 - 17.00

"Superbonus 110%: tecnica, procedura e finanziamento. Un percorso a tappe per il rinnovamento e la valorizzazione del patrimonio edilizio"

  • Webinar Giovedì 29 aprile 2021 ore 15.00 - 17.00

"Bonus facciate: estetica e struttura per un immobile che acquista valore"

Apertura webinar a cura di On. Alfredo Zagatti Presidente Nazionale ASPPI e di Dott. Luigi Ferdinando Giannini Presidente Nazionale SESAMO.

Relatori: Dott. Antonio Romano Centro Studi SESAMO, Dr.ssa  Fiorella Cima Centro Studi SESAMO, Dott. Andrea Maffei Centro Studi SESAMO e Ing. Paola Triaca Studio TEC Engineering

Per partecipare ai due webinar occorre inviare una mail a info@sesamoamministratori.it precisando giorno e mail a cui inviare il link  

• Convenzione ASPPI-SESAMO/UnipolSai
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19 • Marzo • 2021

SCONTI ESCLUSIVI PER I NOSTRI SOCI A PARTIRE DAL 15 MARZO 2021

Tutti i nostri soci possono accedere ad una convezione con Unipol-SAI per l'acquisto di vari prodotti assicurativi che coprono un ampio ventaglio di esigenze sia di gestione del rischio che di risparmio e di finanziamento.

Sconti importanti sono previsti per le polizze RC auto e moto, furto incendio CVT e assistenza stradale, infortuni e salute, casa e servizi, animali domestici, condominio e servizi, Responsabilità Civile per amministratori di condominio, commercio e servizi uffici e studi professionali, prodotti "vita" e di finanziamento personale.

In particolare, segnaliamo lo sconto del 18% sul premio della polizza Responsabilità Civile per gli amministratori di condominio nostri soci.

La convenzione parte dal 15 marzo, è a tempo indeterminato e si applica senza limitazioni territoriali per i contratti conclusi attraverso la rete degli agenti Unipol SAI.

Maggiori informazioni e dettagli saranno a breve disponibili nel sito internet di Unipol SAI all'indirizzo https://www.unipolsai.it/convenzioni/altre/asppi

• Ricordo di Orlando Manghi
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04 • Dicembre • 2020

Ho appena ricevuto da Giovanna Tittonel la triste notizia della scomparsa di Orlando Manghi.

Sentito qualche giorno fa, ho ancora ben nitido il timbro della Sua voce.

Ha cercato sempre di essere lungimirante e di guardare oltre, di innovare, prestando attenzione anche ai particolari.

Riporto un piccolo esempio:rientrato dopo una lunga degenza in ASPPI e prestando attenzione alla realtà delle gestioni condominiali, pensando a SESAMO, mi chiese se avevo del materiale da far avere alle figure interne che lavoravano principalmente al telefono. Un ruolo quello delle centraliniste troppo spesso sottovalutato ma che in realtà può "fare la differenza" e io gli inviai un manuale per centralinisti che faceva tesoro di una nostra precedente esperienza, che Lui gradì.

Fare la differenza, certamente un tratto che caratterizzava Orlando che, se anche a volte poteva incutere soggezione, rivelava invece un'altro aspetto della Sua persona e cioè la generosità e l'altruismo.

L'ultimo Congresso di SESAMO, il 16 Settembre del 2017, si è tenuto a Parma e fu proprio Lui a propormi la Sede: l'organizzazione fu impeccabile e Lui un vero Signore, ci salutammo e nel venir via non nascosi la mia commozione.

Nell'esprimere a nome di SESAMO sentite condoglianze alla Sua famiglia mi addolora la perdita di un caro amico.

Luigi Ferdinando Giannini

• NUOVI AGGIORNAMENTI SULLE ASSEMBLEE IN VIDEOCONFERENZA (note a cura di Antonio Romano e Fiorella Cima aggiornate al 28.11.2020)
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01 • Dicembre • 2020

NUOVI AGGIORNAMENTI SULLE ASSEMBLEE IN VIDEOCONFERENZA

(note a cura di Antonio Romano e Fiorella Cima Centro Studi Sesamo - aggiornate al 28.11.2020) 

A distanza di un mese circa, il Governo e il Parlamento ritornano su un tema estremamente delicato per il condominio, cambiando idea in modo sostanziale.  

La conversione in legge del D.L. 7 ottobre 2020 n. 125, che, peraltro nulla ha a che fare con la materia condominiale (tratta infatti di misure urgenti connesse con la proroga della dichiarazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19 e la continuità operativa del sistema di allerta COVID), modifica per la seconda volta il testo dell'art.66 delle Disposizioni di Attuazione al Codice Civile

In pratica, non occorre più l'unanimità per la convocazione di assemblee in videoconferenza ove non previsto dal Regolamento di condominio: basta la maggioranza

E' vero che molti commentatori avevano già rilevato che, imponendo l'unanimità, era praticamente inutile aver modificato l'art.66 Disp. Att. Cod. Civ. con la legge di conversione  

(L 126/20 del 13.10.20) del DL 104/20 ammettendo le assemblee in videoconferenza: essendo complicato convocare un'assemblea "tradizionale" per modificare il regolamento di condominio, di fatto l'unanimità impediva in moltissimi casi l’impiego di questo sistema. 

Resta il fatto però che cambiare idea in continuazione, in questo caso a un solo mese di distanza dal precedente Decreto, rende molto difficile organizzarsi. 

Quale maggioranza? 

L'Avv. Luigi Salciarini sul Sole 24 Ore pone giustamente proprio questo problema e altrettanto fa il Giudice Antonio Scarpa nel Quotidiano Giuridico di Wolters Kluwer: entrambi nei loro commenti rendono evidente come materie importanti siano trattate sia dal Governo che dallo stesso Parlamento con grande approssimazione. 

In linea di massima, si ritiene che per "consenso della maggioranza dei condomini" (così nel testo della nuova norma) significhi, alla lettera, la maggioranza dei partecipanti al condominio (non soltanto la maggioranza degli intervenuti alla singola riunione), calcolata con riguardo al solo elemento personale, indipendentemente dal valore proprietario che essi rappresentano. 

Si tratta di una interpretazione tutt'altro che certa, perché in ambito condominiale proprio la "doppia maggioranza" è un elemento qualificante della regolazione della manifestazione di volontà dell'assemblea. 

Tuttavia, prendiamo in prestito le parole proprio del Giudice Antonio Scarpa ricordando la sua considerazione che: "Sembra inutile che i pratici pretendano dalla legge le risposte a tanti interrogativi. Ciò che i pratici devono risolvere, lo risolveranno facendolo." 

In conclusione, restano quindi sempre valide le considerazioni e gli strumenti che consigliamo di adottare nelle nostre Linee Guida (che abbiamo pubblicato nel sito internet della nostra Associazione e nei canali social il 10 novembre 2020) perché lo strumento della videoconferenza venga accettato consapevolmente e non diventi uno strumento di inutile contenzioso. 

• Assemblee in presenza - Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20
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20 • Novembre • 2020

Assemblee in presenza - Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20

Premessa

Come già il DPCM 18.10.20 e il successivo DPCM 24.10.20 anche il DPCM 03.11.20 art 1 comma 9 lettera o) ribadisce che “è fortemente raccomandato svolgere anche le riunioni private in modalità a distanza”.

Occorre considerare anche le regole previste dalle altre norme, che sono le seguenti. Innanzitutto, l'art 1 comma 10 del DL 33/20 (pubblicato in GU il 16.05.20 – convertito in Legge 74/20 il 15.07.20) a norma del quale “Le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro”.

Occorre inoltre fare riferimento, oltre a quanto dispone l’allegato 19 al DPCM 03.11.20 “Misure igienico – sanitarie”, a quanto dispone l’allegato 9 al DPCM 03.11.20: “Linee guida per la riapertura delle attività economiche, produttive e ricreative” con particolare riferimento alla scheda tecnica “Uffici aperti al pubblico”, (dove si legge tra l'altro che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) vengono prioritariamente favorite le modalità a distanza; in alternativa, dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l'uso della mascherina)" nonché a quanto dispone l’allegato 12 al DPCM 03.11.20 “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020”.

Detto questo, le assemblee di condominio in presenza SI POSSONO CONVOCARE, ma necessariamente nel rispetto di tutta la regolazione che il Centro Studi ha sintetizzato nelle Regole operative.

A conferma si veda la FAQ Ministeriale pubblicata dopo il DPCM 03.11.20 in cui si legge espressamente quanto segue (anche con specifico riferimento alle zone “rosse”): “È consentito svolgere assemblee condominiali in presenza?

Sì. È fortemente consigliato svolgere la riunione dell’assemblea in modalità a distanza. Laddove ciò non sia possibile, per lo svolgimento in presenza occorre rispettare le disposizioni in materia di distanziamento sociale e uso dei dispositivi di protezione individuale.”

Regole operative:

Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20

1.Va garantito il rispetto della distanza interpersonale di un metro: considerando l’organizzazione della sala, la distanza deve essere verificata in relazione alle sedute. Ulteriormente, ai presenti è opportuno sia raccomandato, sia prima che durante la riunione, il mantenimento della distanza interpersonale tra i partecipanti all’assemblea durante tutto lo svolgimento dell’incontro.

2. Se la riunione si svolge al chiuso, non possono partecipare più di 200 persone (DPCM 03.11.20 allegato 9 scheda tecnica “Cinema e spettacoli dal vivo”). Eventuali ulteriori limitazioni possono legittimamente essere contenute in atti di competenza governativa (i successivi DPCM) o delle Regioni. In ogni caso è raccomandata la continua aerazione dei locali. Negli edifici dotati di specifici impianti di ventilazione con apporto di aria esterna, tramite ventilazione meccanica controllata, si raccomanda di eliminare totalmente la funzione di ricircolo dell’aria;

3. Ai sensi dell'art 5 comma 1 lettera c) del DPCM 03.11.20 è raccomandata l'applicazione delle misure di prevenzione igienico sanitaria di cui all'allegato 19 del DPCM 03.11.20 (essenzialmente disponibilità di soluzioni idroalcoliche per la disinfezione delle mani e pulizia delle superfici con disinfettanti a base di cloro o alcol). L’amministratore deve sia garantire la disponibilità delle soluzioni disinfettanti all’ingresso che l’avvenuta pulizia della sala riunioni prima dell’incontro. Gli eventuali maggiori oneri, che devono essere documentati, possono essere posti a carico dei condomini.

4. Ai sensi dell'art 1 comma 7 del DPCM 03.11.20 occorre usare protezioni delle vie respiratorie nei luoghi al chiuso accessibili al pubblico (mascherine anche autoprodotte). L'allegato 9 del DPCM 03.11.20 nella sezione "Uffici aperti al pubblico" conferma che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) … dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l’uso della mascherina". Quindi, a meno che l'assemblea sia di breve durata, i presenti devono comunque indossare la mascherina anche se la distanza interpersonale è superiore al metro: l’accesso alla sala dove si svolge l’assemblea sarà consentito solo a coloro che indossano tali dispositivi di protezione;

5. Sono previsti protocolli o linee guida adottati sia a livello nazionale che dalle Regioni idonei a prevenire o ridurre il rischio di contagio nel settore di riferimento o in ambiti analoghi: se anche non fossero specifici per il settore del condominio, valgono quindi quelli eventualmente elaborati per settori analoghi: le norme eventualmente più restrittive contenute in provvedimenti normativi regionali vanno ritenuti prevalenti.

6. All'assemblea di condominio non possono partecipare i soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) perchè questi devono rimanere presso il proprio domicilio: non è previsto un obbligo di verifica della temperatura con termoscanner o simili, per cui, considerate le complicazioni legate alla privacy, se ne sconsiglia l'utilizzo.

7. In ogni caso, anche i soggetti di cui si abbia notizia che siano stati contagiati dal virus o siano comunque sottoposti alle misure di quarantena domiciliare vanno convocati (e parteciperanno solo per delega).

8. Nel caso in cui taluno rifiuti di sottoporsi alle misure di protezione indicate nel corso dell’incontro assembleare, il Presidente dovrà interromperne lo svolgimento.

9. La convocazione dell'assemblea all'aperto è esplicitamente indicata come possibile dalla FAQ governativa del 23.10.20. L’indicazione non è stata ripresa dalle FAQ del 03.11.20, in quanto ritenuta non di interesse nel periodo invernale. In ogni caso, occorre fare attenzione al rispetto della normativa sulla privacy. Le assemblee all'aperto vanno quindi considerate come effettivamente possibili solo se si possono svolgere in un cortile privato in cui, per la struttura dell'abitato, sia consentito l'ascolto della discussione solo agli aventi diritto alla partecipazione all'assemblea.

Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione e da affiggere o distribuire all’ingresso del luogo in cui l’assemblea è convocata.

L’amministratore si impegna perché l’incontro assembleare possa avvenire in sicurezza nel rispetto del DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e del DPCM 03.11.20. Le riunioni che implicano la presenza di più persone possono svolgersi solo nel rispetto di alcune cautele imposte dalla legge.

Pertanto vi invito a considerare quanto segue:

1. L'accesso è consentito esclusivamente nel rispetto del distanziamento interpersonale di un metro che va osservato in ogni momento dell’assemblea: si invitano quindi i partecipanti all’assemblea a prendere posto nelle sedute messe a disposizione nel rispetto nelle norme di cui sopra e di evitare contatti fisici (ad esempio strette di mano).

2. Si ricorda che, ove vi siano comproprietari, il comma 2 dell’art. 67 Disp Att Cod Civ dispone che a partecipare all’assemblea possa essere un solo rappresentante della comunione.

3. La permanenza nel luogo in cui l’assemblea è convocata è consentito solo per il tempo strettamente necessario per lo svolgimento dell’assemblea.

4. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata non sarà consentito ai soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) e in tutti i casi in cui l’interessato sia sottoposto alle misure di quarantena domiciliare obbligatoria: si invitano tutti gli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea a verificare tali condizioni il giorno fissato per l’assemblea.

5. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato all’uso di dispositivi di protezione delle vie respiratorie conformi al disposto dell’art 1 comma 7 del DPCM 03.11.20 quindi mascherine monouso o mascherine lavabili, anche autoprodotte, in materiali multistrato idonei a fornire una adeguata barriera e, al contempo, che garantiscano comfort e respirabilità, forma e aderenza adeguate che permettano di coprire dal mento al di sopra del naso. Tali dispositivi non saranno forniti e quindi ogni interessato è invitato ad attrezzarsi.

6. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato inoltre alla disinfezione delle mani con soluzione disinfettante messa a disposizione all’ingresso.

Allegato 2 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy in caso di impiego di cautele relative alla verifica delle condizioni di salute dei partecipanti all’assemblea

Note redatte sulla base della nota contenuta nel Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020

La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente.

Non essendovi alcun obbligo al riguardo, si sconsiglia l’impiego di termoscanner o simili dispositivi.

In alcuni ambiti, come è il caso degli uffici aperti al pubblico, la rilevazione è solo raccomandata ma non è comunque mai imposta.

Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di:

1. rilevare la temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso al locale in cui si svolge l’assemblea. Non va quindi riportato a verbale che è stata verificata con esito negativo la temperatura corporea di tutti i partecipanti;

2. fornire sempre e comunque l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente: in questo caso il verbale riporterà la circostanza che l’informativa è stata data oralmente e ne riporterà il contenuto. Quanto ai contenuti dell’informativa, con riferimento alla finalità del trattamento potrà essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19 e con riferimento alla base giuridica può essere indicata l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi del DPCM 03.11.20 e con riferimento alla durata dell’eventuale conservazione dei dati si può far riferimento al termine dello stato d’emergenza;

3. definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi ingiustificati e dalla diffusione. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali contatti stretti di un soggetto risultato positivo al COVID-19);

4. in caso di superamento della soglia di temperatura, all’interessato vanno dati i chiarimenti necessari con modalità tali da garantirne la riservatezza e la dignità. 

Anche il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID19, è sconsigliata perché non richiesta dalla normativa vigente e implicante un trattamento di dati personali soggetti a protezione speciale.

Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di prestare attenzione alla disciplina sul trattamento dei dati personali, poiché anche l’acquisizione della dichiarazione costituisce un trattamento dati. A tal fine, si applicano le indicazioni di cui sopra e, nello specifico, si suggerisce di raccogliere solo i dati necessari, adeguati e pertinenti rispetto alla prevenzione del contagio da COVID-19. Ad esempio, se si richiede una dichiarazione sui contatti con persone risultate positive al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.

 

• Assemblee in videoconferenza - Regole operative SESAMO AGGIORNATE al DL 104/20 del 14.08.20 convertito in L 126/20 del 13.10.20
leggi i dettagli della news - SESAMO Associazione Amministratori Immobiliari - aderente ad ASPPI
10 • Novembre • 2020
Assemblee in videoconferenza
 
Premessa
Attualmente, il nuovo art 66 Disp Att Cod Civ (dopo la legge di conversione del DL 104/20 del 14.08.20) dispone che "Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso di tutti i condomini, la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza”.
E’ stabilito anche, con riferimento alla convocazione, che “al terzo comma (dell’art 66 Disp Att Cod Civ), dopo le parole: «e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione» sono inserite le seguenti: «o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell'ora della stessa»”.
Quindi: se non previsto dal regolamento di condominio (che andrebbe modificato alla prima occasione), le assemblee in videoconferenza si possono certamente convocare solo se tutti sono d’accordo a tenerle con questa modalità. Diversamente, la delibera assunta in un’assemblea convocata in videoconferenza è da ritenersi annullabile.
Le alternative sono due:
1. se possibile, occorre specificare nell’ordine del giorno di un’assemblea convocata in presenza, la voce: “Integrazione del regolamento condominiale allo scopo di consentire la convocazione di assemblee in videoconferenza”. Si tratta di una modifica del regolamento condominiale deliberabile con la maggioranza prevista dal comma 3 dell’art 1138 (anche in seconda convocazione, voto favorevole della maggioranza dei presenti in assemblea che rappresentino almeno 500/1000). In effetti, una delibera assunta all’unanimità è indispensabile solo ed esclusivamente per le clausole regolamentari limitatrici dei diritti dei condomini sulle proprietà esclusive o comuni ovvero quelle clausole che attribuiscano ad alcuni condomini dei maggiori diritti rispetto agli altri (Cass. Civ. S.U. 943/1999). Lo stesso principio è affermato anche da Cass. Civ. 9877/12 secondo cui anche nei regolamenti condominiali contrattuali sono effettivamente contrattuali (e quindi richiedono il consenso di tutti i proprietari) solo quelle clausole che incidono sui diritti reali individuali.
2. Se non fosse possibile, occorre raccogliere il consenso di tutti i condomini che dovranno manifestarlo con l’invio di una esplicita dichiarazione. La norma non esprime una modalità precisa di espressione di questo consenso, ma è necessario che lo stesso possa essere documentato, per cui dovrà essere raccolto per iscritto. La dichiarazione potrà avere il seguente contenuto “Dichiaro di manifestare il mio consenso alla convocazione dell’assemblea di condominio con modalità di videoconferenza”.
Il quadro normativo rimane incerto, perché non viene data alcuna indicazione di dettaglio sulla modalità di convocazione e di gestione delle assemblee in videoconferenza. Occorre inoltre ricordare la necessità di coordinamento con la normativa sulla protezione dei dati personali.
Considerata l’assenza di un orientamento giurisprudenziale consolidato, le delibere assunte nelle assemblee in videoconferenza possono essere annullabili ove fossero ravvisati vizi di procedura.
L'esperienza di smart working vissuta da molti ha comunque lasciato il segno. Negare disponibilità a valutare la convocazione di assemblee in videoconferenza non è peraltro un buon biglietto da visita per l’amministratore e in alcuni casi può risolvere molti problemi di partecipazione come nel caso delle seconde case nelle località turistiche.
Considerato che è stata introdotta una modifica alle Disposizioni di Attuazione al Codice Civile, le indicazioni che seguono sono applicabili anche successivamente al 31 gennaio 2021.
SESAMO consiglia quindi di valutare la praticabilità di questo strumento caso per caso, valutando gli aspetti più rilevanti elencati di seguito.
 
Regole operative:
1. Le assemblee in videoconferenza non devono essere imposte: i condomini si devono sentire a proprio agio per partecipare con convinzione. Si raccomanda quindi di verificare la disponibilità generalizzata dei condomini all’utilizzo di questo strumento.
2. Si ricorda che l’adozione di tutti i possibili accorgimenti atti a consentire la concreta partecipazione di tutti gli aventi diritto è una delle Regole di Buone Prassi della nostra associazione (Regola 4), mentre l’impegno a garantire nel corso dell’assemblea condominiale il diritto di parola e di replica a tutti i partecipanti all’assemblea per il periodo di tempo concordato e per ogni punto all'ordine del giorno, con la relativa sintetica verbalizzazione è un’altra Regola di Buone Prassi della nostra associazione (Regola 6). Questi impegni non vengono meno per il fatto che l’assemblea si svolge attraverso una videoconferenza: l’amministratore deve prestare attenzione perché l’incontro si svolga nel rispetto delle regole di trasparenza specificate.
3. Si consiglia di preparare i condomini all’assemblea in videoconferenza: è opportuno convocare brevi incontri informali. In questi incontri è consigliabile fare in modo che chi vuole possa prendere la parola, si incoraggi il dialogo, si cerchi di essere cortesemente severi con i tempi in cui ciascuno può prendere la parola.
4. Non è opportuno convocare assemblee in videoconferenza se c'è conflittualità tra i condomini: considerata la novità e l’assenza di prassi consolidate, le delibere assunte nelle assemblee in videoconferenza si ritiene possano essere annullabili in caso di vizi procedurali, quindi la convocazione con questo mezzo può essere motivo (o comunque un pretesto) per l'impugnazione. Tuttavia se nessuno dei condomini impugna la delibera nei trenta giorni di cui all’art 1137 Cod Civ, l'assemblea si è svolta correttamente e la delibera assunta in tale sede è da ritenersi valida.
5. Per lo stesso motivo è sconsigliabile convocare assemblee in videoconferenza per approvare investimenti impegnativi o innovazioni: ove fosse necessario, è consigliabile inviare il verbale a tutti i condomini nel più breve tempo possibile, avendo cura di giovarsi, come sempre, di metodi di spedizione che consentano di avere certezza dell’avvenuta ricezione (raccomandata con avviso di ricevimento, PEC) e di non sottoscrivere contratti di appalto prima del decorso del termine di impugnazione.
6. Non è consigliabile incentivare la partecipazione per delega: la partecipazione all'assemblea è un diritto dei condomini, per cui ove taluno avesse difficoltà di accesso agli strumenti informatici necessari per la partecipazione, non si consiglia la convocazione in videoconferenza perché può essere motivo di impugnazione.
7. Occorre fare attenzione alla scelta della piattaforma di videoconferenza: la responsabilità della scelta della piattaforma è solo dell’amministratore. E’ quindi importante leggere con attenzione termini e condizioni e non trascurare l'informativa privacy. Se il fornitore di servizi non garantisce che i dati restano nell'UE e se non spiega quali cautele abbia adottato per evitare accessi illeciti, il sistema di videoconferenza non va ritenuto adeguato. Spesso la differenza tra i piani a pagamento e quelli gratuiti è rilevante dal punto di vista delle funzione offerte dalla piattaforma. I costi in genere sono piuttosto bassi e modulabili in relazione alle effettive necessità: è consigliabile valutare questo aspetto nella scelta.
8. Occorre verificare le impostazioni della piattaforma di videoconferenza prima dell’incontro: in particolare si raccomanda di verificare la possibilità di controllare l'accesso dei partecipanti, di poter estromettere chi non ha diritto alla partecipazione, di poter togliere audio e video ai partecipanti.
9. Nel caso in cui l’amministratore ritenesse necessario un supporto tecnico, è sconsigliabile ricorrere alle competenze dei condomini: è opportuno invece che il supporto tecnico venga svolto, se necessario, da un membro dello staff dello studio o da altro professionista incaricato dall’amministratore.
10. Si ritiene sia importante considerare gli aspetti relativi alla privacy:
a) Se la partecipazione avviene con userid e password, l’amministratore nella convocazione deve informare i partecipanti che se diffondono questi dati compromettono la privacy di tutti e si espongono alle sanzioni specifiche previste dalla legge.
b) E' certamente opportuno videoregistrare l'assemblea, ma occorre il consenso informato di tutti i partecipanti. Le registrazioni possono essere condivise con i condomini e gli altri aventi diritto che hanno partecipato all’assemblea, ma non possono essere oggetto di diffusione.
c) Nelle impostazione della piattaforma è importante che l’amministratore escluda la possibilità di registrare l’incontro da parte dei partecipanti all’assemblea: il consenso alla registrazione dell’incontro sarà solo a beneficio dell’amministratore. Lo scopo è evitare il più possibile trattamenti illeciti da parte dei singoli condomini, che comunque, ne assumono la esclusiva responsabilità
d) Nella convocazione è importante che l’amministratore informi i condomini che se provvedono autonomamente alla registrazione video dell’incontro, commettono un illecito (trattamento illecito di dati personali: sanzione amministrativa ai sensi art 83 GDPR comminata dal Garante Privacy).
e) Anche la occultata presenza di soggetti estranei che non hanno diritto alla partecipazione all’assemblea è una violazione della normativa privacy: chi la rende possibile, diffonde dati personali senza il consenso degli interessati (trattamento illecito di dati personali: sanzione amministrativa ai sensi art 83 GDPR comminata dal Garante Privacy).
11. La valida partecipazione degli aventi diritto a partecipare all’assemblea è solo con il video: l'audio non basta perchè non si può avere certezza che sia proprio solo l’avente diritto ad essere in collegamento.
12. Solo ed unicamente gli aventi diritto partecipano all'assemblea: chi non ha diritto a partecipare deve essere estromesso dall’incontro allo stesso modo di un incontro in presenza.
13. Nella convocazione va specificato che l'assemblea si svolgerà sotto forma di videoconferenza, ma la convocazione va fatta in un luogo fisico (lo studio dell'amministratore che sarà il segretario verbalizzante): anche in diritto societario la tesi prevalente è quella di considerare il luogo di convocazione sempre e comunque unico, anche se evidentemente è una finzione giuridica, perchè i luoghi in realtà sono tanti quanti sono i partecipanti. Nella convocazione va dettagliata la modalità di collegamento in modo che sia a prova di inesperto.
14. Durante tutta la durata dell’incontro va monitorato il collegamento degli aventi diritto: se viene meno, occorre sospendere temporaneamente lo svolgimento dell'assemblea; se taluno non fosse più in grado di ricollegarsi, la sua "assenza" va verbalizzata esattamente come accade quando, in condizioni normali, taluno uscisse dal luogo dove si sta svolgendo l'assemblea. Questo aspetto è ad oggi il più controverso, perché in presenza di impedimenti tecnici, quindi nei casi in cui l’avente diritto non riesca a collegarsi per motivi estranei alla sua volontà, l’impossibilità di proseguire nella partecipazione all’assemblea per uno o più condomini, rende la delibera viziata. L’assemblea in questi casi deve quindi essere interrotta.
15. Si consiglia di avere presenti i numeri di telefono degli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea ed è consigliabile raccomandare ai medesimi di averlo a portata di mano per ogni problema durante il collegamento, ma il collegamento solo telefonico non è adeguato per le ragioni di cui sopra.
16. Si consiglia, ove possibile, di introdurre, con la maggioranza dell’art 1138 3 comma Cod Civ, una modifica al regolamento di condominio che autorizzi le assemblee in videoconferenza. Per questo scopo occorre però indire un’assemblea che si svolga in presenza secondo le modalità ordinarie.
17. L’art 7 delle Regole di Buona Prassi di SESAMO prevedono sia la redazione del verbale contestualmente allo svolgimento dell’assemblea che la lettura del verbale alla fine della riunione. Si prevede inoltre che in ogni caso il verbale sarà ritenuto valido solo se sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario. Per ragioni pratiche, come sopra indicato al punto 13, è opportuno che l’amministratore rediga il verbale e quindi svolga la funzione di segretario: l’amministratore - che come segretario avrà redatto il verbale durante l’assemblea - potrà inviarlo al presidente contestualmente attraverso qualsiasi mezzo. Il presidente vi apporrà la firma e lo restituirà all’amministratore per l’inserimento nel registro dei verbali e l’invio ai condomini.
Lo scambio del verbale può avvenire:
a. per via analogica: l’amministratore redige il verbale, lo stampa e lo sottoscrive in originale; il presidente riceve il verbale per via postale o si reca presso lo studio dell’amministratore in un momento successivo per la firma (la firma di presidente e segretario può non essere contestuale);
b. per via digitale: l’amministratore redige il verbale vi appone la firma digitale e lo invia con qualsiasi mezzo telematico (posta elettronica, pec, chat di zoom, sistemi di condivisione in cloud) al presidente che, anche in un momento successivo, vi appone la propria firma digitale e lo rinvia all’amministratore (una firma multipla è sempre possibile, con modalità differenti a seconda del software utilizzato).
La firma digitale, meglio se assistita da marca temporale (perché la firma resta valida anche in caso di scadenza o revoca del certificato della firma digitale), non è prevista dalla legge come obbligatoria in ambito condominiale, ma solo con riferimento alle imprese soggette a registrazione dall’art. 2215 bis Cod Civ. Resta comunque consigliabile adottare questo strumento anche in ambito condominiale solo se si intende passare alla digitalizzazione integrale del registro dei verbali.
I soggetti autorizzati al rilascio della firma digitale e della marca temporale sono elencati nel sito dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale):
Per la verifica delle firme digitali e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente nel sito dell’AGID sono scaricabili tutti i software: https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/firma-elettronica-qualificata/software-verifica
18. Il presidente dell’assemblea riceve le deleghe e la documentazione necessaria per la verifica della corretta convocazione scambiando i documenti con l’amministratore (per la verifica della regolarità della convocazione) per via telematica con qualsiasi mezzo e con i condomini (per la verifica delle deleghe) anche eventualmente via videoconferenza: copia della delega potrà essere inviata da ogni condomino con qualsiasi mezzo, anche telematico, all’amministratore per l’accorpamento al verbale.
Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione
Allegato 2 – Note di integrazione al verbale
Allegato 3 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy
Allegato 4 – Note pratiche per l’amministratore
 
Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione
Sia in prima che in seconda convocazione l’assemblea verrà svolta in modalità telematiche:
[specificare le modalità di collegamento e le credenziali personali di accesso come indicate dalla piattaforma di video conferenza scelta, avendo cura che siano in italiano e perfettamente comprensibili].
Si informano tutti gli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea che le credenziali di accesso alla piattaforma di videoconferenza sono dati personali, soggetti a protezione ai sensi della normativa privacy e non possono essere diffusi a terzi. La diffusione dei dati è un trattamento illecito punito dalla Legge.
Si ricorda che non è consentita la videoregistrazione dell’assemblea da parte dei partecipanti: l’assemblea sarà registrata dall’amministratore per le sole formalità connesse alla verbalizzazione dell’incontro. La registrazione non autorizzata è una violazione della normativa sulla protezione dei dati personali sanzionata ai sensi dell’art 83 GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali).
Si ricorda inoltre che la partecipazione all’assemblea è consentita solo agli aventi diritto e ai loro delegati: la partecipazione all’assemblea non autorizzata di soggetti che non ne hanno diritto è una violazione della normativa sulla protezione dei dati personali sanzionata ai sensi dell’art 83 GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali).
Si raccomanda di collegarsi almeno un quarto d’ora prima dell’orario fissato in modo da verificare la corretta funzionalità del sistema.
Si avvisa che l’assemblea sarà videoregistrata.
INFORMATIVA PRIVACY E AUTORIZZAZIONE AL TRATTAMENTO DEI DATI
Informativa sulla privacy e autorizzazione al trattamento dei dati per svolgimento dell’assemblea di condominio in videoconferenza – Regolamento 2016/679/UE (Regolamento Generale sulla Protezione de Dati Personali - GDPR) e D Lgs 196/03
1 - Premessa
L'assemblea del Condominio (denominazione e indirizzo del condominio) si terrà in videoconferenza mediante piattaforma (specificare la piattaforma di videoconferenza utilizzata).
Il sottoscritto Condomino acconsente ed autorizza espressamente lo svolgimento dell'assemblea in videoconferenza.
2 - Finalità del trattamento
I dati forniti verranno trattati esclusivamente per le finalità inerenti l’elaborazione del verbale previsto dall’art 1136 Cod Civ: specificamente al fine di registrare e verbalizzare le presenze e le dichiarazioni più rilevanti nel verbale d'assemblea.
3 - Dati raccolti
I dati personali raccolti sono inerenti essenzialmente alle immagini e all’audio trasmessi nel corso della videoconferenza.
4 - Titolare del trattamento
II Titolare del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 24 del GDPR, il quale “determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali”, è il Sig. (nome cognome P IVA/Cod Fisc), rappresentante legale del Condominio in qualità di Amministratore Condominiale protempore. I dati da forniti verranno trattati e custoditi presso lo Studio sito in (indirizzo completo).
5 – Legittimazione del trattamento
La base della legittimazione del trattamento, ai sensi dell’art 6 GDPR, è il consenso dell’interessato.
5 – Modalità di trattamento
Il trattamento sarà effettuato con le seguenti modalità: trattamento esclusivamente con strumenti informatici presso lo studio sopra specificato adottando in ogni caso tutte le misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza, l'integrità e l'esattezza dei dati. Nel pieno rispetto dei principi
specificati dall’art. 5 del GDPR, i dati personali saranno altresì adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e trattati/conservati per il periodo di tempo strettamente necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra o per il periodo necessario per l’adempimento delle disposizioni di legge con particolare riferimento all’art 2946 Cod Civ (responsabilità contrattuale - prescrizione).
I dati personali raccolti non saranno diffusi e non saranno oggetto di comunicazione a terzi, salvo i casi previsti dalla Legge per l’amministrazione e la tutela dei diritti del condominio.
Senza pregiudizio per quanto precede, Il Titolare del trattamento si serve della collaborazione di terzi fornitori di servizi (specificare l’azienda che offre il servizio di videoconferenza): i dati trasmessi sono sottoposti a cifratura per cui durante tutte le operazioni del trattamento sono resi inaccessibili a tali soggetti.
7. Tutti gli interessati a semplice richiesta posso esercitare i diritti riconosciuti dagli articoli dal 15 al 22 del GDPR, tra i quali si ricorda il diritto di:
a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati comunicati e il periodo di conservazione;
c) ottenere la rettifica dei dati;
d) ottenere la cancellazione dei dati ove il trattamento sia avvenuto illecitamente.
8. Se desidera chiarire qualunque questione relativa ai trattamenti svolti sui suoi dati personali, ogni interessato potrà mettersi in contatto con il nostro studio scrivendo a (indirizzo mail dedicato).
9. Se ritiene che qualcuno dei diritti sopra riportati non siano stati rispettati, avrà il diritto di presentare un reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali:
AUTORIZZAZIONE ALLE RIPRESE
Il sottoscritto Condomino, avente diritto alla partecipazione all’assemblea o soggetto da questi delegato dichiara:
- di aver letto i termini e le condizioni di trattamento dei dati personali con le modalità e per le finalità indicate nell'informativa che precede;
- di assumersi la piena responsabilità rispetto a quanto comunicato/dichiarato nel corso dell'assemblea,
- si autorizza espressamente all'esecuzione di riprese audio e video durante la videoconferenza.
Luogo, Data
Firma del condomino, dell’avente diritto o del delegato alla partecipazione"
 
Allegato 2 – Note di integrazione al verbale
Da inserire prima dell’indicazione della conclusione dell’assemblea all’ora in cui questa si conclude ovvero da riportare – adattata a dichiarazione del condomino o dei condomini - nel verbale nel momento in cui taluno intendesse abbandonare la riunione:
“Tutti i partecipanti all’assemblea dichiarano di aver preso parte all’incontro assembleare che si è svolto in videoconferenza con modalità unanimemente ritenute adeguate al fine della piena comprensione, discussione e votazione sugli argomenti posti all’ordine del giorno e senza interruzioni che abbiano compromesso la piena comprensione degli argomenti trattati e la regolarità delle dichiarazioni di voto”
 
Allegato 3 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy
La scelta della piattaforma di videoconferenza è una responsabilità dell’amministratore: non deve essere trascurata per le implicazioni relative alla privacy e al rischio delle sanzioni previste dal GDPR e dalla normativa italiana (D Lgs 196/03).
Nella scelta della piattaforma per svolgere in modalità telematica le assemblee condominiali è indispensabile valutare in particolare le caratteristiche del fornitore di servizi.
Occorre informarsi sul luogo della sede legale del provider e tenere in considerazione anche che tipo di customer service ed assistenza offre. E’ importante leggere attentamente le condizioni d’uso dei servizi di comunicazione a distanza, prediligendo quelle che NON permettano ai singoli utenti/condòmini di registrare e/o condividere la videochiamata o l’interazione con i social network e che utilizzino sistemi avanzati di crittografia.
Nelle impostazioni di Zoom, ad esempio, basta scegliere chi può trasmettere audio e video e chi no. Normalmente l'applicazione è impostata per permettere a tutti di trasmettere e chiunque può entrare nella videoconferenza conoscendone il link, che può sfuggire ad uno dei partecipanti in mille modi diversi. E’ indispensabile perciò impostare sempre una password di accesso alla riunione virtuale: solamente chi conoscerà la password di accesso potrà partecipare all’assemblea.
Studiare bene le impostazioni di privacy della piattaforma scelta e non fidarsi di quelle di default.
Leggere la Privacy Policy del nostro fornitore può essere di grande utilità: i dati dei nostri condòmini sono fondamentali e per questo dobbiamo impegnarci a tutelarli in ogni modo possibile. Scegliere il fornitore giusto vuol dire non esporre dati a rischi inutili. Nel leggere la privacy policy del fornitore dobbiamo prestare attenzione ai trasferimenti dei dati verso soggetti terzi, soprattutto se fuori dall’Unione Europea e all’utilizzo dei dati da parte del fornitore per attività diverse dallo svolgimento dell’assemblea.
Questo aspetto è fondamentale, perché l’amministratore si assume il rischio di trattamenti illeciti compiuti dai prestatori di servizi.
Consideriamo anche la semplicità di utilizzo della piattaforma scelta: più è semplice da utilizzare la piattaforma, più è possibile evitare errori che possano causare un trattamento illecito di dati personali.
Qualunque sia la piattaforma usata, l'amministratore deve essere sempre attento a evitare che indirizzi email e numeri di telefono di cui verrà in possesso siano comunicati o trasmessi agli altri condòmini. Quindi nel verbale di assemblea sarà opportuno inserire la presenza dell'avente diritto senza specificare la sua email o il numero di telefono utilizzati per consentirgli l'accesso.
 
Allegato 4 – Note pratiche per l’amministratore
1. Assicurarsi di avviare l’assemblea in videoconferenza da un ambiente tranquillo e privo di distrazioni.
2. Precludere l’ingresso di terze persone ed assicurare l’assenza di rumori di sottofondo che possano distrarre l’attenzione.
3. Silenziare il proprio smartphone e assicurarsi che siano disabilitate nel proprio computer le notifiche in entrata.
4. Posizionare la videocamera in maniera che sia allo stesso livello o leggermente sopra il livello degli occhi; quando si parla si consiglia di guardare dritti verso la videocamera e di non sedersi troppo lontano dalla videocamera stessa in modo che l’interlocutore possa facilmente vedere il nostro viso.
5. Assicurarsi che il proprio viso sia ben illuminato.
6. Assicurarsi che il volume della propria voce consenta di essere sentiti.
7. Assicurarsi di sentire gli altri interlocutori.
8. Rispettare la puntualità; è meglio attivare il collegamento con leggero anticipo per risolvere eventuali problemi tecnici.
9. È buona norma avviare l’assemblea ricordando ai partecipanti le regole di comportamento e le buone prassi nell’utilizzo della tecnologia, per esempio ricordare ai partecipanti di parlare in maniera chiara, di non parlare troppo velocemente, di non interrompere gli altri partecipanti, di essere il più sintetici possibile nell’esporre le proprie osservazioni quando il presidente concede la parola.
10. Occorre tenere presente che seguire un incontro per videoconferenza può risultare faticoso per i partecipanti, più di un incontro fisico, per cui occorre limitare la durata degli incontri e valorizzare la sintesi.
11. Occorre prestare attenzione al proprio tono di voce, per evitare l’impressione di risultare non interessato o parzialmente assente.
12. Osservare attentamente il grado di attenzione dei partecipanti: può essere opportuno chiedere di tanto in tanto ai medesimi se stanno seguendo, se comprendono appieno l’oggetto della discussione, se si sentono a loro agio, se hanno necessità di chiarimenti.
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