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• Assemblee in presenza - Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20
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20 • Novembre • 2020

Assemblee in presenza - Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20

Premessa

Come già il DPCM 18.10.20 e il successivo DPCM 24.10.20 anche il DPCM 03.11.20 art 1 comma 9 lettera o) ribadisce che “è fortemente raccomandato svolgere anche le riunioni private in modalità a distanza”.

Occorre considerare anche le regole previste dalle altre norme, che sono le seguenti. Innanzitutto, l'art 1 comma 10 del DL 33/20 (pubblicato in GU il 16.05.20 – convertito in Legge 74/20 il 15.07.20) a norma del quale “Le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro”.

Occorre inoltre fare riferimento, oltre a quanto dispone l’allegato 19 al DPCM 03.11.20 “Misure igienico – sanitarie”, a quanto dispone l’allegato 9 al DPCM 03.11.20: “Linee guida per la riapertura delle attività economiche, produttive e ricreative” con particolare riferimento alla scheda tecnica “Uffici aperti al pubblico”, (dove si legge tra l'altro che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) vengono prioritariamente favorite le modalità a distanza; in alternativa, dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l'uso della mascherina)" nonché a quanto dispone l’allegato 12 al DPCM 03.11.20 “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020”.

Detto questo, le assemblee di condominio in presenza SI POSSONO CONVOCARE, ma necessariamente nel rispetto di tutta la regolazione che il Centro Studi ha sintetizzato nelle Regole operative.

A conferma si veda la FAQ Ministeriale pubblicata dopo il DPCM 03.11.20 in cui si legge espressamente quanto segue (anche con specifico riferimento alle zone “rosse”): “È consentito svolgere assemblee condominiali in presenza?

Sì. È fortemente consigliato svolgere la riunione dell’assemblea in modalità a distanza. Laddove ciò non sia possibile, per lo svolgimento in presenza occorre rispettare le disposizioni in materia di distanziamento sociale e uso dei dispositivi di protezione individuale.”

Regole operative:

Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20

1.Va garantito il rispetto della distanza interpersonale di un metro: considerando l’organizzazione della sala, la distanza deve essere verificata in relazione alle sedute. Ulteriormente, ai presenti è opportuno sia raccomandato, sia prima che durante la riunione, il mantenimento della distanza interpersonale tra i partecipanti all’assemblea durante tutto lo svolgimento dell’incontro.

2. Se la riunione si svolge al chiuso, non possono partecipare più di 200 persone (DPCM 03.11.20 allegato 9 scheda tecnica “Cinema e spettacoli dal vivo”). Eventuali ulteriori limitazioni possono legittimamente essere contenute in atti di competenza governativa (i successivi DPCM) o delle Regioni. In ogni caso è raccomandata la continua aerazione dei locali. Negli edifici dotati di specifici impianti di ventilazione con apporto di aria esterna, tramite ventilazione meccanica controllata, si raccomanda di eliminare totalmente la funzione di ricircolo dell’aria;

3. Ai sensi dell'art 5 comma 1 lettera c) del DPCM 03.11.20 è raccomandata l'applicazione delle misure di prevenzione igienico sanitaria di cui all'allegato 19 del DPCM 03.11.20 (essenzialmente disponibilità di soluzioni idroalcoliche per la disinfezione delle mani e pulizia delle superfici con disinfettanti a base di cloro o alcol). L’amministratore deve sia garantire la disponibilità delle soluzioni disinfettanti all’ingresso che l’avvenuta pulizia della sala riunioni prima dell’incontro. Gli eventuali maggiori oneri, che devono essere documentati, possono essere posti a carico dei condomini.

4. Ai sensi dell'art 1 comma 7 del DPCM 03.11.20 occorre usare protezioni delle vie respiratorie nei luoghi al chiuso accessibili al pubblico (mascherine anche autoprodotte). L'allegato 9 del DPCM 03.11.20 nella sezione "Uffici aperti al pubblico" conferma che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) … dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l’uso della mascherina". Quindi, a meno che l'assemblea sia di breve durata, i presenti devono comunque indossare la mascherina anche se la distanza interpersonale è superiore al metro: l’accesso alla sala dove si svolge l’assemblea sarà consentito solo a coloro che indossano tali dispositivi di protezione;

5. Sono previsti protocolli o linee guida adottati sia a livello nazionale che dalle Regioni idonei a prevenire o ridurre il rischio di contagio nel settore di riferimento o in ambiti analoghi: se anche non fossero specifici per il settore del condominio, valgono quindi quelli eventualmente elaborati per settori analoghi: le norme eventualmente più restrittive contenute in provvedimenti normativi regionali vanno ritenuti prevalenti.

6. All'assemblea di condominio non possono partecipare i soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) perchè questi devono rimanere presso il proprio domicilio: non è previsto un obbligo di verifica della temperatura con termoscanner o simili, per cui, considerate le complicazioni legate alla privacy, se ne sconsiglia l'utilizzo.

7. In ogni caso, anche i soggetti di cui si abbia notizia che siano stati contagiati dal virus o siano comunque sottoposti alle misure di quarantena domiciliare vanno convocati (e parteciperanno solo per delega).

8. Nel caso in cui taluno rifiuti di sottoporsi alle misure di protezione indicate nel corso dell’incontro assembleare, il Presidente dovrà interromperne lo svolgimento.

9. La convocazione dell'assemblea all'aperto è esplicitamente indicata come possibile dalla FAQ governativa del 23.10.20. L’indicazione non è stata ripresa dalle FAQ del 03.11.20, in quanto ritenuta non di interesse nel periodo invernale. In ogni caso, occorre fare attenzione al rispetto della normativa sulla privacy. Le assemblee all'aperto vanno quindi considerate come effettivamente possibili solo se si possono svolgere in un cortile privato in cui, per la struttura dell'abitato, sia consentito l'ascolto della discussione solo agli aventi diritto alla partecipazione all'assemblea.

Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione e da affiggere o distribuire all’ingresso del luogo in cui l’assemblea è convocata.

L’amministratore si impegna perché l’incontro assembleare possa avvenire in sicurezza nel rispetto del DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e del DPCM 03.11.20. Le riunioni che implicano la presenza di più persone possono svolgersi solo nel rispetto di alcune cautele imposte dalla legge.

Pertanto vi invito a considerare quanto segue:

1. L'accesso è consentito esclusivamente nel rispetto del distanziamento interpersonale di un metro che va osservato in ogni momento dell’assemblea: si invitano quindi i partecipanti all’assemblea a prendere posto nelle sedute messe a disposizione nel rispetto nelle norme di cui sopra e di evitare contatti fisici (ad esempio strette di mano).

2. Si ricorda che, ove vi siano comproprietari, il comma 2 dell’art. 67 Disp Att Cod Civ dispone che a partecipare all’assemblea possa essere un solo rappresentante della comunione.

3. La permanenza nel luogo in cui l’assemblea è convocata è consentito solo per il tempo strettamente necessario per lo svolgimento dell’assemblea.

4. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata non sarà consentito ai soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) e in tutti i casi in cui l’interessato sia sottoposto alle misure di quarantena domiciliare obbligatoria: si invitano tutti gli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea a verificare tali condizioni il giorno fissato per l’assemblea.

5. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato all’uso di dispositivi di protezione delle vie respiratorie conformi al disposto dell’art 1 comma 7 del DPCM 03.11.20 quindi mascherine monouso o mascherine lavabili, anche autoprodotte, in materiali multistrato idonei a fornire una adeguata barriera e, al contempo, che garantiscano comfort e respirabilità, forma e aderenza adeguate che permettano di coprire dal mento al di sopra del naso. Tali dispositivi non saranno forniti e quindi ogni interessato è invitato ad attrezzarsi.

6. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato inoltre alla disinfezione delle mani con soluzione disinfettante messa a disposizione all’ingresso.

Allegato 2 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy in caso di impiego di cautele relative alla verifica delle condizioni di salute dei partecipanti all’assemblea

Note redatte sulla base della nota contenuta nel Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020

La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente.

Non essendovi alcun obbligo al riguardo, si sconsiglia l’impiego di termoscanner o simili dispositivi.

In alcuni ambiti, come è il caso degli uffici aperti al pubblico, la rilevazione è solo raccomandata ma non è comunque mai imposta.

Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di:

1. rilevare la temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso al locale in cui si svolge l’assemblea. Non va quindi riportato a verbale che è stata verificata con esito negativo la temperatura corporea di tutti i partecipanti;

2. fornire sempre e comunque l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente: in questo caso il verbale riporterà la circostanza che l’informativa è stata data oralmente e ne riporterà il contenuto. Quanto ai contenuti dell’informativa, con riferimento alla finalità del trattamento potrà essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19 e con riferimento alla base giuridica può essere indicata l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi del DPCM 03.11.20 e con riferimento alla durata dell’eventuale conservazione dei dati si può far riferimento al termine dello stato d’emergenza;

3. definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi ingiustificati e dalla diffusione. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali contatti stretti di un soggetto risultato positivo al COVID-19);

4. in caso di superamento della soglia di temperatura, all’interessato vanno dati i chiarimenti necessari con modalità tali da garantirne la riservatezza e la dignità. 

Anche il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID19, è sconsigliata perché non richiesta dalla normativa vigente e implicante un trattamento di dati personali soggetti a protezione speciale.

Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di prestare attenzione alla disciplina sul trattamento dei dati personali, poiché anche l’acquisizione della dichiarazione costituisce un trattamento dati. A tal fine, si applicano le indicazioni di cui sopra e, nello specifico, si suggerisce di raccogliere solo i dati necessari, adeguati e pertinenti rispetto alla prevenzione del contagio da COVID-19. Ad esempio, se si richiede una dichiarazione sui contatti con persone risultate positive al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.

 

• Assemblee in videoconferenza - Regole operative SESAMO AGGIORNATE al DL 104/20 del 14.08.20 convertito in L 126/20 del 13.10.20
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10 • Novembre • 2020
Assemblee in videoconferenza
 
Premessa
Attualmente, il nuovo art 66 Disp Att Cod Civ (dopo la legge di conversione del DL 104/20 del 14.08.20) dispone che "Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso di tutti i condomini, la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza”.
E’ stabilito anche, con riferimento alla convocazione, che “al terzo comma (dell’art 66 Disp Att Cod Civ), dopo le parole: «e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione» sono inserite le seguenti: «o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell'ora della stessa»”.
Quindi: se non previsto dal regolamento di condominio (che andrebbe modificato alla prima occasione), le assemblee in videoconferenza si possono certamente convocare solo se tutti sono d’accordo a tenerle con questa modalità. Diversamente, la delibera assunta in un’assemblea convocata in videoconferenza è da ritenersi annullabile.
Le alternative sono due:
1. se possibile, occorre specificare nell’ordine del giorno di un’assemblea convocata in presenza, la voce: “Integrazione del regolamento condominiale allo scopo di consentire la convocazione di assemblee in videoconferenza”. Si tratta di una modifica del regolamento condominiale deliberabile con la maggioranza prevista dal comma 3 dell’art 1138 (anche in seconda convocazione, voto favorevole della maggioranza dei presenti in assemblea che rappresentino almeno 500/1000). In effetti, una delibera assunta all’unanimità è indispensabile solo ed esclusivamente per le clausole regolamentari limitatrici dei diritti dei condomini sulle proprietà esclusive o comuni ovvero quelle clausole che attribuiscano ad alcuni condomini dei maggiori diritti rispetto agli altri (Cass. Civ. S.U. 943/1999). Lo stesso principio è affermato anche da Cass. Civ. 9877/12 secondo cui anche nei regolamenti condominiali contrattuali sono effettivamente contrattuali (e quindi richiedono il consenso di tutti i proprietari) solo quelle clausole che incidono sui diritti reali individuali.
2. Se non fosse possibile, occorre raccogliere il consenso di tutti i condomini che dovranno manifestarlo con l’invio di una esplicita dichiarazione. La norma non esprime una modalità precisa di espressione di questo consenso, ma è necessario che lo stesso possa essere documentato, per cui dovrà essere raccolto per iscritto. La dichiarazione potrà avere il seguente contenuto “Dichiaro di manifestare il mio consenso alla convocazione dell’assemblea di condominio con modalità di videoconferenza”.
Il quadro normativo rimane incerto, perché non viene data alcuna indicazione di dettaglio sulla modalità di convocazione e di gestione delle assemblee in videoconferenza. Occorre inoltre ricordare la necessità di coordinamento con la normativa sulla protezione dei dati personali.
Considerata l’assenza di un orientamento giurisprudenziale consolidato, le delibere assunte nelle assemblee in videoconferenza possono essere annullabili ove fossero ravvisati vizi di procedura.
L'esperienza di smart working vissuta da molti ha comunque lasciato il segno. Negare disponibilità a valutare la convocazione di assemblee in videoconferenza non è peraltro un buon biglietto da visita per l’amministratore e in alcuni casi può risolvere molti problemi di partecipazione come nel caso delle seconde case nelle località turistiche.
Considerato che è stata introdotta una modifica alle Disposizioni di Attuazione al Codice Civile, le indicazioni che seguono sono applicabili anche successivamente al 31 gennaio 2021.
SESAMO consiglia quindi di valutare la praticabilità di questo strumento caso per caso, valutando gli aspetti più rilevanti elencati di seguito.
 
Regole operative:
1. Le assemblee in videoconferenza non devono essere imposte: i condomini si devono sentire a proprio agio per partecipare con convinzione. Si raccomanda quindi di verificare la disponibilità generalizzata dei condomini all’utilizzo di questo strumento.
2. Si ricorda che l’adozione di tutti i possibili accorgimenti atti a consentire la concreta partecipazione di tutti gli aventi diritto è una delle Regole di Buone Prassi della nostra associazione (Regola 4), mentre l’impegno a garantire nel corso dell’assemblea condominiale il diritto di parola e di replica a tutti i partecipanti all’assemblea per il periodo di tempo concordato e per ogni punto all'ordine del giorno, con la relativa sintetica verbalizzazione è un’altra Regola di Buone Prassi della nostra associazione (Regola 6). Questi impegni non vengono meno per il fatto che l’assemblea si svolge attraverso una videoconferenza: l’amministratore deve prestare attenzione perché l’incontro si svolga nel rispetto delle regole di trasparenza specificate.
3. Si consiglia di preparare i condomini all’assemblea in videoconferenza: è opportuno convocare brevi incontri informali. In questi incontri è consigliabile fare in modo che chi vuole possa prendere la parola, si incoraggi il dialogo, si cerchi di essere cortesemente severi con i tempi in cui ciascuno può prendere la parola.
4. Non è opportuno convocare assemblee in videoconferenza se c'è conflittualità tra i condomini: considerata la novità e l’assenza di prassi consolidate, le delibere assunte nelle assemblee in videoconferenza si ritiene possano essere annullabili in caso di vizi procedurali, quindi la convocazione con questo mezzo può essere motivo (o comunque un pretesto) per l'impugnazione. Tuttavia se nessuno dei condomini impugna la delibera nei trenta giorni di cui all’art 1137 Cod Civ, l'assemblea si è svolta correttamente e la delibera assunta in tale sede è da ritenersi valida.
5. Per lo stesso motivo è sconsigliabile convocare assemblee in videoconferenza per approvare investimenti impegnativi o innovazioni: ove fosse necessario, è consigliabile inviare il verbale a tutti i condomini nel più breve tempo possibile, avendo cura di giovarsi, come sempre, di metodi di spedizione che consentano di avere certezza dell’avvenuta ricezione (raccomandata con avviso di ricevimento, PEC) e di non sottoscrivere contratti di appalto prima del decorso del termine di impugnazione.
6. Non è consigliabile incentivare la partecipazione per delega: la partecipazione all'assemblea è un diritto dei condomini, per cui ove taluno avesse difficoltà di accesso agli strumenti informatici necessari per la partecipazione, non si consiglia la convocazione in videoconferenza perché può essere motivo di impugnazione.
7. Occorre fare attenzione alla scelta della piattaforma di videoconferenza: la responsabilità della scelta della piattaforma è solo dell’amministratore. E’ quindi importante leggere con attenzione termini e condizioni e non trascurare l'informativa privacy. Se il fornitore di servizi non garantisce che i dati restano nell'UE e se non spiega quali cautele abbia adottato per evitare accessi illeciti, il sistema di videoconferenza non va ritenuto adeguato. Spesso la differenza tra i piani a pagamento e quelli gratuiti è rilevante dal punto di vista delle funzione offerte dalla piattaforma. I costi in genere sono piuttosto bassi e modulabili in relazione alle effettive necessità: è consigliabile valutare questo aspetto nella scelta.
8. Occorre verificare le impostazioni della piattaforma di videoconferenza prima dell’incontro: in particolare si raccomanda di verificare la possibilità di controllare l'accesso dei partecipanti, di poter estromettere chi non ha diritto alla partecipazione, di poter togliere audio e video ai partecipanti.
9. Nel caso in cui l’amministratore ritenesse necessario un supporto tecnico, è sconsigliabile ricorrere alle competenze dei condomini: è opportuno invece che il supporto tecnico venga svolto, se necessario, da un membro dello staff dello studio o da altro professionista incaricato dall’amministratore.
10. Si ritiene sia importante considerare gli aspetti relativi alla privacy:
a) Se la partecipazione avviene con userid e password, l’amministratore nella convocazione deve informare i partecipanti che se diffondono questi dati compromettono la privacy di tutti e si espongono alle sanzioni specifiche previste dalla legge.
b) E' certamente opportuno videoregistrare l'assemblea, ma occorre il consenso informato di tutti i partecipanti. Le registrazioni possono essere condivise con i condomini e gli altri aventi diritto che hanno partecipato all’assemblea, ma non possono essere oggetto di diffusione.
c) Nelle impostazione della piattaforma è importante che l’amministratore escluda la possibilità di registrare l’incontro da parte dei partecipanti all’assemblea: il consenso alla registrazione dell’incontro sarà solo a beneficio dell’amministratore. Lo scopo è evitare il più possibile trattamenti illeciti da parte dei singoli condomini, che comunque, ne assumono la esclusiva responsabilità
d) Nella convocazione è importante che l’amministratore informi i condomini che se provvedono autonomamente alla registrazione video dell’incontro, commettono un illecito (trattamento illecito di dati personali: sanzione amministrativa ai sensi art 83 GDPR comminata dal Garante Privacy).
e) Anche la occultata presenza di soggetti estranei che non hanno diritto alla partecipazione all’assemblea è una violazione della normativa privacy: chi la rende possibile, diffonde dati personali senza il consenso degli interessati (trattamento illecito di dati personali: sanzione amministrativa ai sensi art 83 GDPR comminata dal Garante Privacy).
11. La valida partecipazione degli aventi diritto a partecipare all’assemblea è solo con il video: l'audio non basta perchè non si può avere certezza che sia proprio solo l’avente diritto ad essere in collegamento.
12. Solo ed unicamente gli aventi diritto partecipano all'assemblea: chi non ha diritto a partecipare deve essere estromesso dall’incontro allo stesso modo di un incontro in presenza.
13. Nella convocazione va specificato che l'assemblea si svolgerà sotto forma di videoconferenza, ma la convocazione va fatta in un luogo fisico (lo studio dell'amministratore che sarà il segretario verbalizzante): anche in diritto societario la tesi prevalente è quella di considerare il luogo di convocazione sempre e comunque unico, anche se evidentemente è una finzione giuridica, perchè i luoghi in realtà sono tanti quanti sono i partecipanti. Nella convocazione va dettagliata la modalità di collegamento in modo che sia a prova di inesperto.
14. Durante tutta la durata dell’incontro va monitorato il collegamento degli aventi diritto: se viene meno, occorre sospendere temporaneamente lo svolgimento dell'assemblea; se taluno non fosse più in grado di ricollegarsi, la sua "assenza" va verbalizzata esattamente come accade quando, in condizioni normali, taluno uscisse dal luogo dove si sta svolgendo l'assemblea. Questo aspetto è ad oggi il più controverso, perché in presenza di impedimenti tecnici, quindi nei casi in cui l’avente diritto non riesca a collegarsi per motivi estranei alla sua volontà, l’impossibilità di proseguire nella partecipazione all’assemblea per uno o più condomini, rende la delibera viziata. L’assemblea in questi casi deve quindi essere interrotta.
15. Si consiglia di avere presenti i numeri di telefono degli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea ed è consigliabile raccomandare ai medesimi di averlo a portata di mano per ogni problema durante il collegamento, ma il collegamento solo telefonico non è adeguato per le ragioni di cui sopra.
16. Si consiglia, ove possibile, di introdurre, con la maggioranza dell’art 1138 3 comma Cod Civ, una modifica al regolamento di condominio che autorizzi le assemblee in videoconferenza. Per questo scopo occorre però indire un’assemblea che si svolga in presenza secondo le modalità ordinarie.
17. L’art 7 delle Regole di Buona Prassi di SESAMO prevedono sia la redazione del verbale contestualmente allo svolgimento dell’assemblea che la lettura del verbale alla fine della riunione. Si prevede inoltre che in ogni caso il verbale sarà ritenuto valido solo se sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario. Per ragioni pratiche, come sopra indicato al punto 13, è opportuno che l’amministratore rediga il verbale e quindi svolga la funzione di segretario: l’amministratore - che come segretario avrà redatto il verbale durante l’assemblea - potrà inviarlo al presidente contestualmente attraverso qualsiasi mezzo. Il presidente vi apporrà la firma e lo restituirà all’amministratore per l’inserimento nel registro dei verbali e l’invio ai condomini.
Lo scambio del verbale può avvenire:
a. per via analogica: l’amministratore redige il verbale, lo stampa e lo sottoscrive in originale; il presidente riceve il verbale per via postale o si reca presso lo studio dell’amministratore in un momento successivo per la firma (la firma di presidente e segretario può non essere contestuale);
b. per via digitale: l’amministratore redige il verbale vi appone la firma digitale e lo invia con qualsiasi mezzo telematico (posta elettronica, pec, chat di zoom, sistemi di condivisione in cloud) al presidente che, anche in un momento successivo, vi appone la propria firma digitale e lo rinvia all’amministratore (una firma multipla è sempre possibile, con modalità differenti a seconda del software utilizzato).
La firma digitale, meglio se assistita da marca temporale (perché la firma resta valida anche in caso di scadenza o revoca del certificato della firma digitale), non è prevista dalla legge come obbligatoria in ambito condominiale, ma solo con riferimento alle imprese soggette a registrazione dall’art. 2215 bis Cod Civ. Resta comunque consigliabile adottare questo strumento anche in ambito condominiale solo se si intende passare alla digitalizzazione integrale del registro dei verbali.
I soggetti autorizzati al rilascio della firma digitale e della marca temporale sono elencati nel sito dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale):
Per la verifica delle firme digitali e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente nel sito dell’AGID sono scaricabili tutti i software: https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/firma-elettronica-qualificata/software-verifica
18. Il presidente dell’assemblea riceve le deleghe e la documentazione necessaria per la verifica della corretta convocazione scambiando i documenti con l’amministratore (per la verifica della regolarità della convocazione) per via telematica con qualsiasi mezzo e con i condomini (per la verifica delle deleghe) anche eventualmente via videoconferenza: copia della delega potrà essere inviata da ogni condomino con qualsiasi mezzo, anche telematico, all’amministratore per l’accorpamento al verbale.
Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione
Allegato 2 – Note di integrazione al verbale
Allegato 3 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy
Allegato 4 – Note pratiche per l’amministratore
 
Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione
Sia in prima che in seconda convocazione l’assemblea verrà svolta in modalità telematiche:
[specificare le modalità di collegamento e le credenziali personali di accesso come indicate dalla piattaforma di video conferenza scelta, avendo cura che siano in italiano e perfettamente comprensibili].
Si informano tutti gli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea che le credenziali di accesso alla piattaforma di videoconferenza sono dati personali, soggetti a protezione ai sensi della normativa privacy e non possono essere diffusi a terzi. La diffusione dei dati è un trattamento illecito punito dalla Legge.
Si ricorda che non è consentita la videoregistrazione dell’assemblea da parte dei partecipanti: l’assemblea sarà registrata dall’amministratore per le sole formalità connesse alla verbalizzazione dell’incontro. La registrazione non autorizzata è una violazione della normativa sulla protezione dei dati personali sanzionata ai sensi dell’art 83 GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali).
Si ricorda inoltre che la partecipazione all’assemblea è consentita solo agli aventi diritto e ai loro delegati: la partecipazione all’assemblea non autorizzata di soggetti che non ne hanno diritto è una violazione della normativa sulla protezione dei dati personali sanzionata ai sensi dell’art 83 GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali).
Si raccomanda di collegarsi almeno un quarto d’ora prima dell’orario fissato in modo da verificare la corretta funzionalità del sistema.
Si avvisa che l’assemblea sarà videoregistrata.
INFORMATIVA PRIVACY E AUTORIZZAZIONE AL TRATTAMENTO DEI DATI
Informativa sulla privacy e autorizzazione al trattamento dei dati per svolgimento dell’assemblea di condominio in videoconferenza – Regolamento 2016/679/UE (Regolamento Generale sulla Protezione de Dati Personali - GDPR) e D Lgs 196/03
1 - Premessa
L'assemblea del Condominio (denominazione e indirizzo del condominio) si terrà in videoconferenza mediante piattaforma (specificare la piattaforma di videoconferenza utilizzata).
Il sottoscritto Condomino acconsente ed autorizza espressamente lo svolgimento dell'assemblea in videoconferenza.
2 - Finalità del trattamento
I dati forniti verranno trattati esclusivamente per le finalità inerenti l’elaborazione del verbale previsto dall’art 1136 Cod Civ: specificamente al fine di registrare e verbalizzare le presenze e le dichiarazioni più rilevanti nel verbale d'assemblea.
3 - Dati raccolti
I dati personali raccolti sono inerenti essenzialmente alle immagini e all’audio trasmessi nel corso della videoconferenza.
4 - Titolare del trattamento
II Titolare del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 24 del GDPR, il quale “determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali”, è il Sig. (nome cognome P IVA/Cod Fisc), rappresentante legale del Condominio in qualità di Amministratore Condominiale protempore. I dati da forniti verranno trattati e custoditi presso lo Studio sito in (indirizzo completo).
5 – Legittimazione del trattamento
La base della legittimazione del trattamento, ai sensi dell’art 6 GDPR, è il consenso dell’interessato.
5 – Modalità di trattamento
Il trattamento sarà effettuato con le seguenti modalità: trattamento esclusivamente con strumenti informatici presso lo studio sopra specificato adottando in ogni caso tutte le misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza, l'integrità e l'esattezza dei dati. Nel pieno rispetto dei principi
specificati dall’art. 5 del GDPR, i dati personali saranno altresì adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e trattati/conservati per il periodo di tempo strettamente necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra o per il periodo necessario per l’adempimento delle disposizioni di legge con particolare riferimento all’art 2946 Cod Civ (responsabilità contrattuale - prescrizione).
I dati personali raccolti non saranno diffusi e non saranno oggetto di comunicazione a terzi, salvo i casi previsti dalla Legge per l’amministrazione e la tutela dei diritti del condominio.
Senza pregiudizio per quanto precede, Il Titolare del trattamento si serve della collaborazione di terzi fornitori di servizi (specificare l’azienda che offre il servizio di videoconferenza): i dati trasmessi sono sottoposti a cifratura per cui durante tutte le operazioni del trattamento sono resi inaccessibili a tali soggetti.
7. Tutti gli interessati a semplice richiesta posso esercitare i diritti riconosciuti dagli articoli dal 15 al 22 del GDPR, tra i quali si ricorda il diritto di:
a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati comunicati e il periodo di conservazione;
c) ottenere la rettifica dei dati;
d) ottenere la cancellazione dei dati ove il trattamento sia avvenuto illecitamente.
8. Se desidera chiarire qualunque questione relativa ai trattamenti svolti sui suoi dati personali, ogni interessato potrà mettersi in contatto con il nostro studio scrivendo a (indirizzo mail dedicato).
9. Se ritiene che qualcuno dei diritti sopra riportati non siano stati rispettati, avrà il diritto di presentare un reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali:
AUTORIZZAZIONE ALLE RIPRESE
Il sottoscritto Condomino, avente diritto alla partecipazione all’assemblea o soggetto da questi delegato dichiara:
- di aver letto i termini e le condizioni di trattamento dei dati personali con le modalità e per le finalità indicate nell'informativa che precede;
- di assumersi la piena responsabilità rispetto a quanto comunicato/dichiarato nel corso dell'assemblea,
- si autorizza espressamente all'esecuzione di riprese audio e video durante la videoconferenza.
Luogo, Data
Firma del condomino, dell’avente diritto o del delegato alla partecipazione"
 
Allegato 2 – Note di integrazione al verbale
Da inserire prima dell’indicazione della conclusione dell’assemblea all’ora in cui questa si conclude ovvero da riportare – adattata a dichiarazione del condomino o dei condomini - nel verbale nel momento in cui taluno intendesse abbandonare la riunione:
“Tutti i partecipanti all’assemblea dichiarano di aver preso parte all’incontro assembleare che si è svolto in videoconferenza con modalità unanimemente ritenute adeguate al fine della piena comprensione, discussione e votazione sugli argomenti posti all’ordine del giorno e senza interruzioni che abbiano compromesso la piena comprensione degli argomenti trattati e la regolarità delle dichiarazioni di voto”
 
Allegato 3 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy
La scelta della piattaforma di videoconferenza è una responsabilità dell’amministratore: non deve essere trascurata per le implicazioni relative alla privacy e al rischio delle sanzioni previste dal GDPR e dalla normativa italiana (D Lgs 196/03).
Nella scelta della piattaforma per svolgere in modalità telematica le assemblee condominiali è indispensabile valutare in particolare le caratteristiche del fornitore di servizi.
Occorre informarsi sul luogo della sede legale del provider e tenere in considerazione anche che tipo di customer service ed assistenza offre. E’ importante leggere attentamente le condizioni d’uso dei servizi di comunicazione a distanza, prediligendo quelle che NON permettano ai singoli utenti/condòmini di registrare e/o condividere la videochiamata o l’interazione con i social network e che utilizzino sistemi avanzati di crittografia.
Nelle impostazioni di Zoom, ad esempio, basta scegliere chi può trasmettere audio e video e chi no. Normalmente l'applicazione è impostata per permettere a tutti di trasmettere e chiunque può entrare nella videoconferenza conoscendone il link, che può sfuggire ad uno dei partecipanti in mille modi diversi. E’ indispensabile perciò impostare sempre una password di accesso alla riunione virtuale: solamente chi conoscerà la password di accesso potrà partecipare all’assemblea.
Studiare bene le impostazioni di privacy della piattaforma scelta e non fidarsi di quelle di default.
Leggere la Privacy Policy del nostro fornitore può essere di grande utilità: i dati dei nostri condòmini sono fondamentali e per questo dobbiamo impegnarci a tutelarli in ogni modo possibile. Scegliere il fornitore giusto vuol dire non esporre dati a rischi inutili. Nel leggere la privacy policy del fornitore dobbiamo prestare attenzione ai trasferimenti dei dati verso soggetti terzi, soprattutto se fuori dall’Unione Europea e all’utilizzo dei dati da parte del fornitore per attività diverse dallo svolgimento dell’assemblea.
Questo aspetto è fondamentale, perché l’amministratore si assume il rischio di trattamenti illeciti compiuti dai prestatori di servizi.
Consideriamo anche la semplicità di utilizzo della piattaforma scelta: più è semplice da utilizzare la piattaforma, più è possibile evitare errori che possano causare un trattamento illecito di dati personali.
Qualunque sia la piattaforma usata, l'amministratore deve essere sempre attento a evitare che indirizzi email e numeri di telefono di cui verrà in possesso siano comunicati o trasmessi agli altri condòmini. Quindi nel verbale di assemblea sarà opportuno inserire la presenza dell'avente diritto senza specificare la sua email o il numero di telefono utilizzati per consentirgli l'accesso.
 
Allegato 4 – Note pratiche per l’amministratore
1. Assicurarsi di avviare l’assemblea in videoconferenza da un ambiente tranquillo e privo di distrazioni.
2. Precludere l’ingresso di terze persone ed assicurare l’assenza di rumori di sottofondo che possano distrarre l’attenzione.
3. Silenziare il proprio smartphone e assicurarsi che siano disabilitate nel proprio computer le notifiche in entrata.
4. Posizionare la videocamera in maniera che sia allo stesso livello o leggermente sopra il livello degli occhi; quando si parla si consiglia di guardare dritti verso la videocamera e di non sedersi troppo lontano dalla videocamera stessa in modo che l’interlocutore possa facilmente vedere il nostro viso.
5. Assicurarsi che il proprio viso sia ben illuminato.
6. Assicurarsi che il volume della propria voce consenta di essere sentiti.
7. Assicurarsi di sentire gli altri interlocutori.
8. Rispettare la puntualità; è meglio attivare il collegamento con leggero anticipo per risolvere eventuali problemi tecnici.
9. È buona norma avviare l’assemblea ricordando ai partecipanti le regole di comportamento e le buone prassi nell’utilizzo della tecnologia, per esempio ricordare ai partecipanti di parlare in maniera chiara, di non parlare troppo velocemente, di non interrompere gli altri partecipanti, di essere il più sintetici possibile nell’esporre le proprie osservazioni quando il presidente concede la parola.
10. Occorre tenere presente che seguire un incontro per videoconferenza può risultare faticoso per i partecipanti, più di un incontro fisico, per cui occorre limitare la durata degli incontri e valorizzare la sintesi.
11. Occorre prestare attenzione al proprio tono di voce, per evitare l’impressione di risultare non interessato o parzialmente assente.
12. Osservare attentamente il grado di attenzione dei partecipanti: può essere opportuno chiedere di tanto in tanto ai medesimi se stanno seguendo, se comprendono appieno l’oggetto della discussione, se si sentono a loro agio, se hanno necessità di chiarimenti.
• Esami Finali Corsi di Aggiornamento Professionale 2020: data e luogo
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21 • Settembre • 2020
  • Afferenti Sede Sesamo Centro Emilia: martedì 29 settembre - ore 10,30 presso LEGACOOP, via Fabriani 120 - Modena.
  • Residenti Regione Lombardia afferenti a Milano: mercoledì 30 settembre - ore 18.30 presso Associazione ASPPI MILANO,  Via Archimede 22 - Milano
  • Residenti Regione Lazio afferenti a Latina: giovedì 1 ottobre - ore 15 presso Sede Associazione ASPPI LATINA, Corso della Repubblica 297 - Latina.
  • Afferenti Sede Sesamo Treviso: venerdì 2 ottobre - ore 10.45 presso sala Oratorio Parrocchia di Selvana, via Zanella 7 - Treviso
• Assemblee in presenza Regolazione valida fino al 31.07.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 14.07.20 e del DPCM 11.06.20 (la validità delle norme di questo DPCM citate è prorogata al 31.07.20 dal DPCM 14.07.20)
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17 • Luglio • 2020
Assemblee in presenza
Regolazione valida fino al 31.07.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 14.07.20 e del DPCM 11.06.20 (la validità delle norme di questo DPCM citate è prorogata al 31.07.20 dal DPCM 14.07.20)
 
Premessa
Considerando il testo della FAQ Ministeriale pubblicata il 01.06.20, per cui “Le assemblee di qualunque tipo, condominiali o societarie, ovvero di ogni altra forma di organizzazione collettiva, possono svolgersi in "presenza fisica" dei soggetti convocati, a condizione che siano organizzate in locali o spazi adeguati, eventualmente anche all'aperto, che assicurino il mantenimento continuativo della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro fra tutti i partecipanti, evitando dunque ogni forma di assembramento, nel rispetto delle norme sanitarie di contenimento della diffusione del contagio da COVID-19”, la convocazione di assemblee condominiali in presenza è da ritenersi possibile. Questa è l’interpretazione governativa dell’art 1 comma 10 del DL 33/20 (pubblicato in GU il 16.05.20 – convertito in Legge 74/20 il 15.07.20) a norma del quale “Le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro”.
 
In assenza di norme specifiche occorre – fino al prossimo 31 luglio - fare riferimento, oltre a quanto dispone l’allegato 16 al DPCM 11.06.20 “Misure igienico – sanitarie”, a quanto dispone l’allegato 1 al DPCM 14.07.20: “Linee guida per la riapertura delle attività economiche, produttive e ricreative” con particolare riferimento alla scheda tecnica “Uffici aperti al pubblico”, nonché a quanto dispone l’allegato 12 al DPCM 11.06.20 “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020”.
Regole operative:
  1. Va garantito il rispetto della distanza interpersonale di un metro: considerando l’organizzazione della sala, la distanza deve essere verificata in relazione alle sedute. Ulteriormente, ai presenti è opportuno sia raccomandato, sia prima che durante la riunione, il mantenimento della distanza interpersonale tra i partecipanti all’assemblea durante tutto lo svolgimento dell’incontro.
  2. Se la riunione si svolge al chiuso, non possono partecipare più di 200 persone (DPCM 14.07.20 allegato 1 scheda tecnica “Cinema e spettacoli dal vivo”). Eventuali ulteriori limitazioni possono legittimamente essere contenute in atti di competenza governativa (i successivi DPCM) o delle Regioni. In ogni caso è raccomandata la continua aerazione dei locali. Negli edifici dotati di specifici impianti di ventilazione con apporto di aria esterna, tramite ventilazione meccanica controllata, si raccomanda di eliminare totalmente la funzione di ricircolo dell’aria;
  3. Ai sensi dell'art 3 comma 1 del DPCM 11.06.20 è raccomandata l'applicazione delle misure di prevenzione igienico sanitaria di cui all'allegato 16 del DPCM 11.06.20 (essenzialmente disponibilità di soluzioni idroalcoliche per la disinfezione delle mani e pulizia delle superfici con disinfettanti a base di cloro o alcol). L’amministratore deve sia garantire la disponibilità delle soluzioni disinfettanti all’ingresso che l’avvenuta pulizia della sala riunioni prima dell’incontro. Gli eventuali maggiori oneri, che devono essere documentati, possono essere posti a carico dei condomini.
  4. Ai sensi dell'art 3 comma 2 del DPCM 11.06.20 occorre usare protezioni delle vie respiratorie nei luoghi al chiuso accessibili al pubblico (mascherine anche autoprodotte). L'allegato 1 del DPCM 14.07.20 nella sezione "Uffici aperti al pubblico" conferma che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) … dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l’uso della mascherina". Quindi, a meno che l'assemblea sia di breve durata, i presenti devono comunque indossare la mascherina anche se la distanza interpersonale è superiore al metro: l’accesso alla sala dove si svolge l’assemblea sarà consentito solo a coloro che indossano tali dispositivi di protezione;
  5. Sono previsti protocolli o linee guida adottati sia a livello nazionale che dalle Regioni idonei a prevenire o ridurre il rischio di contagio nel settore di riferimento o in ambiti analoghi: se anche non fossero specifici per il settore del condominio, valgono quindi quelli eventualmente elaborati per settori analoghi: le norme eventualmente più restrittive contenute in provvedimenti normativi regionali vanno ritenuti prevalenti.
  6. All'assemblea di condominio non possono partecipare i soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) perchè questi devono rimanere presso il proprio domicilio: non è previsto un obbligo di verifica della temperatura con termoscanner o simili, per cui, considerate le complicazioni legate alla privacy, se ne sconsiglia l'utilizzo.
  7. In ogni caso, anche i soggetti di cui si abbia notizia che siano stati contagiati dal virus o siano comunque sottoposti alle misure di quarantena domiciliare vanno convocati (e parteciperanno solo per delega).
  8. Nel caso in cui taluno rifiuti di sottoporsi alle misure di protezione indicate nel corso dell’incontro assembleare, il Presidente dovrà interromperne lo svolgimento.
  9. La convocazione dell'assemblea all'aperto è esplicitamente indicata come possibile dalla FAQ governativa del 01.06.20. Occorre però fare attenzione al rispetto della normativa sulla privacy. Le assemblee all'aperto vanno quindi considerate come effettivamente possibili solo se si possono svolgere in un cortile privato in cui, per la struttura dell'abitato, sia consentito l'ascolto della discussione solo agli aventi diritto alla partecipazione all'assemblea.
Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione e da distribuire all’ingresso
 
Allegato 2 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy in caso di impiego di cautele relative alla verifica delle condizioni di salute dei partecipanti all’assemblea
 
Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione e da affiggere o distribuire all’ingresso del luogo in cui l’assemblea è convocata. L’amministratore si impegna perché l’incontro assembleare possa avvenire in sicurezza nel rispetto del DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e del DPCM 14.07.20 e, in quanto da questo richiamato, del DPCM 11.06.20. Le riunioni che implicano la presenza di più persone possono svolgersi solo nel rispetto di alcune cautele imposte dalla legge.
 
Pertanto vi invito a considerare quanto segue:
  1. L'accesso è consentito esclusivamente nel rispetto del distanziamento interpersonale di un metro che va osservato in ogni momento dell’assemblea: si invitano quindi i partecipanti all’assemblea a prendere posto nelle sedute messe a disposizione nel rispetto nelle norme di cui sopra e di evitare contatti fisici (ad esempio strette di mano).
  2. Si ricorda che, ove vi siano comproprietari, il comma 2 dell’art. 67 Disp Att Cod Civ dispone che a partecipare all’assemblea possa essere un solo rappresentante della comunione.
  3. La permanenza nel luogo in cui l’assemblea è convocata è consentito solo per il tempo strettamente necessario per lo svolgimento dell’assemblea.
  4. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata non sarà consentito ai soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) e in tutti i casi in cui l’interessato sia sottoposto alle misure di quarantena domiciliare obbligatoria: si invitano tutti gli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea a verificare tali condizioni il giorno fissato per l’assemblea.
  5. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato all’uso di dispositivi di protezione delle vie respiratorie conformi al disposto dell’art 3 comma 3 del DPCM 11.06.20 quindi mascherine monouso o mascherine lavabili, anche autoprodotte, in materiali multistrato idonei a fornire una adeguata barriera e, al contempo, che garantiscano comfort e respirabilità, forma e aderenza adeguate che permettano di coprire dal mento al di sopra del naso. Tali dispositivi non saranno forniti e quindi ogni interessato è invitato ad attrezzarsi.
  6. L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato inoltre alla disinfezione delle mani con soluzione disinfettante messa a disposizione all’ingresso.
Allegato 2 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy in caso di impiego di cautele relative alla verifica delle condizioni di salute dei partecipanti all’assemblea
 
Note redatte sulla base della nota contenuta nel Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020
 
La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente.
 
Non essendovi alcun obbligo al riguardo, si sconsiglia l’impiego di termoscanner o simili dispositivi.
In alcuni ambiti, come è il caso degli uffici aperti al pubblico, la rilevazione è solo raccomandata ma non è comunque mai imposta.
 
Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di:
  1. rilevare la temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso al locale in cui si svolge l’assemblea. Non va quindi riportato a verbale che è stata verificata con esito negativo la temperatura corporea di tutti i partecipanti;
  2. fornire sempre e comunque l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente: in questo caso il verbale riporterà la circostanza che l’informativa è stata data oralmente e ne riporterà il contenuto. Quanto ai contenuti dell’informativa, con riferimento alla finalità del trattamento potrà essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19 e con riferimento alla base giuridica può essere indicata l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi del DPCM 11.06.20 e DPCM 14.07.20 e con riferimento alla durata dell’eventuale conservazione dei dati si può far riferimento al termine dello stato d’emergenza;
  3. definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi ingiustificati e dalla diffusione. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali contatti stretti di un soggetto risultato positivo al COVID-19);
  4. in caso di superamento della soglia di temperatura, all’interessato vanno dati i chiarimenti necessari con modalità tali da garantirne la riservatezza e la dignità.
Anche il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID-19, è sconsigliata perché non richiesta dalla normativa vigente e implicante un trattamento di dati personali soggetti a protezione speciale.
 
Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di prestare attenzione alla disciplina sul trattamento dei dati personali, poiché anche l’acquisizione della dichiarazione costituisce un trattamento dati. A tal fine, si applicano le indicazioni di cui sopra e, nello specifico, si suggerisce di raccogliere solo i dati necessari, adeguati e pertinenti rispetto alla prevenzione del contagio da COVID-19. Ad esempio, se si richiede una dichiarazione sui contatti con persone risultate positive al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.

 

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12 • Giugno • 2020
Assemblee in presenza
Regolazione valida fino al 31.07.20 ai sensi DL 33/20
Premessa
Considerando il testo della nuova FAQ Ministeriale pubblicata il 01.06.20, per cui “Le assemblee di qualunque tipo, condominiali o societarie, ovvero di ogni altra forma di organizzazione collettiva, possono svolgersi in "presenza fisica" dei soggetti convocati, a condizione che siano organizzate in locali o spazi adeguati, eventualmente anche all'aperto, che assicurino il mantenimento continuativo della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro fra tutti i partecipanti, evitando dunque ogni forma di assembramento, nel rispetto delle norme sanitarie di contenimento della diffusione del contagio da COVID-19”, la convocazione di assemblee condominiali in presenza è da ritenersi possibile. Questa è l’interpretazione governativa dell’art 1 comma 10 del DL 33/20 a norma del quale “Le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro”.
 
In assenza di norme specifiche occorre – fino al prossimo 14 giugno - fare riferimento, oltre a quanto dispone l’allegato 16 al DPCM 17.05.20 “Misure igienico – sanitarie”, a quanto dispone l’allegato 17 al DPCM 17.05.20: “Linee guida per la riapertura delle attività economiche e produttive della Conferenza delle Regioni e delle Province autonome del 16 maggio 2020” con particolare all’allegato 17 con particolare riferimento alla scheda tecnica “Uffici aperti al pubblico”, nonché a quanto dispone l’allegato 12 al DPCM 17.05.20 “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020”.
Regole operative:
1) Va garantito il rispetto della distanza interpersonale di un metro: considerando l’organizzazione della sala, la distanza deve essere verificata in relazione alle sedute. Ulteriormente, ai presenti è opportuno sia raccomandato, sia prima che durante la riunione, il mantenimento della distanza interpersonale tra i partecipanti all’assemblea durante tutto lo svolgimento dell’incontro.
 
2) Se la riunione si svolge al chiuso, non possono partecipare più di 200 persone (art 1 lettera m DPCM 17.05.20 fino 14 giugno). Eventuali ulteriori limitazioni possono legittimamente essere contenute in atti di competenza governativa (i successivi DPCM) o delle Regioni. In ogni caso è raccomandata la continua aerazione dei locali. Negli edifici dotati di specifici impianti di ventilazione con apporto di aria esterna, tramite ventilazione meccanica controllata, si raccomanda di eliminare totalmente la funzione di ricircolo dell’aria;
 
3) Ai sensi dell'art 3 comma 1 del DPCM 17.05.20 è raccomandata l'applicazione delle misure di prevenzione igienico sanitaria di cui all'allegato 16 del DPCM 17.05.20 (essenzialmente disponibilità di soluzioni idroalcoliche per la disinfezione delle mani e pulizia delle superfici con disinfettanti a base di cloro o alcol). L’amministratore deve sia garantire la disponibilità delle soluzioni disinfettanti all’ingresso che l’avvenuta pulizia della sala riunioni prima dell’incontro. Gli eventuali maggiori oneri, che devono essere documentati, possono essere posti a carico dei condomini.
 
4) Ai sensi dell'art 3 comma 2 del DPCM 17.05.20 occorre usare protezioni delle vie respiratorie nei luoghi al chiuso accessibili al pubblico (mascherine anche autoprodotte). L'allegato 17 del DPCM nella sezione "Uffici aperti al pubblico" conferma che "Per le riunioni (con utenti interni o esterni) … dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l’uso della mascherina". Quindi, a meno che l'assemblea sia di breve durata, i presenti devono comunque indossare la mascherina anche se la distanza interpersonale è superiore al metro: l’accesso alla sala dove si svolge l’assemblea sarà consentito solo a coloro che indossano tali dispositivi di protezione;
 
5) Sono previsti protocolli o linee guida adottati sia a livello nazionale che dalle Regioni idonei a prevenire o ridurre il rischio di contagio nel settore di riferimento o in ambiti analoghi: se anche non fossero specifici per il settore del condominio, valgono quindi quelli eventualmente elaborati per settori analoghi: le norme eventualmente più restrittive contenute in provvedimenti normativi regionali vanno ritenuti prevalenti.
 
6) All'assemblea di condominio non possono partecipare i soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) perchè questi devono rimanere presso il proprio domicilio: non è previsto un obbligo di verifica della temperatura con termoscanner o simili, per cui, considerate le complicazioni legate alla privacy, se ne sconsiglia l'utilizzo.
 
7) In ogni caso, anche i soggetti di cui si abbia notizia che siano stati contagiati dal virus o siano comunque sottoposti alle misure di quarantena domiciliare vanno convocati (e parteciperanno solo per delega).
 
8) Nel caso in cui taluno rifiuti di sottoporsi alle misure di protezione indicate nel corso dell’incontro assembleare, il Presidente dovrà interromperne lo svolgimento.
 
9) La convocazione dell'assemblea all'aperto è esplicitamente indicata come possibile dalla FAQ governativa del 01.06.20. Occorre però fare attenzione al rispetto della normativa sulla privacy. Le assemblee all'aperto vanno quindi considerate come effettivamente possibili solo se si possono svolgere in un cortile privato in cui, per la struttura dell'abitato, sia consentito l'ascolto della discussione solo agli aventi diritto alla partecipazione all'assemblea.
 
Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione e da distribuire all’ingresso
Allegato 2 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy in caso di impiego di cautele relative alla verifica delle condizioni di salute dei partecipanti all’assemblea
 
 
Allegato 1 - Note di integrazione alla convocazione e da affiggere o distribuire all’ingresso del luogo in cui l’assemblea è convocata
L’amministratore si impegna perché l’incontro assembleare possa avvenire in sicurezza nel rispetto del DL 33/20 e del DPCM 17.05.20. Le riunioni che implicano la presenza di più persone possono svolgersi solo nel rispetto di alcune cautele imposte dalla legge.
 
Pertanto vi invito a considerare quanto segue:
1) L'accesso è consentito esclusivamente nel rispetto del distanziamento interpersonale di un metro che va osservato in ogni momento dell’assemblea: si invitano quindi i partecipanti all’assemblea a prendere posto nelle sedute messe a disposizione nel rispetto nelle norme di cui sopra e di evitare contatti fisici (ad esempio strette di mano).
 
2) Si ricorda che, ove vi siano comproprietari, il comma 2 dell’art. 67 Disp Att Cod Civ dispone che a partecipare all’assemblea possa essere un solo rappresentante della comunione.
 
3) La permanenza nel luogo in cui l’assemblea è convocata è consentito solo per il tempo strettamente necessario per lo svolgimento dell’assemblea.
 
4) L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata non sarà consentito ai soggetti con infezione respiratoria caratterizzata da febbre (maggiore di 37,5° C) e in tutti i casi in cui l’interessato sia sottoposto alle misure di quarantena domiciliare obbligatoria: si invitano tutti gli aventi diritto alla partecipazione all’assemblea a verificare tali condizioni il giorno fissato per l’assemblea.
 
5) L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato all’uso di dispositivi di protezione delle vie respiratorie conformi al disposto dell’art 3 del DPCM 17.05.20 quindi mascherine monouso o mascherine lavabili, anche autoprodotte, in materiali multistrato idonei a fornire una adeguata barriera e, al contempo, che garantiscano comfort e respirabilità, forma e aderenza adeguate che permettano di coprire dal mento al di sopra del naso. Tali dispositivi non saranno forniti e quindi ogni interessato è invitato ad attrezzarsi.
 
6) L’accesso al luogo in cui l’assemblea è convocata è subordinato inoltre alla disinfezione delle mani con soluzione disinfettante messa a disposizione all’ingresso.
 
 
Allegato 2 – Note relative al rispetto della normativa sulla privacy in caso di impiego di cautele relative alla verifica delle condizioni di salute dei partecipanti all’assemblea
 
Note redatte sulla base della nota contenuta nel Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro fra il Governo e le parti sociali del 24 aprile 2020
 
La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente.
 
Non essendovi alcun obbligo al riguardo, si sconsiglia l’impiego di termoscanner o simili dispositivi.
In alcuni ambiti, come è il caso degli uffici aperti al pubblico, la rilevazione è solo raccomandata ma non è comunque mai imposta.
 
Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di:
 
1) rilevare la temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso al locale in cui si svolge l’assemblea. Non va quindi riportato a verbale che è stata verificata con esito negativo la temperatura corporea di tutti i partecipanti;
 
2) fornire sempre e comunque l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente: in questo caso il verbale riporterà la circostanza che l’informativa è stata data oralmente e ne riporterà il contenuto. Quanto ai contenuti dell’informativa, con riferimento alla finalità del trattamento potrà essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19 e con riferimento alla base giuridica può essere indicata l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11.03.20 e con riferimento alla durata dell’eventuale conservazione dei dati si può far riferimento al termine dello stato d’emergenza;
 
3) definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi ingiustificati e dalla diffusione. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali contatti stretti di un soggetto risultato positivo al COVID-19);
 
4) in caso di superamento della soglia di temperatura, all’interessato vanno dati i chiarimenti necessari con modalità tali da garantirne la riservatezza e la dignità.
 
Anche il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID-19, è sconsigliata perché non richiesta dalla normativa vigente e implicante un trattamento di dati personali soggetti a protezione speciale.
 
Nel caso in cui l’amministratore intendesse avvalersi di una tale cautela, che rimane sconsigliata, si suggerisce, come previsto dalla nota al protocollo sopra richiamato, di prestare attenzione alla disciplina sul trattamento dei dati personali, poiché anche l’acquisizione della dichiarazione costituisce un trattamento dati. A tal fine, si applicano le indicazioni di cui sopra e, nello specifico, si suggerisce di raccogliere solo i dati necessari, adeguati e pertinenti rispetto alla prevenzione del contagio da COVID-19. Ad esempio, se si richiede una dichiarazione sui contatti con persone risultate positive al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.
• 22 Maggio 2020 Il Convegno on-line su la Norma UNI 11777 dei Revisori Condominiali
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25 • Maggio • 2020
 
 
SESAMO  è intervenuta al Convegno on-line organizzato da REVCOND, Primarete in collaborazione con l’UNI, patrocinato da CONFASSOCIAZIONI su “La norma UNI 11777 dei Revisori Condominiali”. Ci sono stati tre tavoli di lavoro e nutrita è stata la presenza dei relatori, circa un centinaio le persone collegate on-line.

La norma UNI 11777 “Attività professionali non regolamentate, Revisore condominiale, requisiti di conoscenza, abilità e competenza” è entrata in vigore lo scorso 12 marzo.
 
Nell’intervento come SESAMO aderente ad ASPPI il Presidente Giannini ha fatto presente l’importanza che riveste essere giunti  a definire i requisiti relativi all’attività professionale del revisore condominiale, dopo aver normato la figura dell’Amministratore di Condominio, là dove è risultato carente il legislatore con l’art. 1130 bis del c.c. Delineare conoscenze, abilità e competenze del Revisore significa anche consentire all’Amministratore di verificare l’adeguatezza dell’organizzazione del soggetto terzo con cui condividere la responsabilità della corretta gestione dei dati. Ha anche sottolineato che SESAMO che aderisce ad ASPPI si è dotata di un “Codice delle Buone Prassi” che prevede che l’Amministratore debba collaborare con i Condomini interessati a svolgere verifiche sulla gestione condominiale e che tale collaborazione è prevista anche nel caso i condomini intendano avvalersi di propri consulenti di fiducia anche appartenenti ad Associazioni di categoria.
 
Ha da ultimo sottolineato  che così come sono importanti corsi di formazione per amministratori bisognerebbe attivare “corsi” di formazione ( informazione) anche per i condomini al fine di renderli maggiormente consapevoli e preparati alla vita condominiale con ciò trovandosi d’accordo con quanto detto da Spaziani Testa (Confedilizia) e dall’Avv. Vincenzo Nasini (Pres. Centro Studi REVCOND). In particolare quest’ultimo aspetto è stato ripreso da Saverio Fossati che ha moderato l’ultimo tavolo, cioè quello degli stakeholder. 
Un riuscito convegno caratterizzato da un clima non solo cordiale ma dalla spontaneità il cui input è stato dato, in apertura,  dalla Presidente di REVCOND Deborah Furci e che poi ha caratterizzato le relazioni e gli interventi successivi: l’esortazione all’ascolto per “imparare qualche cosa di nuovo” è servita ed il positivo riscontro c’è stato.
• L’amministratore condominiale in situazione di emergenza - Appunti in periodo di Covid-19 - A cura del Dott. Pietro Bonis - Sesamo Treviso
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06 • Maggio • 2020

Premessa: con questi appunti si cerca di fornire agli amministratori associati una analisi organizzata, seppur non esaustiva e neppure definitiva, di situazioni di criticità in cui ci si può trovare, prendendo come spunto l’attuale emergenza sanitaria.

Diversamente, le indicazioni operative, per l’applicazione dei Decreti e delle Ordinanze, sono state date ai soci, di volta in volta, tramite apposite e-mail.

L’obiettivo di queste note è quindi di fornire uno strumento utile per strutturare efficacemente l’ufficio e l’attività, così da affrontare e superare, nel modo migliore, criticità future.

L’amministratore condominiale svolge la propria attività nell’interesse del condominio mandante e deve gestire, amministrare e valorizzare il patrimonio (il valore del fabbricato) e le relazioni tra i proprietari, i conduttori ed altri soggetti (ospiti, visitatori, clienti).

Nella gestione dell’ORDINARIETA’: l’amministratore dovrà, annualmente e alla fine del proprio incarico, rendere conto dell’attività svolta.

Nella gestione della STRAORDINARIETA’: l’amministratore assume ruolo attivo con obblighi di comportamento (di fare o non fare). Rientra nella straordinarietà quanto eccede l’ordinaria amministrazione.

La straordinarietà potrebbe essere “interna”, cioè nei confronti:

- dei condòmini: l’amministratore ha titolo per obbligare al rispetto del Regolamento, ai trasgressori può imputare il pagamento di multe/sanzioni, ha compiti/obblighi di denuncia alle Autorità;

- dei fornitori: l’amministratore può contestare i lavori non rispondenti agli appalti o non eseguiti a regola d’arte, può imporre il rispetto delle condizioni contrattuali, può respingere pagamenti non dovuti.

La situazione di straordinarietà può anche essere “esterna”, derivare cioè da eventi che coinvolgono una pluralità di soggetti, esterni alla compagine condominiale; come calamità naturali (terremoti, inondazioni) o emergenze di tipo sanitario (pandemie) come l’emergenza COVID-19.

La caratteristica primaria dei provvedimenti emanati per contrastare il diffondersi di questo virus è costituita dall’obbligo di dimora per le persone fisiche; fatto questo che ha stravolto la vita, il lavoro e tutte le relazioni sociali.

In questo frangente, qual è il ruolo dell’amministratore condominiale?

Innanzitutto, deve continuare a garantire l’abitabilità/agibilità dello stabile e dei locali condominiali.

Poi, dovrà avere una maggiore attenzione affinché siano garantiti i servizi essenziali (utenze, energia elettrica, gas, riscaldamento, manutenzioni); in detta situazione è possibile un aumento di costi a fronte di un aumento di domanda dei servizi condominiali.

Inoltre, considerando l’aspetto sociale, è inevitabile un aumento della conflittualità relazionale tra le persone; e questo mette alla prova l’adeguatezza del Regolamento condominiale.

A questo proposito, si richiamano alcune lezioni dei corsi di aggiornamento in cui viene analizzata la figura dell’amministratore come punto di convergenza delle relazioni: possiamo così individuare alcuni concetti strategici che possono diventare una chiave di lettura ed una fonte di ispirazione per l’amministratore Sesamo. Tra questi concetti citiamo: ”condominio felice”, “condivisione di intenti”, “amministratore come facilitatore”, “amministratore facility manager“, “coinvolgimento dei condomini nella gestione delle parti comuni”.

ALCUNI ACCORGIMENTI E SOLUZIONI

A) Approntare adeguati canali di comunicazione alternativi a quelli tradizionali (e-mail, sms, cellulare) per risultare reperibile e far sentire la propria presenza e vicinanza, sia che si tratti di partecipare alla sofferenza dei condòmini (ad esempio in eventuali lutti), sia per portare aiuto per specifiche difficoltà. Inoltre, l’amministratore dovrebbe poter fornire indicazioni sulle disposizioni sanitarie e, se del caso, fare da tramite con le Autorità.

B) Approntare le misure necessarie (obbligatorie) ed opportune (consigliate) aumentando il livello di attenzione e potenziando determinati servizi, come quelli di pulizia; a maggior ragione se in condominio sono presenti casi di contagio.

Potrebbe esserci la presenza di operatori sanitari in condominio, che dovranno essere agevolati nell’esecuzione degli interventi e nell’apprestamento delle cure agli interessati.

L’amministratore dovrà tenere i contatti con le autorità sanitarie (Ulss), con le autorità di ordine pubblico (Protezione Civile, Prefettura, Polizia locale); in altri contesti emergenziali le autorità potrebbero essere anche: Arpav, Nas, Spisal, Vigili del fuoco.

Alcuni esempi pratici: sanificazione del condominio, allestimento particolare (temporaneo) di zone condominiali, diversa gestione della raccolta dei rifiuti.

È bene che l’amministratore conosca le agevolazioni e le provvidenze destinate alle persone fisiche (ad esempio distribuzione di mascherine porta a porta, spesa a domicilio, indennizzi economici pubblici).

Un cenno sulla presenza in condominio di unità immobiliari commerciali o direzionali: i negozi sono soggetti a specifiche norme che riguardano l’afflusso della clientela; dovranno essere adeguati i locali, le aree di lavoro e gli spazi all’aperto (parcheggi) con appositi presidi a disciplinare l’afflusso per ridurre il più possibile il rischio di contagio. Per gli uffici, ambulatori o studi professionali, sarà più semplice organizzare la clientela. Inoltre, le realtà imprenditoriali con presenza di personale dipendente, assumendo la veste di datori di lavoro, dovranno conformarsi alle specifiche disposizioni di sicurezza nei luoghi di lavoro

1) Approntare le misure specifiche dei luoghi di lavoro nei condominii con personale dipendente (portieri, addetti alle pulizie, giardinieri, …): tali misure si affiancheranno, provvisoriamente per il tempo dichiarato di emergenza (ad oggi stabilito fino al 31 luglio 2020), a quelle ordinarie, conservando la propria distinta natura e funzione.

Nel DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) di cui al D.lgs. 81/2008, il datore di lavoro analizza tutti i rischi cui sono soggetti i lavoratori. Senza entrare nel dibattito sulla necessità di aggiornare o meno detto documento, concretamente, si può dare la seguente indicazione: l’amministratore di condominio dovrà adattare il luogo di lavoro alle misure di prevenzione dettate dalla pubblica autorità, valide finché perdura lo stato di emergenza; trattandosi di un obbligo per l’amministratore, si consiglia vivamente di valutare le varie situazioni; è rischioso considerarsi a posto e non fare nulla; è quantomeno opportuno redigere una nota di aggiornamento in cui certificare l’adeguatezza dell’esistente organizzazione alle disposizioni normative emergenziali ed alle raccomandazioni.

Le “raccomandazioni” (Dpcm dell’11 marzo, poi riprese dal Dpcm del 10 aprile 2020, art.1 lett ii) a cui attenersi sono:

a) l’attuazione del massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza;

b) l’incentivazione delle ferie e dei congedi retribuiti per i dipendenti nonché degli altri strumenti previsti dalla contrattazione collettiva;

c) l’assunzione di Protocolli di sicurezza anti-contagio (Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro”, firmato il 14 marzo a Palazzo Chigi dalle parti sociali) e l’adozione di strumenti di protezione individuale laddove non fosse possibile rispettare la distanza interpersonale di un metro come principale misura di contenimento.

d) l’incentivazione delle operazioni di sanificazione dei luoghi di lavoro, anche utilizzando a tal fine forme di ammortizzatori sociali.

Un ulteriore Protocollo condiviso con le parti sociali è stato firmato il 24 aprile e costituisce uno degli allegati al DPCM del 26 aprile. Con queste recenti norme viene dato avvio alla “fase 2”, di riapertura delle attività e di allentamento dei vincoli di spostamento delle persone fisiche; si tenga presente che questa fase avrà una durata di parecchi mesi. 

Per questi aspetti è consigliabile che l’amministratore si coordini con il proprio consulente del lavoro e/o centro servizio paghe.

Ricordo infine che il contagio da Covid-19 è considerato a tutti gli effetti infortunio sul lavoro e quindi ne segue la specifica disciplina.

C) Attenzione particolare alla privacy: in questo periodo è naturale venir a conoscenza di dati sensibili sanitari e degli spostamenti delle persone fisiche; si noti che, oltre ai condomini, i dati possono riguardare i familiari dei condomini, i conduttori, i visitatori abituali, i fornitori del condominio.

L’amministratore avrà cura di attenersi, nelle comunicazioni (scritte e verbali), a quanto strettamente necessario alla propria attività di gestione (rif. GDPR, già oggetto di lezioni nei corsi di aggiornamento).

D) Riguardo la contabilità condominiale, non si potrà che operare con “acconti” e con “riserva di conguaglio”, sia per le entrate che per le uscite.

Per le entrate (versamenti delle rate condominiali): allo stato dei fatti non si possono fare assemblee (in presenza fisica) e non si possono approvare i bilanci. L’amministratore può chiedere la libera contribuzione dei condomini sulla base dell’ultimo bilancio approvato.

A mio avviso, sarebbe praticabile anche un altro approccio. Si consideri che l’amministratore, in forza del mandato ricevuto, è tenuto a garantire ai condomini la fruibilità dei servizi essenziali; e per fare questo deve redigere quantomeno un bilancio preventivo e relativo piano di riparto; su tale base ha titolo per pretendere le provviste necessarie.

I condomini diligenti, disponibili a versare la propria quota, si aspettano questo input dall’amministratore, non spettando a loro stabilire il “quantum” di propria competenza.

La mancata approvazione del bilancio condominiale, a mio avviso, non esime l’amministratore dal redigere e chiedere a tutti i condomini le provviste che ritiene necessarie per l’anno corrente (indipendentemente da come queste vengano calcolate, sul preventivo dell’anno precedente o su altre stime).

Solo successivamente, nei confronti dei condomini morosi, scatterà l’obbligo per l’amministratore di recupero forzoso delle somme, il cui termine è prorogato dai Decreti emergenziali. 

Per le uscite (pagamenti ai fornitori del condominio): le persone fisiche che eseguono manutenzioni e lavori a servizio del condominio, dovranno essere adeguatamente protetti.

L’amministratore in quanto rappresentante dell’ente appaltante ha l’obbligo di accertarsi che l’appaltatore sia tecnicamente attrezzato e che le persone siano dotate dei relativi presidi obbligatori. Per approfondimenti, anche per questo argomento, si richiamano alcune lezioni dei corsi di aggiornamento degli scorsi anni.

Contabilmente si tenga nota di tutto quanto deciso ed eseguito durante il periodo di emergenza, per poter poi presentare all’assemblea un resoconto puntuale ai fini dell’approvazione.

A margine, si segnala che la polizza globale fabbricati, normalmente stipulata dai condominii, non interviene nel caso di una emergenza sanitaria, salvo la presenza di specifiche estensioni di garanzia.

E) Approntare le misure per l’ufficio dell’amministratore: riguardo il ricevimento di clienti, fornitori e tecnici, ci si deve attenere alle norme attuali (distanziamento sociale, utilizzo di dispositivi per limitare il più possibile il contagio, ecc.).

In linea di massima, per il personale dipendente dello Studio vale quanto detto sopra per i dipendenti del condominio; con l’integrazione delle disposizioni specifiche per gli “studi professionali e i lavoratori autonomi”, contenute nei DPCM in vigore.

Il caso dell’amministratore sottoposto a quarantena o contagiato.

L’amministratore previdente ha approntato (o ha in mente) un piano emergenziale che preveda di:

-   - garantire la prosecuzione dell’attività dell’ufficio; igienizzazione degli uffici, dpi per i dipendenti, delega di firme a collaboratori, avvisi ai fornitori;

-    - comunicare ai condomini la propria assenza (il motivo, seppur in modo generico per rispetto della propria privacy, ma quanto basta per informare della serietà del momento);

-     - nominare dei sostituti di fiducia (presentandoli ai condomini/terzi);

-     - modificare o confermare i canali di comunicazione.

Se è stato instaurato un rapporto di collaborazione e di fiducia tra i soggetti che operano attorno al condominio, solitamente nasce una coesione, una comprensione reciproca ed una riduzione di eventuali “ostilità”.

Verso la graduale ripresa di una normalità di vita e di lavoro.

In condominio ci sarà da riprendere ed avviare quanto rimasto in sospeso o programmato.

L’amministratore sarà il primo a potersi spostare liberamente e potrebbe sfruttare l’occasione per far sentire la propria vicinanza ai condomini, chiedere se vi sono criticità, assicurare circa la ripresa della quotidianità di vita e di gestione condominiale (va bene anche un semplice e veloce sopralluogo).

Perciò, l’amministratore dovrà essere aggiornato sulla “road map” stabilita dalle Autorità (nazionali, regionali e comunali) e di conseguenza costruirsi un proprio percorso, meglio se specifico per ogni condominio.

È evidente a tutti che:

i prossimi interventi pubblici, sempre con l’obiettivo di tutelare il bene primario della salute, saranno improntati a criteri di prudenza, gradualità e territorialità;

-    - al verificarsi di futuri focolai di contagio, ritorneranno le restrizioni, con tutte le conseguenze note;

-   - passata la fase di emergenza, non si tornerà alla vita di prima perché, dovendo convivere con il coronavirus (o con altri agenti patogeni che si presenteranno in futuro), dovremo adattarci a nuove modalità di vita e di lavoro.

I cambiamenti nelle attività lavorative saranno, quantomeno, i seguenti:

-     - il ricorso sempre più frequente allo smart working, perché dà maggiore sicurezza;

-     - l’utilizzo prioritario dell’informatizzazione per quanto tecnicamente possibile;

-     - la formazione e l’aggiornamento saranno fondamentali e costituiranno i caratteri distintivi per tutti gli operatori del mercato; a maggior ragione per i professionisti, tra cui ovviamente gli amministratori condominiali.

La fiducia e la collaborazione tra amministratore e condòmini sono importantissime in questi frangenti.

L’amministratore non è un semplice esecutore contabile, bensì rappresenta un riferimento indispensabile per i condòmini ed anche per il tessuto sociale ed economico del territorio in cui è situato il condominio.

Nei periodi di felice tranquillità e di ordinaria gestione, un amministratore si distingue per la competenza, l’efficienza e la “personalità”.

Nei periodi di emergenza, l’amministratore mette alla prova la propria capacità di destreggiarsi e di affrontare i problemi. È proprio quando i condòmini non sanno o non possono agire, che si rivolgeranno all’amministratore, che avrà modo di giocarsi le carte migliori.

I motivi per un associazionismo.

C’è un luogo dove l’amministratore può far palestra della propria professionalità: in una associazione di colleghi e di esperti. Un punto di riferimento costituito principalmente da persone, che non sia un semplice distributore di circolari informative.

L’Associazione Sesamo Amministratori intende caratterizzarsi nei seguenti aspetti:  

-     - condivisione di esperienze tra colleghi;

-     - consulenze da specialisti in singoli settori (legali, fiscali, tecnici);

-   - poter affrontare questioni inedite che necessitano di risorse straordinarie, non facilmente reperibili dal singolo professionista.

In una associazione così intesa, il denaro ed il tempo investiti dal socio sono più che ripagati dai vantaggi ottenuti insieme.

Come Associazione di categoria siamo presenti ed attrezzati per dare agli Associati tutta l’assistenza e la consulenza necessaria per lo sviluppo e la valorizzazione della professione.

Pietro Bonis - Sesamo Treviso

• Assemblee in videoconferenza – Dott. Antonio Romano - 30/04/2020
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04 • Maggio • 2020

Le assemblee in videoconferenza o "teleassemblee" sono davvero possibili?

L'incontro tra molte associazioni di categoria degli amministratori di condominio e della piccola proprietà immobiliare che si è tenuto on line in forma di web conference lo scorso 28 aprile promosso dal Sole 24 Ore è stato utile a ragionare sui dubbi - tutti abbastanza condivisi pur con qualche sfumatura di differenza - ma anche ad esplorare le possibilità di questa possibile e forse imminente innovazione.Il workshop si rivolgeva agli amministratori professionisti portando il punto di vista dei referenti delle diverse associazioni in una sorta di confronto, proposte e ipotesi futuribili ma nenche troppo.

Al termine di questo workshop online si sono evidenziate delle linee di pensiero molto variegate. 

Propongo ai lettori di questo sito, agli associati Sesamo e ai colleghi di Sesamo ciò che ho maturato dalla mia partecipazione al workshop e il mio pensiero al riguardo attraverso 20 punti di riflessione.

"La teleassemblea in venti punti molto concreti. 

Caro collega per quanto riguarda le assemblee in videoconferenza, ad oggi 30 aprile 2020, in piena emergenza sanitaria nel nostro Paese:

  1. è preferibile non indirle: in effetti, allo stato attuale della normativa (oggi 30 aprile 2020), le delibere assunte nelle teleassemblee sono annullabili, inutile negarlo! Il riferimento all'art 2370 comma 4 Cod Civ in materia di società, che si ritrova bene o male in tutti i commenti, non va sopravvalutato, perchè riguarda essenzialmente casi di partecipazione da remoto di uno o più aventi diritto ma nell'ambito di assemblee proprie delle "società" che come enti non sono affini al condominio;
  2. non rinunciare: l'esperienza di smartworking ha lasciato il segno. Negare disponibilità a valutare la convocazione di teleassemblee non è un buon biglietto da visita e in alcuni casi può risolvere molti problemi di partecipazione come nel caso delle seconde case nelle località turistiche;
  3. non imporle: i condomini si devono sentire a proprio agio per partecipare con convinzione a quello che di fatto è una prima sperimentazione;
  4. prepara il terreno: comincia dai consiglieri e trova l'occasione per convocare brevi incontri informali, che siano appunto brevi. Poi coinvolgi tutti i condomini: ad esempio, convoca un incontro informale on line breve (breve!) per affrontare argomenti collaterali che non riguardano strettamente il condominio amministrato, ed esempio per informare di come la raccolta rifiuti viene gestita nel Comune. Argomenti interessanti per i condomini, ma che non creano l'"ansia da partecipazione". A questi incontri fai in modo che chi vuole possa prendere la parola, incoraggia il dialogo, ma cerca di essere cortesemente severo con i tempi in cui ciascuno può dire la sua;
  5. indici un'assemblea in videoconferenza solo se il condominio è relativamente piccolo: gestire un'assemblea on line non è facile, occorre una certa abitudine ed altrettanto vale per la partecipazione dei condomini, per non parlare dei problemi tecnici di collegamento. Piccoli numeri quindi pochi condomini da gestire aiutano da questo punto di vista;
  6. indici un'assemblea in videoconferenza solo se non c'è conflittualità: le teleassemblee sono annullabili, inutile negarlo! Quindi la convocazione con questo mezzo è un comodo pretesto per l'impugnazione. Però è anche vero che se nessuno dei condomini impugna la delibera nei trenta giorni, allora l'assemblea si è svolta correttamente;
  7. non strafare: anche se la teleassemblea fosse gradita, se devi fare approvare investimenti impegnativi o innovazioni importanti, convocare una teleassemblea può non essere una buona idea: in alcuni casi serve proprio un confronto diretto vis a vis tra i partecipanti per decidere con più consapevolezza;
  8. non pensare solo da avvocato, ricordati che sei un manager: ridurre la questione ad aspetti regolamentari ("disclaimer", improbabili rinunce all'impugnazione o simili "fabbriche di carta") non serve, quasi certamente non risolvono il problema della potenziale invalidità della delibera e rischi di generare solo sospetti e diffidenze;
  9. non incentivare la partecipazione per delega: la partecipazione all'assemblea è una cosa seria, ridurla ad un consesso di soggetti esperti (il consulente informatico di turno) non è una buona idea!
  10. fai molta, molta, molta attenzione alla scelta della piattaforma di videoconferenza: questo aspetto è sottovalutato da tutti, ma, come insegna il mondo della scuola passato frettolosamente a piattaforme non adeguate, gli errori si pagano cari. Potresti compromettere gravemente la stessa fiducia che i condomini hanno nella tua competenza e, soprattutto.... la responsabilità della scelta della piattaforma è solo tua. Quindi: non scegliere una piattaforma di videoconferenza a caso: leggi con pazienza termini e condizioni e anche l'informativa privacy. Se non garantisce che i dati restano nell'UE e se non spiega quali cautele il fornitore di servizi ha adottato per evitare accessi illeciti non va bene. Spesso (molto spesso) la differenza tra i piani a pagamento e quelli gratuiti è rilevante e i costi in genere sono piuttosto bassi: meglio scegliere un piano a pagamento se è il caso!
  11. ricorda che le impostazioni della piattaforma non sono un gadget: verifica di poter controllare l'accesso dei partecipanti, di poter estromettere chi non ha diritto alla partecipazione, di poter togliere audio e video ai partecipanti se qualcosa andasse storto;
  12. se non riesci a gestire la piattaforma durante l'assemblea, perchè sei assorbito dagli argomenti all'ODG, lasciati aiutare, ma deve essere qualcuno del tuo staff (NON UN CONDOMINO che si dichiara esperto): AL TIMONE DEVI ESSERCI TU!;
  13. ricorda sempre che la privacy è una cosa seria: se la partecipazione avviene con userid e password informa i partecipanti che se diffondono questi dati compromettono la privacy di tutti e si espongono alle sanzioni specifiche previste dalla Legge. E' certamente una buona idea registrare l'assemblea, ma ricorda che questo è possibile solo con il CONSENSO INFORMATO di tutti i partecipanti;
  14. la valida partecipazione del condomino (o meglio dell'"avente diritto") è solo con il video, l'audio non basta perchè non si può avere certezza che sia proprio solo lui in collegamento;
  15. solo ed unicamente gli aventi diritto partecipano all'assemblea: estrometti con severità e determinazione chi non ha diritto a partecipare, anche fosse un amico del condomino;
  16. nella convocazione va specificato che l'assemblea si svolgerà on line, ma la convocazione va fatta in un luogo fisico (lo studio dell'amministratore che sarà il segretario verbalizzante): anche in diritto societario la tesi prevalente è quella considerare il luogo di convocazione sempre e comunque unico, anche se evidentemente è una finzione giuridica, perchè i luoghi in realtà sono tanti quanti sono i partecipanti. Nella convocazione va dettagliata la modalità di collegamento in modo che sia a prova di inesperto;
  17. durante tutto il collegamento va monitorato il collegamento degli aventi diritto: se viene meno sospendi temporaneamente lo svolgimento dell'assemblea; se taluno non fosse più in grado di ricollegarsi, la sua "assenza" va verbalizzata esattamente come accade quando, in condizioni normali, taluno uscisse dal luogo dove si sta svolgendo l'assemblea;
  18. fatti dare un numero di telefono e raccomanda di averlo a portata di mano per ogni problema durante il collegamento, ma il collegamento solo telefonico non è adeguato (preparati alle obiezioni);
  19. non sopravvalutare la competenza tecnica dei condomini (e sappiamo tutti che non è una questione di età anagrafica): molte persone ancora non vanno al di là di messaggi o al più di video inviati tramite Whatsapp;
  20. Oggi non è possibile, ma appena sarà possibile convocare un'assemblea tradizionale, sarebbe importante introdurre una modifica al regolamento di condominio che autorizzi le teleassemblee: attenzione però che senza una regolazione seria, che potrebbe arrivare solo per decreto, il rischio di un fallimento può essere dietro l'angolo e può giungere inaspettato. Attendiamo dunque ove e se possibile gli sviluppi di legge. Buon lavoro a tutti.

Dott. Antonio Romano - Presidente Centro Studi Associazione SESAMO

 

• 28 Aprile 2020 SESAMO-ASPPI al Convegno sulle Assemblee di Condominio a distanza organizzato da Il Sole 24 Ore
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30 • Aprile • 2020
Organizzato da Il Sole 24 Ore su iniziativa del dott. Saverio Fossati, in veste di moderatore, il Convegno on line sulla” teleassemblea” o “assemblea in videoconferenza”ha visto l’adesione di SESAMO ed ASPPI che hanno partecipato rappresentate dal dott. Antonio Romano, Presidente del Centro Studi dell’Associazione.

Il Convegno che si è tenuto in modalità Webinar è stato interessante ed  ha visto un proficuo dibattito aperto sulla questione di poter svolgere assemblee di condominio a distanza che, in queste circostanze, rappresenta un tema di attualità. Hanno partecipato in diretta all’incontro oltre 40 sigle che rappresentano associazioni di categoria. A seguire un estratto dell’intervento del dott. Antonio Romano al quale, insieme agli altri, verrà dato ulteriore risalto nella rivista de Il Condominio de Il Sole 24 Ore.
 

Webinar Il Sole 24 Ore 28.04.20 - Dott. Antonio Romano per SESAMO e ASPPI

L'amministratore di condominio già in diverse occasioni si è trovato nella posizione di dover traghettare nel ventunesimo secolo la comunità dei condomini che rappresenta. Il lungo periodo di smart working, accolto con grande favore, lascerà certamente un segno. Se si trattasse solo di gestire una breve fase di emergenza, verrebbe da dire poco male. Le assemblee si possono opportunamente rimandare: l'amministratore può sempre provvedere alla manutenzione ordinaria e anche disporre le opere straordinarie di messa in sicurezza del fabbricato e dei suoi impianti. Le norme del Cod Civ in materia di impossibilità parziale e sopravvenuta di svolgere la prestazione contrattuale, mettono peraltro l'amministratore in salvo da contestazioni sulla mancata convocazione dell'assemblea di bilancio, se questa si fosse dovuta tenere nel periodo di forzata sospensione degli "assembramenti". Ma l'esperienza dello smart working è qui per restare. Allo stato attuale vi è una lacuna normativa: le "teleassemblee" non sono vietate, ma nemmeno consentite espressamente e anzi tutta la normativa civilistica e la relativa giurisprudenza parte dal presupposto che ci si riunisca in presenza. Occorre considerare inoltre il "digital divide", sia con riferimento alle persone che in relazione ai territori, come ha ricordato lo stesso presidente di ANCI. Nè, a nostro avviso, si può risolvere tutto con la partecipazione per delega: sia per ASPPI che per SESAMO, la partecipazione all'assemblea è un momento fondamentale e ridurla ad un consesso di esperti informatici non sarebbe meno grave di trasformarla in un consesso di avvocati o di ingegneri. Nemmeno è risolutivo quanto auspicato da alcuni in relazione all'allargamento del campo di azione dell'art 106 comma 2 e 76 comma 4 del DL 18/20, per cui quanto previsto per la convocazione di assemblee con partecipazione da remoto in ambito societario o dell'associazionismo privato possa essere espressamente esteso anche al condominio. In ogni caso infatti la difficoltà di verificare l'identità dei partecipanti, consentire la partecipazione solo ai legittimati, verificare che tutti siano stai messi in condizione di esprimere il proprio pensiero e il proprio voto resta a carico di presidente e segretario. Possiamo già ragionare su alcuni punti fermi: 1) l'indicazione nell'ODG di un luogo fisico di convocazione, individuandolo nel luogo dove avviene la verbalizzazione; 2) la preparazione dei condomini, verificando preliminarmente la disponibilità all'incontro in videoconferenza, convocando l'assemblea con grande anticipo e dettagliando nella convocazione le modalità di accesso alla piattaforma digitale scelta; 3) la verifica attenta della presenza di tutti i condomini collegati inizialmente. Vi sono però alcuni aspetti critici: anche al di là della necessità di integrare per il futuro il regolamento di condominio, uno in particolare è la normativa sulla protezione dei dati personali che va necessariamente rispettata. Non si tratta solo di inviare informative, ma anche di verificare il consenso alla registrazione dell'assemblea se prevista, di verificare i settaggi di sicurezza della piattaforma scelta nonchè la collocazione dei server nell'UE: per questo ultimo aspetto un "contratto privacy" come previsto dagli artt. 28 GDPR con il fornitore di servizi digitali sarebbe imperativo. In generale un ragionamento su un quadro di adempimenti corretto potrebbe anche essere considerato in sede UNI come aggiornamento della norma 10801 sulla qualità dell'amministratore di condominio.

 

SESAMO Associazione Amministratori Immobiliari

Il Presidente del Centro Studi – Dott. Antonio Romano

 

 
• SESAMO scrive al Governo
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23 • Aprile • 2020

SESAMO scrive al Governo

SESAMO in relazione a questo particolare e drammatico momento di natura sociale, ma anche economico ha portato all’ attenzione del Governo due questioni, peraltro strettamente legate tra loro, che interessano chi vive in condominio.

La prima è inerente la richiesta di una proroga dei tempi attualmente indicati in giorni 180 per la redazione del consuntivo e la convocazione dell’Assemblea (rif art. 1130 del c.c).

La seconda: poiché ai sensi dell’articolo 1129 comma IX l’Amministratore, se non dispensato dall’Assemblea, ”è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio, nel quale il credito esigibile è compreso”, la mancata approvazione dei rendiconti preventivi comporta, ai sensi dell’art. 63 comma I delle disposizioni di attuazione del C.C., che non si possa procedere con la riscossione coattiva delle somme, perché prive dell’approvazione causata dalla mancata tenuta dell’Assemblea.

Peraltro la mancata convocazione dell’Assemblea da parte dell’Amministratore, costituisce grave inadempimento contrattuale. E’ opportuno, quindi, che l’Amministratore sia posto oggi, in fase emergenziale, nella condizione di poter almeno esigere il pagamento di rate in acconto di importo commisurato all’ultimo preventivo approvato e che in caso di mancato pagamento, sia autorizzato a procedere giudiziariamente ai sensi dell’art. 63 comma I delle disposizioni di attuazione del C.C.. Tutto questo ha il fine di evitare che sia  paralizzata la gestione condominiale, con effetti a catena che, certamente,   finirebbero per coinvolgere terzi o di far venir meno l’offerta di servizi essenziali.

Si è inoltre richiesta una proroga dei termini previsti per poter beneficiare del c.d. “bonus facciate”.

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News & Eventi
20 NOVEMBRE2020
Assemblee in presenza - Regolazione valida fino al 03.12.20 ai sensi DL 33/20 convertito in Legge 74/20 e ai sensi del DPCM 03.11.20 Premessa Come già il DPCM 18.10.20 e il successivo DPCM 24.10.20 anche il DPCM 03.11.20 art 1 comma 9 lettera o) ribadisce che “è fortemente raccomandato svolgere anche le riunioni private in mod... leggi tutto
10 NOVEMBRE2020
Assemblee in videoconferenza   Premessa Attualmente, il nuovo art 66 Disp Att Cod Civ (dopo la legge di conversione del DL 104/20 del 14.08.20) dispone che "Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso di tutti i condomini, la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di v... leggi tutto
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